Применение новых информационных технологий в делопроизводстве

     Министерство  юстиции РФ, осуществляя регистрацию  нормативно правовых актов, учитывает  необходимость использования в  них общероссийских классификаторов  ТЭСИ. Применение классификаторов в делопроизводстве обусловлено использованием новых информационных технологий. Они обеспечивают представление информации в компактном формализованном виде, удобном для обработки средствами вычислительной техники. Классификаторы обеспечивают информационную основу для осуществления взаимоувязанных документов, взаимодействие информационных систем выполняют, таким образом, функции стандартного языка формализованного описания данных. Так, ОКУД⁸⁹ содержит наименования видов документов их коды, которые являются идентификаторами форм документов обязательно проставляются в унифицированных формах документов.

Типовая инструкция по делопроизводству для  министерств и ведомств. 
В настоящее время действует инструкция⁹⁰, разработанная в 2005 году, которая включает как общий порядок подготовки и оформления отдельных 
документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: 
приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции отражены 
практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, инструкция регламентирует порядок обработки документов,    поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размер шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ. Хотя типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

• ГСДОУ⁹¹. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности⁹². ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:

1. Документирование управленческой деятельности;

2.          Организация работы с документами  (управление документацией); 
3 Механизация и автоматизация работы с документами;

4 Служба документационного обеспечения управления.

       ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

       Особенностью  ГСДОУ является то, что в схемы  маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

       Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный  подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем.

       Рекомендации  раздела "Механизация и автоматизация работы с документами" как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.

       ГСДОУ, представляющая собой совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой и организации работы с документами, не утратила своей  актуальности и потому, что одним из критериев выбора системы электронного документооборота (особенно в государственных учреждениях) является ее соответствие нормам отечественного делопроизводства, в частности нормам, которые содержатся в ГСДОУ.

            Различные   перечни   с   указаниями   и   рекомендациями   о   сроках хранения документов на машинных носителях. Например, «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»⁹³, предназначенный для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях⁹⁴.

• «Основные  правила работы архивов организаций»⁹⁵, «Основные правила работы ведомственных архивов»⁹⁶. Так, «Основные правила работы архивов организаций» рекомендуют, помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, определенный порядок работы архивов с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К Правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, акт миграций и перезаписей, журнал учета поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов⁹⁷.

     В целом следует признать, что в  настоящее время нормативно-методическое обеспечение работы с документами отстает от информационно-технологического. Существующие на сегодняшний день документы охватывают далеко не полный объем проблем и регламентируют далеко не все вопросы, возникающие в процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов, хотя такие попытки предпринимались.

     Пока  государство и суды не признают электронные  документы, бизнес может использовать системы электронного документооборота только для поддержки оперативной деятельности. К основным препятствиям для широкого применения электронных документов можно отнести то, что не установлен порядок признания их юридической силы государственными органами и судами, отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы, отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами и т.д.⁹⁸

     Более того, специалисты отмечают, что  нормативная база в сфере электронного документооборота базируется на устаревшей системе понятий, непригодной для  адекватного описания взаимодействия субъектов на основе современных информационных технологий, необходимо признание специфики электронного документа, его принципиального качественного отличия от традиционного, аналогового документа. Система законов должна быть построена на единой системной понятийной платформе, на единой терминологии и толковании понятий, в противоположном случае в системе

законодательства  будут возникать правовые парадоксы⁹⁹. В то же время несовершенство законов объясняется вполне объективной причиной: развитие информатизации всех сфер жизни общества началось сравнительно недавно. Как известно, в «молодых» отраслях первые нормативные акты часто содержат большое число ошибок, которые со временем осознаются обществом и удаляются из законов. 
 
 

3. Электронный документооборот- его возможности.

     Признание превосходства электронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.

Основными    преимуществами электронного    документа    перед бумажными являются следующие:

1. Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т.д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.
2. При использовании бумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.
3. Особенной для электронных документов является возможность 
   создания интерактивных документов. Бумажная среда для 
   документов является средой негибкой, консервативной. После того, 
   как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для 
   их изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно 
   модернизироваться автором. Например, разместив на 
   корпоративном Web-сервере подобную страницу с обратной связью, 
   маркетинговые     отделы     компании     смогут     провести     анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.
4. Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя  посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.
5. Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

6.    Еще одно из технологических преимуществ электронных документов- расширение среды их представления. В электронные документы можно включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.

В научной  литературе применительно к электронному документу получил распространение термин « интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных.  Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь  приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает

                                                                             другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект¹⁰⁰.

      Таким образом, как отмечает Л.А. Сысоева¹⁰¹, управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные.

     Вместе  с тем существует ряд препятствий  дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго¹⁰². Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную