Применение новых информационных технологий в делопроизводстве

     Так, нормативная база работы с электронными документами рассматривается в  статьях О.И. Рыскова «Обзор нормативных  основ применения электронных документов в Российской Федерации»¹¹, Л.П.Афанасьевой «Электронные документы в документообороте и архиве организации» и др. В статье Т.А. Быковой «ЕГСД и ГСДОУ» по-прежнему нужны секретарям»¹² предпринята попытка краткого анализа названных документов с точки зрения их актуальности.

     Необходимость внедрения электронного документооборота для организаций различных организационно-правовой формы и направлениях деятельности нашла отражение в статьях В.Э.Баласаняна «От традиционного делопроизводства к электронному документообороту»¹³ и «Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием»¹⁴, П.Московой «Электронный документооборот - верное решение»¹⁵ и др. Авторы данных статей говорят о неэффективности традиционных способов работы с документами, о преимуществах внедрения систем электронного документооборота и новых перспективах организации управления на основе этих систем.

              Проблеме классификации существующих  на сегодняшний день систем  электронного управления документами посвящена статья Л.А.Сысоевой «Системы электронного управления документами»¹⁶, в которой рассматриваются особенности различных систем, универсальных и специализированных, и преимущества от их внедрения, а также статья А.Акопянца «К выбору систем автоматизации документооборота»¹⁷, автор которой делит системы на классы в зависимости от используемой платформы, СУБД, их ориентации на автоматизацию делопроизводства или массовых бизнес-процессов организации, а также различает готовые («коробочные») системы и заказные (полузаказные) разработки.

    В      настоящее время рынок систем электронного  документационного  обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе»¹⁸, О.И. Рыскова «Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения»¹⁹, В.Э.Баласаняна «Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления»²⁰, Г.Ю. Максимовича, В.И. Берестовой «Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ». Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного    документооборота.    Также здесь даются рекомендации по выбору       системы       автоматизации,       характеристики   документальной информационной    системы,     описываются     особенности документальных информационных   систем,   методические  рекомендацию   по созданию.

         В настоящей работе был использован  широкий комплекс источников. Это различные по целевому назначению и юридическому статусу документы, регламентирующие различные аспекты электронного документооборота. В целях анализа их можно разделить на две категории: законодательные акты и нормативные и методические документы. В первую группу следует отнести:

• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»²¹ - системообразующий акт, в котором закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования;
• Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»²². Целью   настоящего  закона является  обеспечение  правовых  условий

использования электронной цифровой подписи в  электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись  в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования;

  •Гражданский  кодекс Российской Федерации²³. Нормы 
Гражданского кодекса в целом ряде случаев не только закрепляют виды и разновидности документов, используемых при оформлении ряда правоотношений, но и устанавливают требования к их оформлению. В числе важнейших норм документирования, впервые закрепленных в Гражданском кодексе, была норма, устанавливающая условия при которых электронная цифровая подпись признается одной из юридически признаваемых форм собственноручной подписи. 
Дальнейшее регулирование этой нормы документирования развивалось 
в последующих законодательных актах;

Вторую  группу источников составляют:

• ГОСТ Р 34.10-2001²⁴, закрепляющий алгоритм создания и удостоверения ЭЦП;
• ГОСТ 34.602-89²⁵, содержащий требования к техническому заданию на создание автоматизированной системы;
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти²⁶, представляющая собой комплексный документ, отражающий практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, она регламентирует порядок обработки

документов,    поступивших    по    каналам    электронной    почты    и факсимильной связи;

•      ГСДОУ²⁷, являющаяся        основным        государственным

нормативно-методическим документом по организации

делопроизводства. Основные положения ГСДОУ разработаны  более 
10 лет назад и в силу этого ряд норм устарел. Прежде всего, 
изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты на 
документы, кроме того, кардинальные изменения произошли в области 
технического оснащения организаций. Однако ряд положений ГСДОУ 
может применяться и в настоящее время. Эти положения 
способствуют разработке  единых     подходов     не     только     к

традиционному,        но       и автоматизированному   управлению

документацией.

       В соответствии с поставленными задачами данная аттестационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения.

        В первой главе анализируются  основные законодательные и нормативно-методические документы, регулирующие работу с электронными документами, а также направления совершенствования законодательства.

       Во  второй главе мы сравним функциональные свойства электронного и бумажного  документов, а также рассмотрим основные составляющие эффекта от внедрения системы электронного документооборота.

       Третья  глава посвящена проблеме классификации  систем автоматизации делопроизводства, в ней приводятся несколько вариантов  классификации, существующих сегодня в научной литературе. 
 
 

2. Правовое и организационно-методическое регулирование электронного документооборота

2.1. Правовая база электронного документооборота

     Правовую  основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты²⁸.

     Правовые  аспекты, регламентирующие использование  электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству. Его структуру можно представить следующим образом:

Таблица 1²⁹

     В соответствии с целью и задачами аттестационной работы мы проанализируем законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.

     Конституция РФ³⁰ - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст.71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст.29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст.24).

     Вопросы работы с электронными документами  также затрагиваются в нормативных  правовых актах, посвященным   отдельным   сферам правового

регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое  и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском  кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности³¹. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в       электронной форме.

     Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает  ответственность за преступления в  сфере компьютерной информации: неправомерный  доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей³². Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность³³.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях³⁴, Уголовно-процессуальный кодекс³⁵, Арбитражный процессуальный кодекс³⁶ и Гражданский процессуальный кодекс³⁷ содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.