Применение новых информационных технологий в делопроизводстве

     Несмотря  на разнообразие систем автоматизации  документационного обеспечения  управления, их основу формируют следующие  типовые информационные технологии¹¹⁷:

• технологии обработки изображений документов (Imaging System), которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования;
• технологии оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR), которые предназначены для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображений документов. На основе технологии ОСR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу;
• системы управления документами. Они предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной текстовой информации. Системы управления документами позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирование, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям - разделам, многоуровневая защита данных) реализовать функции управления документом на уровне его структурных компонент (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикации документов на Web-сайте, и др. Данный класс систем является универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на службы делопроизводства, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов;
• системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System) - технологии поддержки потоков заданий (документов). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрутов работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и систем взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Простая автоматизация работы с документами, осуществляемая с помощью системы

WorkFlow позволяет в итоге сэкономить до половины рабочего времени на осуществление операции, особенно в учреждениях, для которых производство и обработка документов играет первостепенную роль (государственные ведомства, информационные агентства, издательства и т.д.)¹¹⁸;

■ технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного  обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу GroupWare - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме этого, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам; система синхронизации изменений в различных БД; система обмена информацией.

              Такое программное обеспечение  наиболее эффективно проявляет  свои возможности на базе корпоративных Internet-систем и достаточно легко интегрируется с такими естественными для групповой работы приложениями, как электронная почта, телеконференции и WorkFlow¹¹⁹. Многие системы такого класса строятся по принципу All-in-one, когда в одной программе содержатся почти все инструменты, необходимые в настольном приложении: календарь, часы, планирование встреч и совещаний, рассылка заданий сотрудникам и контроль за их выполнением,

коллективная   работа   над   документами    и    поддержка   версий документов, и многое другое¹²⁰.

              Основное     назначение     систем   WorkFlow   и GroupWare     -автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе,    причем системы    поддерживают    неограниченное    количество    работающих (ограничение   только    по   техническим   характеристикам).    Однако системы класса   GroupWare ориентированы на автоматизацию работы небольшого   коллектива   и   поддерживают   корректное   совместное использование информации группой пользователей. Системы класса WorkFlow ориентированы на автоматизацию работы  корпорации  и поддерживают   разделение   работ   на   уровне   «большой»    группы исполнителей.    Основное    отличие    WorkFlow от GroupWare - автоматическое    обеспечение    прохождение    документа    по    цепи исполнителей на основе заранее заданной схемы. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - отсутствие жесткого задания схем бизнес-процессов. Системы WorkFlow и GroupWare не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга ¹²¹.                        

             В  учебном  пособии  под  редакцией В.А.  Кудряева,  помимо  выше перечисленных технологий, также выделяются полнотекстовые базы данных (Full-Text Sustem), которые реализуются в автоматизированных современных системах поиска документальной информации. Полнотекстовые базы данных используются для хранения и поиска правовой информации, периодических  изданий,  корпоративной документации¹²².

     Такое разделение достаточно условно по причине  того, что последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще

многие  другие технологии, поэтому конкретные программные продукты сложно отнести к какой-либо одной категории.

     Л.А. Сысоева, ссылаясь на аналитиков компании «IDC», выделяет также следующие категории технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами¹²³:

     - системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business – process EDM) . Как правило, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, которые обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ;

• корпоративные системы (Enterprise-centric EDM). Они обеспечивают корпоративную структуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступной всем пользователям в организации. Отличительной особенностью корпоративных систем является способ использования и распространения информации внутри организации. Как правило, эти средства не ориентированы только на решение узко определенной задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей;
• системы управления контентом (CMS – Content Management Systems). Они реализуют мониторинг создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов. Доступность информации не в виде документов, а в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

      Значение  систем управления контентом возрастает в связи с тем, что Интернет на сегодняшний день становится важнейшим инструментом ведения бизнеса, позволяющим существенно оптимизировать взаимоотношения бизнес - партнеров, и управление Web-контентом становится первостепенной задачей для повышения эффективности бизнеса. Системы управления контентом представляют собой автоматизированный

редакторский  комплекс, служащий для управления содержанием и структурой Интернет-ресурса в он-лайновом режиме. Ключевой составляющей программного продукта является поддержка разработки контента. Именно с разработки начинается жизненный цикл любого материала, публикуемого на сайте: ведутся работы по его созданию, редактированию и утверждению контента, а роль СМS-системы заключается в автоматизации этих процессов, поддержке совместной работы авторов, программистов и менеджеров. Помимо систем управления Web-контентом к системам класса СМS относятся системы электронного документооборота организации, использующие Web-интерфейс. Такие системы используются для оптимизации бизнес-процессов средних и крупных организаций, интегрированы с корпоративной информационной системой и позволяют создавать портальные интернет - решения, системы взаимодействия с поставщиками и сбытовой сетью¹²⁴;

   - системы управления информацией  (Information Management Systems). 
Такие системы обеспечивают агрегирование, управление, и доставку информации через сети Internet, Extranet. Эти технологии 
обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы 
управления информацией дают возможность организациям накапливать 
информацию    в    распределенной    корпоративной    среде на    основе

использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

     Предлагаемые  классификации являются примерными, их можно дополнять другими системами (например, системами управления корпоративными электронными записями, системами управления выводом и т.д.).

     Таким образом, вопрос классификации автоматизированных систем делопроизводства достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В последние годы все более широкое распространение получают   такие   понятия   как   система   управления   знаниями,   система

управления  корпоративным содержанием, система  управления ресурсами предприятия, система управления взаимоотношениями с клиентами и др., что отражает главную тенденцию - создание корпоративных информационных ресурсов как основы современной организации и технологии информационного обеспечения.

     Так, технология управления знаниями играет все большую роль для организации с точки зрения централизованного хранения всей сетевой информации. Возможности систем управления знаниями выходят за рамки анализа и структурирования данных и охватывают все формы коллективной работы. Они позволяют следить за тем, как пользователь работает с информацией; любые ответы по электронной почте, созданные документы и сеансы поиска в Web превращаются в пассивный способ доставки сформулированных знаний. Поисковые механизмы таких систем не только находят фразы по ключевым словам, но и выводят имена авторов и тех, кто проводил поиск по определенной теме, а также предлагает способ связаться с ними. Кроме того, в результате поиска включается список пользователей, подключенных к сети в данный момент¹²⁵.

     Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы)- это системы выстраивания взаимоотношений с клиентами, инструменты для управления отношениями, для наращивания клиентской базы. Это новый подход к ведению бизнеса с абсолютной ориентацией на клиента. Функциональность такой системы охватывает маркетинг, продажи и сервис, поддержку клиентов, анализ данных, что соответствует всем стадиям привлечения клиента¹²⁶. Одной из важнейших задач систем этого уровня является организация взаимодействия между подразделениями маркетинга, продаж и сервисного обслуживания. С помощью подобных систем становится возможным оценить эффективность затрат на различные маркетинговые   программы   и   акции.   Более   четкая   организация   работы

дает  возможность сконцентрировать усилия на определенной целевой аудитории, управлять процессом привлечения клиентов и тесно и плодотворно взаимодействовать с отделом продаж. Внедрение системы в отделе продаж компании, в свою очередь, позволит в полной мере управлять продажами от распределения потенциальных клиентов до подготовки контрактов. Важны и вопросы хорошего послепродажного обслуживания, профессионализм и своевременность отклика на обращение клиентов: СКМ-система поможет наладить бесперебойную и качественную работу обслуживающего подразделения¹²⁷.

     ERP-системы (Enterprise Rescourcer Planning - планирование ресурсов корпорации)- последнее достижение в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием. Системы класса ERP позволяют поддерживать весь цикл управления -планирование, учет, контроль и регулирование - практически для всех основных функций деятельности. В первую очередь сюда относятся:

• планирование производственной деятельности;
• управление закупками, запасами, продажами;
• управление финансами;
• управление персоналом;
• управление затратами;
• управление проектами, программами;
• проектирование продукции и технологических процессов.

Следует подчеркнуть, что все функциональные блоки  ERP-системы

тесно взаимосвязаны между собой, что  позволяет осуществлять действительное управление практически всеми аспектами деятельности современного предприятия¹²⁸.

           Системы класса ЕRР не связаны с производственным процессом непосредственно, они не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса. Их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации. В одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Как следствие, ЕRР-системы позволяют достичь согласованности работы различных подразделений, снижая при этом административные издержки и устраняя проблему интеграции данных для разных приложений. Эти системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером¹²⁹.