Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации

Именно  они обеспечивают управляемость  объектов, как в рамках всего

государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы

составляют  объект делопроизводства.

      Организация работы с документами  – предполагает организацию

документооборота  учреждения, хранение документа и  их использование в

текущей деятельности учреждения.

      Документооборот учреждения –  это совокупность взаимосвязанных

процедур  обеспечивающие движение документов в  учреждение с момента их

создания  исполнения или отправки.

      В целях рациональные организации  документа оборота все документы

делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые;

входящие, исходящие и внутренние).

      Документопоток – совокупность  документов выполняющих определенное

целевое назначение в процессе документооборота.

      Система хранения документов  – это совокупность средств,  способов и

приема  учета и систематизации документа  с целью их  поиска и использование

в текущей  деятельности учреждения.

1.4.

      При составлении документов используются  следующий состав реквизитов:

      01 – герб РФ

      02 – герб субъекта РФ

      03 – эмблема организации или  товарный знак

      04 – код организации

      05 – код формы документа

      06 – наименование организации

      07 – справочные данные об организации

      08 – наименование вида документа

      09 – дата документа

      10 – регистрационный номер документа

      11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

      12 – место составления или  издания документа

      13 – гриф ограничения доступа  к документу

      14 – адресат

      15 – гриф утверждения документа

      16 – резолюция

      17 – заголовок к тексту

      18 – отметка о контроле

      19 – текст документа

      20 – отметка о наличии приложения

      21 – подпись

      22 – гриф согласования документа

      23 – визы согласования документа

      24 – печать

      25 – отметка о замирении копии

      26 – отметка об исполнителе

      27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

      28 – отметка о поступлении  документа в организацию

      29 – отметка для автоматического  поиска документа. 

    1. – помещают на бланках документа  в соответствии с положением  о

       государственном гербе РФ.

    2. – помешают на бланках документа  в соответствии с правовыми  актами

       субъектов РФ.

    3. – эмблему организации или  товарный знак помещают на  бланках

       организаций в соответствии с  уставом (Положение об организации)  если

       на бланке уже есть герб  РФ или герб субъекта РФ, то  эмблему не

       воспроизводят.

    4. – код организации расставляют  по общероссийскому классификатору

       предприятий.

    5. – код формы документа расставляют  по общероссийскому классификатору

       управления документации.

    6. – наименование организации  должно соответствовать наименованию,

       закрепленному учредительному документу.  Наименование на иностранном

       языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и

       располагают ниже наименования  на русском языке. Пример:           ООО

       «СИГМА»

                                            “SIGMA” Ltd

    7. – справочные данные об организации  включают: почтовый адрес,

                                                         номер телефона и

       другие сведения по решению организации (номера            факсов,

       счетов в банке, адрес электронной  почты, web – страница в

                                      интернете). Пример:     352290

       Краснодарский край

                                 Отрадненский р-н

                                  Ул. Мира

                                  АО «ОГОНЕК»

                                  Р/с 20012345627744121235

                                  Тел.:

                                  Факс:

    8. – наименование вида документа  составляемого или изданного  в

       организации регламентируется уставом  и должно соответствовать видам

       документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется

       заглавными буквами и пишется  на всех документах кроме писем.

    9. – датой документа является  дата его подписания или утверждения.

       Оформляется тремя парами арабских  цифр, следующей последовательности:

       день, месяц, год.

   10. – регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера,

       который можно дополнять.

   11. – ссылка на регистрационный  номер включает регистрационный  номер и

       дату, на который дается ответ.

   12. – указывают в том случае  если затруднено его определение  по

       реквизитам.

   13. – гриф ограничения доступа  для служебного пользования (СЕКРЕТНО),

       конфиденциально (коммерческая тайна)  расставляется без кавычек в

       правом углу.

   14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в

       именительном падеже, должность в дательном падеже.

   15. – гриф утверждения документа  расставляется в правом верхнем  углу

       документа. Документ может утверждаться  должестным лицом или

       специальным создавшим документом. При утверждении документа

       должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ»,

       наименование должности лица  утверждающего документ, личная  подпись и

       её расшифровка, ее дата.

   Пример:                          УТВЕРЖДАЮ

                                             Гениральный директор

                                          ЗАО «ГРАНД»

                                         Личная подпись расшифровка подписи

   16. – резолюция  пишется руководителем  непосредственно на документе  и

   включает:

    - фамилию исполнителя (кому поручается)

    - содержание поручения (конкретные  действия)

    - срок исполнения

    - подпись руководителя и дата  подписания.

Пример:  Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

            К 18.09.01 личная подпись  18.08.01

17. –  заголовок к тексту включает  краткое содержание документа.  Заголовок

согласуется наименованием вида документа и  может отвечать на вопросы: о

чем, о  ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

               2). АКТ

                    списания продукции.

18. –  отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением,

осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на

поле  документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе

«контроль».

19. –  текст документа обычно состоит  из двух частей. В первой части

указывается причины, основания, цели составления  документа. Во второй

выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание

документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную

часть.

20. –  если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его

наименования, количество листов и экземпляров. При  наличии нескольких

приложений  то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.

                        2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17

экз.

      Приложение к распорядительным  документам должно оформляться  в правом

верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия

распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.

Пример:                                    Приложение 1

                                           К приказу директора ОАО «ЭРА»

                                           От 01.04.2001 №12

21. –  подпись включает наименование  должности лица подписавшего  документ (с

указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись

и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.