Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации

Понятие о документе, корреспонденции  и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система  документации.

      Делопроизводство (традиционное определение)  – сфера деятельности

связанная с обработкой информации.

      Делопроизводство (соврем.) – это  отрасль деятельности связанное  с

организацией  работы с официальными документами. 

                                  РАЗДЕЛ 1 

    Понятие о документе, корреспонденции  и делопроизводстве. Унификация  и

              стандартизация документов. Система  документации.

План:

   1. понятие о документе.

   2. виды документов.

   3. функции документов. Системы документации.

   4. правила оформления управленческих  документов. Понятие «реквизиты»

      документов.

1.1.

      Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с

реквизитами,  позволяющими её идентифицировать (различить).

      Понятие делопроизводства базируется  на понятии документирования.

      Документирование – запись информации  на различных носителях по

установленным правилам.

      Документирование регламентированный  процесс записи информации на

бумаге  или ином носителе обеспечивающий её силу.

      Создание  документов может осуществляться  на естественном или

искусственном языках с использованием новых носителей информации. При

документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При

документировании  на искусственных языках создаются  документы на машинных

носителях.

      Средства документирования –  орудие используемые человеком  для

создания  документов:

    - простые средства (ручки, карандаши)

    - механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно

      кино и видео техника)

    - средства автоматизации (компьютерная  техника).

   В зависимости от используемых  средств документации различают  способы

   документирования (кино фото фоно документирование, электронное и

   текстовое документирование).

      Документирование предполагает  соблюдение установленных правил  записи

   информации, специфических для каждого  типа документов. Соблюдение этих

   правил придает юридическую силу  создаваемым документам.

      Юридическая сила – свойство  официального документа, сообщаемое  ему

   действующим законодательством,  компетенцией издавшего его оформление.

      Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой

   разновидности комплексов документов.

      Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование

   вида документа, адресат, дата, подпись).

        Современные требования к оформлению  организационной распорядительной

   делопроизводства (ОРД) зафиксированные  в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97).

   Государственным стандартом установлен  не только состав реквизитов (29) но

   и зоны и последовательность  их размещение на документе.

      Формуляр – совокупность реквизитов  документов и схема их рассположения

   на документе.

      Наличие формуляра установленного  в гос.стандарте обеспечивает единство

   документирования и единство  документации как в рамках  одного предприятия,

   так и  в стране в целом.  В обществе документ является  основным носителем

   управленческой, статистической, научной,  технической, и иной социально-

   значимой информации.

      Документы - носители первичной  информации. Именно в документах

   информация фиксируется впервые.  Это свойство позволяет отличать  документы

   от других источниках  информации (книг, газет, журналов) содержащих

   переработанную вторичную информацию.

      Стандартизация – это деятельность  по установлению норм, правил  и

   характеристик в целях обеспечения:

    - безопасности продукции, работ  и услуг; жизни и здоровья

    - технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой

      продукцией

    - экономии всех видов ресурсов.

   Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую

   государственную систему стандартизацию  – иерархически организованную

   систему классификации и самих  ГОСТов.

      В целях сокращения количества  применяемых в деятельности учреждения

   документов, типизации их формы,  снижения трудовых, временных и

   материальных затрат на их  подготовку и обработку, достижения  информации.

   Совместимости автоматизированных  баз данных в народном хозяйстве

   проводятся работы по унификации  документов и созданию унифицированных

   систем документации (УСД).

      УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа,

   обеспечивающих документированное  представление данных в определенных

   видах хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление

   единообразия состава и форм  управленческих документов создаваемых  при

   решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

   классификаторы технико-экономической с социальной информации,

   обеспечивающих интегративную автоматизированную  обработку данных.

      Государственная система документированного  обеспечения управления

   (ГСДОУ) – это совокупность  принципов и правил устанавливающих  единые

   требования в документации управленческой  деятельности и организации

   работы с документами в органах  государственного управления на

   предприятиях.

      Основная цель ГСДОУ упорядочивание  документа оборота организации

   сокращения количества и повышение   количества документов, создание

   наиболее благоприятных условий  для применения технических средств  и

   современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

   управленческой деятельностью, организации  работы с документами,

   механизации и автоматизации  работы с документами.

   1.2.

      Различают следующие виды документов:

    - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и

      средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

    - По происхождению (служебные  и личные документы).

    - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

    - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,

      временные).

    - По месту составления (внутренние  и внешние).

    - По наименованию (проказы, указы,  отчеты).

    - По стадиям создания (выписки,  отпуск, оригиналы).

  1.3.

      в социальном плане любой документ  полифункционален, т.е. выполняет

множество функций, что и позволяет ему  удовлетворять различные человеческие

потребности.

      Среди функций документа выделяются  общие и специфические.

                               ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

    - информационная (любой документ создается для сохранения информации

      т.к. необходимость зафиксировать  информацию – причина появления

      документов)

    - социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку

      любой документ порожден той  или иной социальной потребностью)

    - камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между

      отдельными элементами общественной  структуры в частности между

      учреждениями)

    - культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных

      традиций).

                           СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

 - управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией

   наделены так называемые управленческие  документы специально создаваемые

   для реализации целей управления)

    - правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых

      норм и правоотношений в обществе)

    - функция исторического источника (документ выступает в качестве

      источника исторических сведений  о развитии общества).

1.3.

      Системы документации – совокупность  документов взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения вида сферы  деятельности единых

требований  к оформлению.

      Управленческие документы составляют  ядро управленческой документации.