Содержание

Введение……………………………………………………………………………3

1. Виды обработки документов………………………………………………….. .5

2. Обработка поступивших и отправляемых документов………………………8

2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам……………………………… 11

3. Формирование и хранение конфиденциальных дел…………………………20

3.1. Особенности составления и ведения номенклатуры дел………………….20

Заключение………………………………………………………………………..24

Список использованной литературы…………………………………………….25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В открытом делопроизводстве документооборот  предприятия определяется как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответствии с  этим определением движение поступивших  документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации. В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания. Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой.

     В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение. С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов" момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов: разрешительной системы доступа к конфиденциальным доку-ментам; исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам; целенаправленного регулирования процессов движения кон-фиденциальных документов; исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов; фиксированной передачи конфиденциальных документов; обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов; персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление. 

                     1.Виды обработки документов.

      Установление  порядка движения документов или  управление документацией организации  заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой  документационной информации, её быстрый  поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

-   экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

-   предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения.

-   регистрация

-   рациональной движение документов  внутри организации

-   обработка исполненных и отправленных  документов. 

      Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.).  при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.

      Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение  управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его  содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии  предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

      При внедрении автоматизированной системы  регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

      Процесс регистрации - снятия с документа  показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

      Из  документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

- Формы  регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

      Передача  документов внутри организации между  структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан  для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

      Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         2. Обработка поступивших и отправляемых документов

     В процессе обработки поступивших  конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

     - не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;

     - убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;                                             

     -  предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;

     - исключить возможность Ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;

     - исключить возможность ознакомления любых работников фирмы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лично»;

     - не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

     - убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.

     Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового  отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи.

     Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит  в том, что на пакетах, конвертах  и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности. Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.

     Учитывая  эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции выполняется квалифицированным сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности.

     Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения доступа и не имеющие такой отметки.

    Документы второй группы сравниваются с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, появлением новых видов работы, составленными прогнозами и планами. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиций перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне.