Составление и оформление инструкций, справок, документов личного происхождения

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине:

Делопроизводство в кадровой службе

Составление и оформление инструкций, справок, документов личного происхождения 
 
 
 

Выполнила:

Тетерина  Н. А.

студентка 8306 гр. 
 

Проверила:

старший преподаватель

Рубцова Н. В. 
 
 

Новосибирск 2010

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Составление и оформление инструкций личного происхождения….........4
2. Составление и оформление справок личного происхождения……………8
3. Составление и оформление документов личного происхождения……….12

Список  литературы……………………………………………………………...16

 

Введение

      Каждому сотруднику кадровой службы рано или  поздно приходится составлять документы на работника. Сложнее всего приходится тем, кто впервые сталкивается с этим.

      Содержание всех документов во многом формируется практикой, принятыми в организации стандартами делопроизводства, образованием и опытом сотрудников кадровой службы.

      Правовое  положение работника в организации  регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность  работника организации.

      Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого  документа и структура текста унифицированы.

      Справка является документом информационного  характера, она содержит констатацию  каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

     Документ  личного происхождения - документ, созданный  лицом вне сферы его служебной  деятельности или выполнения служебных  обязанностей. Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

      Целью моего реферата является раскрыть специфику понятий «справка», «документ» и «инструкция». А задачами можно обозначить составление и оформление этих вышеперечисленных документов.

 

       Составление и оформление инструкций личного происхождения

      Правовое  положение работника в организации  регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации [1].

      Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

      Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

      Так же формулируют заголовок и в  том случае, если инструкция разрабатывается  как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и  те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

      Руководитель  структурного подразделения разрабатывает  и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости  они могут быть согласованы с  юридической службой или другими структурными подразделениями.

      Каждый  работник должен быть ознакомлен с  должностной инструкцией под  расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен (а)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

      Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

      1. Общая часть (общие положения) 

      2. Функции 

      3. Должностные обязанности 

      4. Права 

      5. Ответственность 

      6. Условия работы

      Содержание  разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

      Основные  требования к тексту должностной  инструкции - это полнота определения  задач, четкая формулировка функций  и обязанностей. Если в должностной  инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует», «Референт составляет» и т. д.

      Содержание  должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм [1].

      Квалификационная  характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

      Должностные обязанности - перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.

      Должен  знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. [2].

      Требования  к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

      Первые  два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной  инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

      При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие  типовые документы. Их разрабатывают  для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых  инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

      Помимо  названных документов, при разработке должностных инструкций следует  опираться на положение о структурном  подразделении. Положение и должностные  инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые  документы, т. к. обязанности каждого  работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

      Рассмотрим  разделы, из которых состоит должностная  инструкция [4]:

     Раздел 1 «Общие положения».  Первый пункт определяет функциональные обязанности, права и ответственность работника, на которого пишется данная инструкция.

     Так же в данном разделе указывается, кем назначается на должность  данный сотрудник, в соответствии с  каким распорядительным документом, кому он подчиняется (непосредственное подчинение).

     Еще одна особенность – не забывайте  описать требования к соискателю – образование, стаж работы и пр.

     Заключается раздел  перечнем нормативных актов, которые должен знать и применять  сотрудник в своей работе.

     Раздел 2 «Функции и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно применить к нескольким должностным инструкциям, написанным для разных должностей, то ко второму разделу нужно приступать, чётко понимая, зачем нужен этот документ.

     Функции и задачи включает в себя описание стратегических целей, задач сотрудника, обобщенно – для чего Вы принимаете человека на данную должность, в чем будет состоять его конкретная польза для Вашей организации.  По сути – это обязанности Вашего сотрудника как ежедневные, так и выполняемые раз в месяц или раз в год.

      Раздел 3 «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

     Раздел  4 «Права». Естественно, надо указать и права сотрудника – но указать их в объеме рабочих отношений с руководителем.

     Раздел 5 «Ответственность». В этом разделе идет перечисление ответственности сотрудника – конкретно за что, по каким критериям определяется его неисполнение данной должностной инструкции – к примеру – нарушение Правил внутреннего трудового распорядка. Тут можно описать все достаточно подробно, обстоятельно продумав, за что Вы будете спрашивать с сотрудника и лишать его премии.

     Раздел  6 «Условия работы». Здесь чаще всего делают ссылку на существующие правила внутреннего трудового распорядка.

     В конце документы обязательны  строки: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата, один экземпляр получил».

 

      Составление и оформление справок личного  происхождения

      Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов [2].

      В делопроизводстве различаются служебные  справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной  численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате  и т.п.), и справки, выдаваемые частным  лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).