Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………………………………6

Унификация  и стандартизация документов…………………………………………….8

Унифицированные системы документации……………………………………………12

Общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации………………………………………………………………………………18

Заключение  ………………………………………………………………………………25

Список  литературы………………………………………………………………………26 
 

 

Введение

      Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты  (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Работа  по унификации включает:

• Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

      Значение  унификации документов возрастает в  связи со все более широким  внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

 

Унификация  и стандартизация документов

 

      Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.

      Система ДОУ включает три взаимосвязанных  составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

      Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных  правовых актов и  методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.

      Основные  требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.

      Огромное  количество документов вызывает необходимость  их стандартизации и унификации.

      Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

      Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.

      В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.

      Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

      К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей  страны, относятся:

• государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
• применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
• правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• стандарты отраслей;
• стандарты предприятий;
• стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.

      Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

      Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое  значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.

      Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных  органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

      Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов документов;
• требования к составу реквизитов документов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

      Все государственные стандарты, действующие  на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему  стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования  самих государственных стандартов.

      Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.

      Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения  в организациях:

• единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
• новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
• делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
• правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
• правил проектирования бланков документов;
• правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
• правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.

      ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

      Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты  на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

      ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации  и кодирования технико-экономической  информации;

      ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

      ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

      ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

      ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

      ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

      ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

      ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему  еще при регистрации первого  терминологического стандарта в 1970 г.).

Унифицированные системы документации

 

      Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

      В целях сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации  их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).