Применение новых информационных технологий в делопроизводстве

1. Введение

 Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы  с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

     Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

     Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время  на правительственном уровне рассматриваются  концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов¹. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

     Применение  современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации  внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе², ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности   функционирования   его   учреждений,   а   в      коммерческих структурах   -   это   важное   условие   повышения   конкурентоспособности организации,   получения   выигрыша  за  счет   более   быстрой   реакции   на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной нами темы.

     Объект  аттестационной работы - современные системы электронного документооборота.

     Предметом работы является организационное обеспечение и нормативно-правовое внедрения и применения, типология и функциональные возможности автоматизированных систем делопроизводства.

     Цель  работы - проанализировать нормативно-правовые, методические и организационные аспекты внедрения систем электронного документооборота.

Достижение  цели требует выполнения комплекса задач:

• изучить правовую базу использования электронных технологий в документационном обеспечении управления, ее современное состояние и перспективные тенденции развития;
• рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;
• проанализировать типологию систем автоматизации делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;
• изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.

       Публикаций по различным аспектам проблемы «информационные технологии в делопроизводстве» в настоящее время существует очень много. Однако большинство из них носят узко прикладной характер, мало переводов западных изданий на эту тему. В определенной степени задачу информационной поддержки автоматизации документационного обеспечения управления решает периодика, материалы научных конференций. Литературу по теме целесообразно разделить на три группы:

1.Общие работы;

2.Специальные публикации;

3.Статьи.

       К первой группе публикаций относятся работы, в которых использование новых информационно-документационных технологий рассматривается в качестве отдельного аспекта более широкой проблематики. Вопросы автоматизации документооборота затрагиваются в ряде учебных пособий по документационному обеспечению управления.

     Полноценное решение проблемы электронного документооборота невозможно без исследования его  правового обеспечения. Область  информации и документации в последние  годы стало самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась новая отрасль -информационное право. В монографии В.И.Кутузова, А.Т.Раимовой³ прокомментированы основополагающие законодательные акты - как общего информационного законодательства, так и регулирующего отдельные виды информационной деятельности (законодательство об интеллектуальной собственности, о средствах массовой информации, о формировании и использовании информационных ресурсов, о реализации права на информацию, о создании и применении информационных систем, их сетей). Отдельно авторы рассматривают правовые основы для развития в России электронной коммерции, а также вопросы международного сотрудничества России в области информатизации. Проведенный в монографии анализ законодательства в области информатизации указывает на ряд пробелов и противоречий, в том числе, в законодательстве, касающемся работы с электронными документами, в частности, законодательстве об электронной цифровой подписи. Создать эффективную и достаточную правовую базу можно при объединении усилий исполнительной и законодательной власти, ученых и предпринимателей. Развитие правового регулирования применения систем электронного документооборота,  по мнению авторов монографии, является одним из основных направлений совершенствования нормативно-правового регулирования в сфере информатизации.

     Авторы  учебного пособия «Информатика для  юристов и экономистов»⁴ рассматривают особенности российского документооборота, функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства, а также приводят краткий обзор систем, представленных на российском рынке. В книге подробно описаны вопросы защиты данных, в том числе, техническое и юридическое обеспечение режима электронной подписи.

     Ко  второй группе относятся работы, посвященные  вопросам организации электронного документооборота.

     К ним, в первую очередь, стоит отнести  работу коллектива авторов 
Д.А.Романова, Т.Н. Ильиной, А.Ю. Логиновой⁵. Данная публикация - это 
попытка познакомить читателя с организацией документооборота на основе 
электронных технологий. Авторы отмечают, что влияние и значение 
национальных традиций делопроизводства с началом использования новых 
информационных технологий отнюдь не ослабевает. В публикации дан обзор 
истории становления отечественной системы делопроизводства, его 
современная законодательно-нормативная основа. Отдельные разделы работы 
посвящены обзору программных продуктов и решений от ведущих компаний 
- поставщиков российского рынка информационных технологий 
(Documentum, Lotus/IBM, Ланит и др.). При этом анализируется проблема 
взаимодействия и совместимости отдельных программных продуктов - 
платформ и приложений. В работе рассмотрены последствия (материальные, социально-психологические) внедрения систем электронного документооборота (СЭД). Авторами отмечено, что внедрение требует больших организационных, временных и финансовых средств, кадровых ресурсов.   В   исследовании   предпринята  попытка  сопоставить  затраты  на внедрение электронного документооборота с положительным материальным эффектом от его применения, определить условия эффективности и рентабельности СЭД. При рассмотрении вопросов, связанных с защитой компьютерной информации, авторы затрагивают важную для нас проблему аутентификации электронных документов, ее юридические и программно-технические аспекты.

     Особо следует отметить монографию М.П. Бобылевой⁶, поскольку она 
отражает процесс перехода к многостороннему изучению вопросов создания 
электронных систем документооборота. С большой долей уверенности можно 
утверждать, что в ней впервые в нашей методической литературе рассмотрена 
проблема практической реализации корпоративных систем

документационного обеспечения управления с позиции  документоведа. Значительный интерес  представляет анализ локального нормативного регулирования электронного документооборота, требований к организационным      и     методическим     документам,     регламентирующим использование автоматизированных систем делопроизводства (в частности, структуру и содержание регламента электронного документооборота). Большую практическую ценность, на наш взгляд, представляет предложенная автором методика обследования и совершенствования документооборота, которое является предпосылкой его автоматизации. Весьма важны и интересны разделы книги, посвященные проблеме соотношения элементов электронного и традиционного документооборота, удельного веса бумажных и электронных документов, поскольку именно смешанный документооборот характерен для большинства организаций. Рассмотрев функциональные свойства бумажных и электронных документов, автор делает вывод о безусловном преимуществе последних.

     В ряду монографий, посвященным проблемам  повышения эффективности автоматизации  делопроизводства, особое место занимает коллективная монография «Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга»⁷, в которой рассматриваются принципы построения современных систем управления электронными документами и тенденции их развития, а также приводится описание зарубежных продуктов, включая системы управления документами общего назначения, системы поиска документов, системы управления документами на основе 1п1егпе1, системы обработки мультимедиаданных, баз знаний и др. В связи с развитием рынка программных средств автоматизации ДОУ отдельные положения монографии устарели. Современные, наиболее распространенные автоматизированные системы делопроизводства («БОСС-Референт», «Дело», «Documentum» и др.) авторами не рассматриваются. Тем не менее, эта работа остается одной из наиболее содержательных и основательных среди публикаций по вопросам электронных технологий в делопроизводстве.

      В монографии М.В.Ларина⁸ исследуется эволюция системы управления 
документацией в    условиях    новых    информационных    технологий    в организациях различного типа. Актуальность и новизна поставленной автором проблемы связаны с очевидным недостатком фундаментальных и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях. Помимо вопросов истории и состояния современного делопроизводства, его законодательной и нормативной базы, взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента, автор рассматривает вопросы автоматизации управления документацией, а именно: первые этапы автоматизации документационного обеспечения управления в стране, современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией, а также проблемы их систематизации, выбора и оценки. Автор подробно рассматривает проблему аутентификации электронных документов, ее нормативное и организационно-техническое обеспечение, состояние данного вопроса за рубежом. Основной тезис монографии состоит в том, что по мере развития новых информационно-документационных технологий управление документацией переходит в новое качество, обозначенное автором как информационный менеджмент (ему предшествовали делопроизводство и ДОУ). Он является важнейшей функцией управленческого аппарата и предполагает комплексное управление всеми информационными ресурсами организации.

     Особый  интерес представляет монография Майкла Дж. Д. Саттона⁹, поскольку автор обобщает западный опыт корпоративных организаций. Главная цель монографии - проанализировать задачи и функции системы управления документацией предприятия, а также дать общие методологические подходы к построению комплексной системы управления документооборотом предприятия, которые не зависят от применяемых технологий, ни от используемых при их реализации средств и методов анализа управленческих процессов, причем подход автора отличается всесторонним охватом проблемы (начиная от анализа возможных рисков при реализации проекта и кончая проблемами создания эксплуатационной документации и обучения эксплуатационного персонала). В приложении дается информация об аппаратном и программном обеспечении систем управления документооборотом, включая сведения о представленных на рынке системах, ссылки на поставщиков систем и поддерживающие платформы. Однако следует отметить, что состав продуктов и поставщиков на отечественном рынке отличается от представленных в книге.

     Значительный  интерес в контексте нашей  темы представляет монография В.А. Гадасина, В.А.Конявского. «От документа - к электронному документу. Системные основы»¹⁰. Авторы - известные специалисты в области защиты информации - детально и содержательно анализируют проблемы, связанные с правовым регулированием электронных документов, наделением их юридической силой (аутентификацией), использованием в различных областях общественной жизни. Авторы отмечают концептуальную и терминологическую неопределенность, которая присутствует в нормативных актах и публикациях по вопросам электронного документооборота. Авторы противопоставляют электронный документ бумажному (аналоговому), подчеркивая, что первый является машиночитаемым. Основной, принципиальный тезис работы состоит в том, что электронный документ, в отличии от бумажного, недоступен непосредственному человеческому восприятию и обладает особыми свойствами. Это требует кардинального изменения терминологической и нормативно-правовой базы ДОУ. В работе отмечены недостатки последней: неопределенность понятий «копия», «подлинник», «экземпляр», «дубликат» электронного документа; неурегулированность вопросов хранения документов на электронных носителях.

     К третьей группе относятся статьи в периодических изданиях, посвященные   различным   аспектам   электронного   документооборота:   его нормативно-правовому и организационному обеспечению, проблеме выбора программных средств, их классификации и др. В процессе подготовки аттестационой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Компьютерра».