Применение новых информационных технологий в делопроизводстве

систему и/или преобразование в новые  форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»)¹⁰³. 
 
 

4. Типологизация автоматизированных систем делопроизводства.

     В настоящее время различными фирмами  разработано и внедрено большое  число систем автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Разнообразие программных средств автоматизации делопроизводства, представленных на российском рынке, делает актуальной проблему их типологизации.

       Они различаются:

   - по типу информации, на обработку которой ориентирована система 
(фактографическая или документационная);

- комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа;

• набору   реализуемых   делопроизводственных   задач   и   предлагаемых технологий их решения;
• степени   открытости,   т.е.   возможности   наращивания   функций   и совместимости с иными информационными технологиями;
• множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

     К сожалению, отсутствие унифицированной  терминологии приводит к 
разнообразию названий систем. Продукция фирм-разработчиков носит такие 
названия, как: система электронного документооборота, система 
автоматизации документооборота, система автоматизации делопроизводства 
и документооборота, система управления документооборотом, система 
электронного управления документами, автоматизированная система ДОУ и 
т.п.

     Каждый  производитель вводит свою систему  обозначений и терминов, 
по-своему     расставляет     приоритеты. 

     Разнообразие     в     названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента.

     Не  разработана пока и общепринятая система классификации этих систем. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собственную систему классификации.

           В данной главе мы рассмотрим  основные встречающиеся в литературе  классификации      автоматизированных      систем документационного обеспечения управления.

     По  соответствию основным      задачам делопроизводства различают  следующие системы:

  -   специализированные  системы автоматизации делопроизводства ;

  -   системы  автоматизации документооборота; о  системы управления потоком работ;

  -  системы  управления потоком работ; 

  -  электронные  архивы документов;

  -  системы  коллективной обработки документов¹⁰⁴.

По    степени    унифицированности    и    интегрированности    функций программные продукты разделяются на несколько групп:

• отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистрационно-контрольные картотеки). Это так называемые «коробочные пакеты», которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации - как правило, основанные на системах управления базами данных, поддерживающих архитектуру «файл-сервер» (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей);
• офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, унификацией классификации, форматов представления данных и т.д.;
• интегрированные автоматизированные системы делопроизводства - совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающая, по возможности, все 
  документируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер. Современный уровень развития информационных технологий 
  предполагает использование именно интегрированных систем¹⁰⁵. 
  Интегрированные автоматизированные системы также классифицируются по нескольким признакам. Определяющими являются уровень масштабирования системы (количества автоматизированных рабочих мест), мультиформатность (восприимчивость системы к данным различных форматов и способность формата данных, создаваемых автоматизированной системой, конвертироваться в форматы других систем) и многофункциональность.

     Интегрированные системы разделяются на две разновидности: корпоративные информационные системы (КИС) и системы управления делопроизводством (СУД). КИС предназначены для автоматизации всего комплекса задач предприятия или учреждения (как документируемых, так и не документируемых), сбора, анализа информации, планирования, организации и координации действий, контроля за исполнением, внутренней и внешней коммуникации¹⁰⁶. Таким образом, КИС интегрируют все базовые бизнес-процессы в единое информационное пространство¹⁰⁷. КИС создаются на базе разветвленной компьютерной сети и имеют архитектуру клиент-сервер.

     Компонентами  КИС являются специализированное программное  обеспечение, системы разработки и управления проектами, аналитические системы поиска и обобщения информации, ее классификации, удаления избыточного информационного шума; средства массового ввода документов

(программа   оптического  распознавания   символов).   Один  из  важнейших компонентов КИС - система автоматизированного делопроизводства.

     Понятие корпоративности в данном смысле подразумевает наличие довольно крупной, территориально распределенной информационной системы, которая носит  замкнутый характер и способна к  саморегулированию, перенастройки принципов своего функционирования¹⁰⁸.

     Системы управления делопроизводством (СУД) - информационные системы, позволяющие автоматизировать работу с документами на всех этапах, начиная с регистрации и заканчивая списанием в архив¹⁰⁹. СУД являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.

     В основу этой классификации, как мы видим, положен иерархический принцип: корпоративные информационные системы - это системы более высокого уровня, которые включают в себя системы  управления документооборотом.

     Похожую классификацию систем электронного управления документами(СЭУД) в зависимости  от их функций, масштаба, роли системы  в процессе работы над документами, предлагает Л.А. Сысоева¹¹⁰. СЭУД разделяются на:

• Системы электронного делопроизводства (осуществляют контроль и регистрацию всех действий с документами);
• Системы электронного документооборота (осуществляют не только фиксацию действий с документами, но и само регламентируемое движение документов с помощью коммуникационных технологий);
• Корпоративные системы управления документами (на основе технологий     WorkFlow    и     GroupWare).     Основное     отличие     и преимущество корпоративной системы управления документами состоит в том, что такая архитектура обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом¹¹¹. Корпоративные системы объединяют функциональные задачи, охватывающие все направления деятельности предприятия, реализующие их программное обеспечение (бизнес-приложения) и связанные с бизнес-приложениями документы в единую информационную систему.

     В силу существенных отличий отечественной  системы делопроизводства от западной важным принципом классификации  может быть ориентация систем автоматизации  на отечественное и западное делопроизводство, то есть авторский принцип. Существующие на данный момент системы можно разделить на:

- системы западного производства. Пока на российском рынке 
представлено только три западные системы (среды разработок): 
Documentum, DOCS Open/DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

• российские системы, в основе которых лежит платформа Lotus Domino/Notes;
• полностью российские разработки¹¹².

      Ввиду различий двух традиций делопроизводства - западной и российской - автоматизированные системы западного производства нашли в России весьма ограниченное применение. Подобные системы не всегда стыкуются с реалиями отечественного делопроизводства: вертикальным направленностью документооборота, контролем работы с документами по регистрационным карточкам, сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм и др.

     Оригинальные (разработанные российскими производителями) системы     создаются     специально    для     автоматизации     отечественного делопроизводства. Такие системы ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях. Часто задача таких систем- обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

    Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства. В зависимости от полноты реализации безбумажной технологии, автоматизированные системы делопроизводства разделяют на три группы:

        -   автоматизированные    системы,    которые    представляют  собой    сопровождение    к    традиционным    документам  (электронный     аналог    регистрационного     журнала     и регистрационно-контрольной картотеки); 
-   автоматизированные      системы      с      полной      версией электронного    документа   и    полнотекстовым    поиском         позволяющие   параллельно   осуществлять   бумажный   и безбумажный документооборот; 
       -    системы с полным отказом от бумажных «двойников», использующие    в    качестве    оригиналов электронный документ¹¹³.В    современной   литературе именно такие системы называются системами электронного документооборота.

               Существующие автоматизированные  системы можно подразделить в  зависимости от категории их  потребителей. Так, выделяют несколько  типов потребителей:

• крупные     иерархические     структуры     (министерство,     ведомство, корпорация, банк и т.п.);
• территориальные    органы     управления     (администрации     городов субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);
• коммерческие  и  некоммерческие  организации  среднего  и  низшего уровня¹¹⁴.

     Разумеется, эта классификация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей автоматизированных систем управления документооборотом.

     В соответствие с проектным подходом к классификации систем автоматизации  делопроизводства их можно подразделить на тиражируемые, заказные и полузаказные. Тиражируемые продукты представляют собой законченные продукты и не требуют доводки со стороны разработчика. Заказные системы разрабатываются для индивидуального потребителя и имеют уникальные характеристики. Полузаказная система создается как модульная конструкция из готовых элементов¹¹⁵.

     А.Акопянц¹¹⁶ в своей статье «К выбору систем автоматизации документооборота» предлагает системы классифицировать по признаку - на автоматизацию какого типа документооборота они рассчитаны:

• массового типового документооборота, который обслуживает основную производственную деятельность и оперирует большим кол-вом однотипных документов, исполняемых по стандартным процедурам (для сотовых операторов - договора на подключение и набор типовых заявлений, для банков - платежные и другие поручения и др.);
• прочего документооборота, который, как правило, меньше по объему, но гораздо разнообразнее по типам документов и процедурам их обработки (исполнение распоряжений вышестоящих организаций и руководства, договора «обслуживающих» подразделений и др.).

     При этом эти типы документооборота, как  правило, разделены по структурным подразделениям, исполнителям и автоматизированным системам. Массовый типовой документооборот обрабатывается функциональными подразделениями, обслуживается специфическими корпоративными информационными системами и зачастую вообще не проходит через канцелярию. Документооборот второго типа обслуживается канцелярией, управлением делами, специальным выделенным персоналом (делопроизводителями).