Понятие и цели использования архивных документов

       Исполнение  запроса складывается из нескольких этапов:

       - прием запроса и работа с  заявителем;

       - поиск запрашиваемой информации;

       - составление и выдача заявителем  ответов на запросы.

       При приеме запроса необходимо уделить  большое внимание  составлению  запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению запроса.

       Наконец, если запрос относится к категории платных, следует в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например:

       «Сообщаем, что исполнение запросов является в  архиве платной услугой, и поиск  сведений начнется после получения  Вашего согласия на оплату. В связи  со сложностью запроса стоимость  поиска может составить значительную сумму».

       Государственный архив не может взимать плату  за исполнение социально-правовых и  консульских запросов, запросов органов  государственной власти и местного самоуправления для использования  в служебных целях, а также  за научно-техническое информирование организации системы Росархива и др. Тематические запросы граждан, как правило, выполняются за плату.

       Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно  касается.

       При поиске запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения.

       Срок  пересылки непрофильного запроса  заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя  или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

       Срок  исполнения запросов на основании научно-справочного  аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.

       Срок  исполнения запроса, требующего обращения  к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности  запроса руководитель архива может  продлить этот срок, но не более чем  на  30 дней.

       Особое  внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по поиску документов.

       В приоритетном порядке исполняются  запросы органов государственной  власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.

       Для повышения результативности поиска необходимо: во-первых, совершенствовать систему архивных справочников по личному  составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиям внутренней и внешней политики.

       При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов: архивной справки; архивной копии; архивной выписки; информационного письма; тематического перечня документов; тематической подборки; тематического обзора документов.

       Архивная  справка -  документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий или не подтверждающий) информацию об имеющихся в документам архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра).

       Архивная  копия – это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

       Архивная  выписка – это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященный нескольким, не связанным между собой вопросам.

       Информационное  письмо – это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

       При исполнении тематических запросов организаций  и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

       Тематический  перечень документов -  систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

       Тематическая  подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

       Тематический  обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику  документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

       Подготовка  этих информационных документов очень  трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласию с ним. Если эта работа проводится не по обращению  органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

       В соответствии с законодательством  помимо архивных справок гражданам  для защиты их прав и интересов  могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которого является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. к сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.

       Инициативное  информирование учреждений и организаций, структурных  подразделений о  документах архива по профилю их деятельности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица: для государственного архива – органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации, зарубежные научные и культурные организации; для ведомственного архива – руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

       Работа  по инициативному информированию ведется в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за прошедшие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям: если администрация одного административного округа запросила подборку об истории дорожного строительства, возможно, эта информация понадобится другой администрации. Особое внимание следует обращать на тематику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают.

       Затем следует наметить темы для выявления  документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы, разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службе учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации.

       Впрочем, в практике работы некоторых архивов  включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.

       Затем осуществляется выявление документной  информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

       В результате работы по инициативному информированию в государственном или ведомственном архиве, как правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.

       Но  главным результатом работы по инициативному  информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование  информации, когда потенциальный потребитель станет станет реальным. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию является повышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.

       Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных договоров на коммерческое использование документов и др. если в государственном архиве создается маркетинговая служба, инициативное информирование возлагается на нее.

       Предоставление  документов пользователям  через читальный  зал для исследовательской  работы. В государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение – читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организаций и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.

       Предоставление  документов и научно-справочного  аппарата в читальном зале архивов  осуществляется бесплатно. В государственном  архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изучить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взиматься за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, срочность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте.

       Расписание  работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в  справочниках или размещено на сайте  архива в Интернет.

       Правила работы исследователей в читальном  зале данного архива должны находиться в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах  государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998г.

       При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления и заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов.