Виды технологических систем обработки и хранения документов

     - черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи;

     - документ, послуживший основанием для составления данного документа.

     О сдаче и уничтожении указанных  материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.

     Факт  уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.

     Приложения  к изданным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета.

     Изданным  конфиденциальным распорядительным документам и протоколам присваивается не только общий валовый учетный номер, но и порядковый номер в данной группе документов. 

     На  инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следующие конфиденциальные документы:

     - не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, в том числе являющиеся приложениями к основным документам, фотографии, рисунки;

     - изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на выделенное хранение (образовавшие самостоятельное дело), например, особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и т.п.;

     - технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;

     - бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с отрывными листами и т.п.;

     - журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела.

     На  инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик.

     Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № __ и дата». Одновременно может формироваться электронный справочный массив по документам.

     Поставленные  на инвентарный учет технические носители информации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, номера или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи делаются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стойкость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии.

     Учет  конфиденциальных документов позволяет  не только обеспечить сохранность документов и организовать по ним справочно-информационную и контрольную работу, но и проводить периодические и непериодические проверки наличия документов.

     Целью проверки наличия конфиденциальных документов является установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и комплектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательному соблюдению правил работы с документами и заботе об их физической сохранности.

     Проверка  ведется от учетных данных к документам, экземплярам документов и составным частям каждого экземпляра.

     Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации, выявлении фактов угрозы информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.

     Проверки  наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт.

    Ежедневные  проверки наличия документов (самопроверки) проводятся по окончании рабочего дня всеми сотрудниками, работающими с конфиденциальными  документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Формирование и хранение конфиденциальных дел

3.1. Особенности составления и ведения номенклатуры дел

     Систематизация  конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

     Вместе  с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

     Угроз ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные возможности для злоумышленника осуществить несанкционированное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

     Помимо  известных задач, номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

• учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;
• закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;
• учета дел архивного фонда;
• учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

     Табличная часть номенклатуры дополнительно  имеет следующие графы, предназначенные для практической реализации указанных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

     В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио- и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т. п.

Перечень  заголовков дел оформляется таким  образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиденциальные документы не должны попадать в государственный архив до истечения срока конфиденциальности их содержания, поэтому при их комплектовании в дела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия — срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем, и другим понятиями.

     Период  конфиденциальности может быть длиннее  или короче срока хранения дела.

     Номенклатура  конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или в виде приложения к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов.

     Любые изменения, дополнения и отметки  при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руководителя службы КД.

     В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:

• проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
• проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;
• заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
• проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;
• включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
• переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в следующем календарном году;
• распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.

     После окончания делопроизводственного  года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

     Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Основной целью учета конфиденциальных документов является, прежде всего, формирование информационной базы, обеспечивающей постоянное наблюдение за сохранностью каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.

     Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, позволяющей решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

     Процесс составления, ведения и закрытия номенклатуры конфиденциальных дел имеет существенные отличия от аналогичного процесса систематизации открытых дел. Эти особенности касаются прежде всего установления ограничений на доступ сотрудников к делам и обеспечения проверки наличия дел как в текущем делопроизводстве, так и в архиве фирмы.

     Технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы

1. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В. М. Чаплыгина. — М.,Аналитик-Пресс, 1991.
2.  Крысин А. В. Безопасность предпринимательской деятельности. — М., Финансы и статистика, 1996.
3. Халявин Д. Б., Юрочкин В. И. Основы защиты информации. Учебное пособие. — М., ИПКИР, 1994.
4. Халявин Д. Б., Юрочкин В. И. Основы защиты промышленной и коммерческой информации. Термины и определения. — М., ИПКИР, 1992.
5. Корнеев И.К., СТепанов Е.А. Защита информации в офисе// Корнеев И.К., СТепанов Е.А. - ТК Велби. 2008. - 333 с.: ISBN: 978-5-482-01976-4