Понятие и цели использования архивных документов

       В ведомственном архиве на каждого  пользователя заводится карточка с  указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

       В случае повреждения или хищения дел, внесения изменения в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.

       Выдача  подлинных документов и дел во временное  пользование. Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных  фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

       Особое  внимание следует обратить на обеспечение  сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное  пользование, в котором перечисляются  шифры выданных дел.

       Обеспечение доступа граждан  к информации о них

       По  требованию гражданина ему предоставляются  для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут  быть изготовлены их копии на бесприбыльной  основе. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

       Реабилитированным лицам или в случае их смерти - родственникам и наследникам  в установленном порядке обеспечивается право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений о третьих лицах без их согласия.

       Не  допускается внесение изменений  в имеющиеся на хранении в архиве документы в случае выявления  лицом недостоверных сведений о  нем. В таких случаях к документам по инициативе лица или правоохранительных органов могут быть приобщены справки, уточняющие сведения о лице, справки о реабилитации и другие документы, что оформляется актом о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов и отражается в листе-заверителе дела и соответствующей графе описи.

       Ответственность работников архива при  работе с документами  ограниченного доступа

       Сведения, содержащие государственную тайну, а также сведения конфиденциального  характера, ставшие известными работнику архива в силу его должностных обязанностей, не подлежат огласке либо незаконному использованию. Руководители, а также работники архива, осуществляющие комплектование, хранение и использование документов, содержащих сведения ограниченного доступа, обязаны обеспечить исполнение законодательства Российской Федерации по вопросам защиты государственной тайны и конфиденциальной информации, а также режим доступа к документам, установленный фондообразователем или его правопреемником.

       Не  разрешается использовать в выступлениях в средствах массовой информации, лекциях, а также научной и преподавательской деятельности информацию ограниченного доступа, ставшую известной работнику архива в связи с выполнением им служебных обязанностей, а также прямо или косвенно использовать или передавать ее третьим лицам.

       Организация работы архива по подготовке выставок документов

       Выставка  документов - это художественно оформленная  подборка документов и/или их копий  на определенную тему, предназначенная  для публичной демонстрации (экспонирования).

       Выставка  документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может  в установленном порядке принимать  участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.

       На  базе выставки могут проводиться  экскурсии, научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, "круглые столы" и  др.).

       Выставка  может сопровождаться рекламой с  целью привлечения посетителей. Для рекламы выставки архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставки готовятся пресс-релизы; желательно издание каталога выставки.

       Использование документов архива в средствах массовой информации

       Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической  печати, радио и телевизионных  передач, кинофильмов.

       Для периодической печати архив готовит статьи о составе и содержании документов, архивных находках и т.п., статьи и подборки документов по определенной тематике.

       Использование документной информации в радио  и телепередачах проводится в  форме бесед, хроник, информаций, интервью, репортажей, рекламы и др.

       Документы могут быть предоставлены архивом  кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям  печатных изданий, издательствам и  т.п. для подготовки сценарных планов, создания художественных, документальных, художественно-публицистических, научно-популярных и учебных программ и фильмов, издания печатной продукции.

       Организация и проведение информационных мероприятий с  использованием документов

       Информационные  мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме "вопрос - ответ", показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.

       Встречи с общественностью - могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов, и информационные, на которых участники информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах.

       Экскурсии в архив - могут быть обзорными (о  составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией  комплекса документов архива по определенной тематике).

       Презентации, "Дни открытых дверей" - проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.

       Лекции, доклады - готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.

       Устные  журналы - как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При  их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках  и находках.

       Читательские  конференции - организуются для пользователей, работающих или намеревающихся работать в читальном зале архива, в целях  информации о составе и содержании архивных фондов и НСА к ним, о  новых поступлениях, рассекреченных документах, об информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания в читальном зале.

       Уроки для студентов и школьников - организуются на основе договоров архива с высшими  и средними учебными заведениями  в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий.

       Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры. 
 
 
 

Список  использованных источников и литературы

Литература 

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова.  3-е изд., доп.  М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Материалы сети Интернет

2. "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru.
3. Об архивном деле в РФ:  Федер. закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.rusarchives.ru.