Применение новых информационных технологий в делопроизводстве

     Обобщая изложенное выше, отметим, что рынок  программных 
продуктов предназначенных для автоматизации ДОУ, в настоящее время 
стремительно развивается. Изучение его возможно только на основе 
типологизации существующих автоматизированных систем

делопроизводства. Однако проблема классификации программных средств автоматизации ДОУ находится, по сути, в начальной стадии разработки и требует дальнейшего изучения. Отметим, что помимо общих характеристик (наличие средств защиты документов, возможность регистрации, учета, поиска документов и др.) системы различаются по назначению, функциональным возможностям, уровню адаптации к российской традиции делопроизводства и многим другим параметрам. Наличие обоснованных критериев классификации систем автоматизации ДОУ имеет важнейшее значение на этапе выбора программного продукта. 

5. Заключение

     Создание  действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

     В настоящей работе мы попытались комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Анализ  нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает   отсутствие   общегосударственных      нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства.  Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм. Рассматривая  возможности электронного документооборота, мы , в первую очередь,  сравнили свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить  документационное обеспечение, а значит и управление в целом. Так, система электронного документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, поддерживать удаленных пользователей, обеспечивать многоуровневую систему безопасности и т.д.

     В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации  делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. В научной литературе рассматриваются различные критерии классификации систем: масштаб, ориентация на отечественное и западное делопроизводство, полнота реализации безбумажной технологии, функциональные возможности и др. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов. Типологизация систем автоматизации документооборота дает возможность глубже изучить их функциональные характеристики; обеспечить потребителю определенную ориентацию на рынке программных средств. Разработка и уточнение классификации        информационных        технологий        документирования, упорядочение терминологии в этой области остается, по нашему мнению, актуальной задачей документоведения.

 

     Внедрение системы- качественный рубеж в жизни  организации, который приведет к  определенным изменениям в организации  и содержании труда персонала. Однако, такой переход должен быть научно обоснованным, продуманным и подготовленным. Самое главное, что необходимо обеспечить при автоматизации делопроизводства,- это активное участие персонала, в том числе, секретарей, на стадии внедрения системы. Без участия специалистов по делопроизводству успешно и эффективно внедрить систему электронного документооборота очень сложно, поскольку представители ДОУ лучше других видят проблемы, возникающие при внедрении. Более того, активное участие в процессе выбора и внедрения системы всех заинтересованных сотрудников помогает разрешить проблему сопротивления персонала новым методам работы. Следует учитывать, что внедрение системы электронного документооборота не устранит все несовершенства бумажного документооборота. Поэтому перед внедрением автоматизированной системы рабочая группа из специалистов по делопроизводству и проводит этап обследования ДОУ, при котором анализируются существующий порядок работы с документами, изучаются все документопотоки, функциональные обязанности работников, связанные с делопроизводством, порядок принятия решений. Автоматизированные системы должны внедряться уже после оптимизации состава документации, анализа и корректировки путей движения документопотоков, четкого распределения функций и задач между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками службы ДОУ. Таким образом, внедрение автоматизированной системы ДОУ нужно начинать с оптимизации системы управления. Только в этих условиях автоматизация даст желаемый эффект. Выбор подходящего программного продукта - ответственный момент. К сожалению, на данный момент не существует независимой экспертизы представленных на рынке систем электронного документооборота, не развита также система их лицензирования и сертификации, поэтому фирмы должны самостоятельно оценивать системы на основе сформулированных заинтересованными специалистами требований к системе. Чем детальнее и точнее будут сформулированы эти требования, тем вероятнее успех внедрения системы. Все особенности работы с системой электронного документооборота должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах (регламентах, инструкциях, положениях и т.д.). Здесь возникают сложности, поскольку методическое обеспечение новых технологий на современном этапе недостаточно.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Источники

1. Конституция РФ. М., 2005.
2. Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ. М, 2005.
3. Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ М., часть третья от 26 ноября 2001г. № 146-ФЗ. М, 2005.
4. Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЗ. М., 2005.
5. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001г. № 195-ФЗ. М., 2005.
6. Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. М., 2005.
7. Таможенный кодекс РФ от 28 мая 2003 г. №61-ФЗ. М, 2005.
8. Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ. М., 2005.
9. Уголовный процессуальный кодекс РФ 18 декабря 2001 г. № 174-ФЗ. М, 2005.
10. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
11. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».
12. Федеральный закон от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи».
13. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании»
14. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
15. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
16.   Федеральный закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».
17.    Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

 

18. ГОСТ 34.003 - 90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения.
19. ГОСТ 34.601-90.Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.
20. ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

 

21. ГОСТ 34.201-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.
22. ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.
23. ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382-23-2004. Информационная технология. Словарь. Часть 1. Основные термины (офиц.перевод).;

 

24. ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Информационная технология.
25. ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения.
26. ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
27. ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация. Общие требования.
28. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
29. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК-011-93. М, 1994.
30. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
31. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001.
32. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.
33. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
34. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

 
 

2.Литература

1. А.Акопянц. К выбору систем автоматизации документооборота/ЛСомпьютерра. 2003. №12.
2. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. №12.
3. 3.Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.
4. В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/УДелопроизводство. 2004. №1.
5. В.Э. Баласанян. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированные системы делопроизводства) для повышения эффективности управления//Делопроизводство. 2002. №2.
6. В.Э. Баласанян. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.
7. М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.
8. Т.А.Быкова.     ЕГСД  и  ГСДОУ  по-прежнему  нужны  секретарям  // Секретарское дело. 2001. №2.
9. А.П.    Вершинин.    Электронный    документ:     правовая    форма    и доказательство в суде. М., 2000.

10. В.А.   Гадасин,   В.А.   Конявский.   От  документа  -  к   электронному 
документу. Системные основы // пйр://улуу.ассогё.т/Оосз/Ргот_(]ос.

11.М.В.    Гайфулина.    Автоматизированные    документы    регистрации

документов  компании//Секретарское дело. 2006. №1.

12.В.Н.Гришин,     Е.Е.Панфилова.     Информационные     технологии     в

профессиональной  деятельности. М., 2005.

13. Делопроизводство:    Учебник    для    вузов/Под    общ.    ред.     проф.

Т.В.Кузнецовой. М., 2004.

14.Информатика      для      юристов      и     экономистов/Под      редакцией

С.В.Симоновича. СПб, 2005.

15.С.В.  Клименко,  И.В.Крохин, В.М.Кущ, Ю.Л.Лагутин.  Электронные

документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга.-

М., 1999.

16.С.Л.Кузнецов. Выставки, конференции в сентябре//Секретарское  дело.

2005. №11.

17.С.Л.Кузнецов. Государство и автоматизация госаппарата в XXI веке

(обзор  конференции) // Секретарское дело. 2004. №5.

18.С.Л.    Кузнецов.    Примерное    техническое    задание    на    систему

автоматизации делопроизводства//Делопроизводство. 2005. №4.

 19.С.Л.   Кузнецов.   Проблемы   выбора  программного   обеспечения   для

автоматизации работы с документами в офисе// Секретарское дело.

2005. №10.

20. С.Л.     Кузнецов.     Системы     автоматизации     делопроизводства    и

электронный документооборот в бизнесе// Секретарское дело. 2003.

№4.

21.Т.В.   Кузнецова.   Проблемы   автоматизации   делопроизводственных

процессов   с   позиции   документоведения.   Тезисы   доклада   на   х

международной   конференции   «Документация   в   информационном

обществе»// Делопроизводство. 2004. №2.