Текущее хранение дел. Составление описи, сдача дел в архив и архивирование документов и дел

      На  экспертные комиссии кроме организации  ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых  разделов дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.

      Оформление  дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

     При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться  следующие реквизиты:

• наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения, индекс дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

      Кроме того, на обложках дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива и учреждения.

      Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном  архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

      При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие  требования: название учреждения пишут  полностью с указанием подчиненности  в именительном падеже или указывают  его официально принятое сокращенное  наименование;

заголовок и номер дела переносят на обложку  из номенклатуры (последний целесообразно  проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

      В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного свыше 10 лет хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

      В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

      Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

      Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий, являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

      В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

      Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

      Для определенных категорий дел постоянного  и долго временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и  следственные дела, дела о присуждении  ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

      По  окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие  экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой  систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в  пределах фонда и их учет. Кроме  этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом  научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

      С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность  документов, и ставят корешками наружу.

      Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

      В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

      За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель.

      Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел  производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

      Передача  дел в ведомственный архив  осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным  архивом (или лицом, ответственным  за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях  по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

      Правильность  формирования и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

      Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник  архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи  и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце  описи в каждом ее экземпляре цифрами  и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле. 
 
 
 
 
 
 
 
 

           Список  используемой литературы:

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. -- Ростов н/Д: Феникс, 2007.
2. Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. -- М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения -- М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -- М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.