Понятие делопроизводства

Содержание

     Введение………………………………………………………………………3

1. Понятие делопроизводства………………………………………………5
2. Советское делопроизводство…………………………………………….9
3. Современное делопроизводство………………………………………...14

Заключение…………………………………………………………………...16

Список  используемой литературы………………………………………….17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
Введение

Делопроизводство  — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение  своевременного и правильного создания документов 
(документирование);

• организацию  работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы»  различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и  т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. 
Актуальность данной темы заключается в важности описания делопроизводства новейшей истории России. Корни современного делопроизводства лежат в советской эпохе. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому ознакомление с ними позволяет улучшить кругозор и квалификацию специалистов.

Целью данной работы является рассмотрение современного и советского делопроизводства, выявление особенностей, отрицательных и положительных сторон.

Задачи:

• Рассмотрение понятия делопроизводства и документооборота
• Исследование истории и особенностей делопроизводства в советское время
• Анализ современного периода

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие делопроизводства

Подготовка  любого документа заключается главным  образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь  объём документов, обращающихся в  организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

     Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по

разработке  и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.                                  

     Документооборот – это движение и учёт документов (получение,

обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее  хранение, отправка).

В советское  время был установлен единый порядок  документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

Документ и  его функции                         

В процессе хозяйственной деятельности людей  всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе

управления  реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).

Документ  – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа

обеспечивается  воздействие на группы людей для  организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной  России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания.

 Организация документооборота                      

     Документооборот – это движение документа на предприятии, в

учреждении  с момента их получения или  создания до завершения исполнения или отправки.                                   

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

· Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы

сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);

· Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

·Порядок прохождения процесса обработки основных видов

документов  должны быть единообразными. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Документопоток  входящих документов составляют:

·              Документы вышестоящих организаций, органов власти;

·              Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-

учётную документацию и различного рода запросы;

·              Документы организаций-смежников  и прочих организаций,

обменивающихся  информацией для решения вопросов, требующих совместных

действий;

·              Жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

·              Приём входящих документов;

·              Первоначальная (экспедиционная обработка);

·              Предварительное рассмотрение и  распределение;

·              Регистрация;

·              Рассмотрение документов руководством;

·               Исполнение резолюций;

·              Отправление.

   Регистрация   и   учёт   поступающих   в   организацию  документов   

В настоящее  время документы могут быть получены не только по почте, но и

приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.

Делопроизводственные  службы обязаны обеспечить учёт и  контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию.

Все поступающие  в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении  документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений.

Неправильно адресованные и повреждённые документы  возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов. 
 
 
 
 
 
 
 

2. Советское делопроизводство

События октября 1917 года в корне изменили систему государственных учреждений в России.

Организация деятельности советской администрации  потребовала установления новых  правил документирования. Был издан  ряд законов, регламентировавших порядок  внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом.

Руководству страны необходимо было срочно заняться делопроизводственными проблемами. Было решено начать с форм документов.

Для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х годов были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других видов документов.

Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага (размер бумажного листа), чернила (к использованию разрешались только синие, фиолетовые и черные чернила, так как остальные краски выгорают через несколько десятилетий), ленты для пишущих машинок (определенный размер) и так далее.