Унификация и стандартизация документов

      Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

      1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
• Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.

     2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
• Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
• Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

     3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
• Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

      Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.

ОКУД  содержит информацию об унифицированных  системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;
• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
• сокращения количества применяемых форм;
• исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм
• документов на основе их регистрации;
• контроля за составом документов и исключения дублирования
• информации, применяемой в сфере управления;
• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

     Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

     В ОКУД приведены наименования и кодовые  обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:

 

Приведем  для примера основные документы  УСОРД  с кодовыми обозначениями  по ОКУД:

• 0273060 - заявление об увольнении;
• 0221052 - должностная инструкция для категорий ИРТ и служащих аппарата управления предприятия;
• 0284070 - объяснительная записка;
• 0227103 - правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия;
• 0222152 - штатное расписание аппарата управления предприятия;
• 0211112 - приказ о создании предприятия;
• 0271020 - анкета (кадровая);
• 0276030 - график отпусков;
• 0283110 - приказ о поощрении;
• 0273110 - приказ об увольнении;
• 0229140 - регистрационно-контрольная карточка.

      Код унифицированной формы документа  в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

      В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

      Каждая  позиция классификатора состоит  из двух блоков:

• блока идентификации;
• блока наименований объекта классификации.

      Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:

      XX XX XXX X

      Здесь первые две цифры обозначают класс  форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный  номер, а последняя цифра - контрольное число.

      Например, код Расчетной ведомости по страховым  взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная  система документации Пенсионного  фонда;

01 - Документация  по учету и распределению средств;

004 - Расчетная  ведомость по страховым взносам  в Пенсионный фонд;

6 - Контрольное  число.

      В кодовом обозначении унифицированной  формы документа отражены следующие признаки классификации:

• первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
• третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
• пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
• восьмой знак - контрольное число.

      Блок  наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

      Кроме того, в Унифицированной системе  отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

      Коды  ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа.

      Другой  классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления,   -  "Общесоюзный классификатор предприятий и организаций" (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления.

     

     Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения: 

     ОКПО  способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

     Каждый  работник управления должен иметь необходимые  сведения по структуре и использованию  этих нормативов.

     В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях:

• ликвидация учреждения;
• потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам;
• объединение учреждений;
• переименование учреждений;
• изменение территориально-административного расположения учреждения;
• перевод учреждения в другое министерство, ведомство;
• ввод в действие нового учреждения;
• образование нового учреждения в результате разукрупнения.

      Эти два классификатора предоставляют  исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90.

 

      Заключение 

      Выбранная тема курсовой работы в настоящее  время очень актуальна, так как  при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

      Стандартизация  позволяет установить и применить  определенные правила в оформлении документов.

      Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению.

      Все государственные стандарты, действующие  на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      Классификаторы  являются нормативными документами, содержащими  систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные  группировки, и присвоенные им коды. 

 

Список  литературы 

1. А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002.
2. О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. - Ростов н/Д., Феникс, 2001.
3. В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. - М., Экономика, 1989.
4. М.Т. Лихачев,  Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.
5. М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. - М., 1998.
6. О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003.
7. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002.
8. В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002.
9. Е.А. Степанов. Секретарское дело. - М.,1998.
10. Е.А. Степанов. Делопроизводство. - М., 1999.