Понятие делопроизводства

Впервые вводится понятие «офисная мебель», рекомендуемая для конторских помещений.

В начале 30-х  годов вопросами совершенствования  управления занимались общественные организации: Клуб работников административного  дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого  дела. Издавались журналы, на страницах  которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», литографским или другим множительным способом, должны заключать в себе:

1) на  самом верху бланка, слева, слова:  «Российская Федеративная Советская  Республика»;

2) непосредственно  под этими словами – название  ведомства, в ведении которого  состоит данное учреждение, допускается  сокращать, ограничиваясь лишь  начальными буквами, напр.: «К.З.» (Комиссар земледелия), «К.В.Д.» (Комиссариат внутренних дел), «К.П. и Т.» (Комиссариат почт и телеграфов) и так далее;

3) непосредственно  ниже названия комиссариатов  – полное название учреждения  или должностного лица (бывшие  министерства именуются не иначе, как «Народными Комиссариатами);

4) непосредственно  ниже названия учреждения –  административные подразделения  частей последнего (отдел, отделение,  стол, делопроизводство и т.д.);

5) еще  ниже – дата по новому стилю;

6) №  исходящей бумаги, и адрес учреждения или должностного лица.

Бланки, воспроизводимые полностью или  частью от руки, на пишущей машине и  вообще немножительным способом, сведений, означенных выше в пп 1 и 2, содержать  не должны.

Таким образом, формы документов стали  походить на современные, в них вводился минимальный перечень реквизитов.

В 1920-е  годы начался активный поиск оптимальных  подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения. Институтом техники в 1928 году совместно  с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Издавались журналы, на страницах которых рассматривались  проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации  и управления», «Система и организация», рекомендаций, определивший и регламентировавший организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель – усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами.

ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности, которые распространялись только на организационно-распорядительные документы, содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

Внедрение в аппарат управления средств  вычислительной техники привело  к переработке ЕГСД.

В 1988 году руководство архива СССР утвердило её вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (далее – ЕГСДОУ).

Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

«Единая государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации работы с управленческой документацией в стране. Необходимо отметить, что при дальнейших переизданиях ЕГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из неё изымались и добавлялись отдельные положения.

Заметную  роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей  культуры управления сыграли государственные стандарты (далее – ГОСТы).

Первые  ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (далее – ОРД) были введены в действие в 1972 году:

ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения»;

ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр – образец».

В 1990 году они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система  документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам  документов и документам, изготавливаемым  с помощью печатающих устройств.

В 70-е  годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле.

Толкование  терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ был переработан в 1983 году.

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались  нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы  трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 году «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» и «Единые нормы времени (выработки) на машинописные pa6oты», разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 году и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 году и установивший сроки хранения документов.

Развитие  советского делопроизводства в 1970-80-е  годы заложило основу для дальнейшего  формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Несмотря  на долгий путь создания, развития и становления делопроизводства в России до настоящего времени отсутствует единый государственный нормативный документ по документационному обеспечению управления, и, значит, задачу государственного регулирования в сфере делопроизводства ещё предстоит решать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Современное делопроизводство

     Существует  три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

     При централизованной форме организации  делопроизводства все операции по обработке  документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

снизить стоимость делопроизводственных операций;

улучшить  организацию труда делопроизводственного  персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

обеспечить  специализацию и взаимозаменяемость работников;

использовать  прогрессивные и производительные технические средства;

обеспечить  единство организационного и методического  руководства.

В современных  условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно  только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших  учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если  организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении .

С целью  регламентации делопроизводственного  процесса, определения приемов и  способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения . 
 
 
 
 
 

Заключение

В данной работе были рассмотрены вопросы  делопроизводства в советский и  современный период.

 Значение  делопроизводства как одного  из важнейших сфер деятельности  определяется рядом факторов, и  прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием компьютерных технологий.

Правильная  организация делопроизводства – это основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Поставленные  цель и задачи были раскрыты. Рассмотрено  советское и современное делопроизводство, проанализированы их особенности и  схожие черты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список используемой литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2001           

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение

управления): Учебное пособие. – М.: «Дашков  и К°», 2004

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. –

М., ИНФРА-М, 2002.

4. Кузнецова М.В. Делопроизводство. – М., 2000

5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций – М.: ИНФРА-М, 2001

6. Стенюков  М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 1999