justify">      Унифицированная система документации -  это совокупность взаимоувязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

      В основе создания УСД лежит метод  унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

      Одновременно  с разработкой УСД разрабатываются  классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

      В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

• документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;

• документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
• документация по распорядительной деятельности организации;
• документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
• документация по приему на работу;
• документация по переводу на другую работу;
• документация по увольнению с работы;
• документация по оформлению отпусков;
• документация по оформлению поощрений;
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

      УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.

      УС  состоит из 3 подсистем:

• по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
• кадровой документации;
• автоматизированного контроля исполнения документов.

      УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих  требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.

      Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

2. Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;

• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
• выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
• документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
• бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда;
• документация по статистике материальных ресурсов;
• документация по статистике финансов;
• документация по социальной статистике;
• документация по статистике промышленности;
• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• документация по статистике капитального строительства;
• документация по статистике внешнеэкономических связей;
• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документация по статистике транспорта и связи;
• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

      УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные  и хозяйственные органы статистическими  данными о выполнении планов, эффективности  производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;

• регистры бухгалтерского учета;
• первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;
• документация по трудовым отношениям;
• документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• документация по охране труда;
• документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

• документация по учету и распределению средств;
• документация по планово-экономической деятельности;
• документация по контрольно-проверочной деятельности.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

• оперативно-коммерческая документация;
• товаросопроводительная документация;
• расчетная внешнеторговая документация;
• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• транспортная внешнеторговая документация;
• экспедиторская внешнеторговая документация.

      Разработка  УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

      Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений  и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

      Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов  подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

      Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов  регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных  систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

      Наряду  со стандартизацией и унификацией  документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

      Трафаретизация - это способ унификации текстов  документов, который состоит в  том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

      Трафаретизация  позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению  культуры делопроизводства. 

Общероссийские  классификаторы технико-экономической и социальной информации

 

      Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах  деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая  деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

      Классификаторы  технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

      Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

      В настоящее время разработано  и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

      В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.