Основы управления и делопроизводства в органах внутренних дел

justify">     В информационных процессах управления следует выделить два содержательных аспекта: во-первых, процесс обмена информации между элементами системы; во-вторых, процесс сбора, обработки, хранения и использования информации. Иными словами, первая информация - это информационные связи внутри подразделений и служб органов внутренних дел (по горизонтали и по вертикали); вторая -система сбора, обработки, хранения и использования информации.

     Как показывает анализ основных направлений  в России и за рубежом, важнейшим  из них является переход к интегрированным  информационным системам.

     В последнее время для правоохранительных органов стали разрабатываться новые информационные системы - криминальные ин-формационные системы или оперативные информационные системы (ОИС), объединенные в интегративные системы.

     Наиболее  полно эта концепция была реализована в Концепции развития системы информационного обеспечения органов внутренних дел в борьбе с преступностью, утвержденной приказом МВД РФ от 12.05.93 г. №229. В этой концепции определены основные задачи и принципы построения интегрированных информационных вычислительных систем (ИВС). Наиболее важными являются:

     - интеграция баз данных и вычислительных  ресурсов;

     - формирование и сопровождение  проблемно-ориентированных банков  данных массового пользования;

     - обеспечение санкционированного оперативного доступа пользователей;

     - внедрение безбумажной информационной  технологии на всех уровнях  управления

     Управление  и информация в управленческой деятельности органов внутренних дел неразрывно связаны между собой. Информация является базой, на основе которой строится система в целях достижения сформулированных целей

     Рассмотрим  понятие, сущность и виды информации в управлении органами внутренних дел.

     Понятие информации в социальной сфере по своему смысловому значению ближе всего подходит к понятиям «сведения», «данные» со всеми присущими им свойствами, достоверностью, полно-той, первичностью, вторичностью, старением и другие.

     Под информацией в управлении следует понимать любые сведения, об объекте и окружающей среде, интересующие нас при достижении поставленных целей.

     Информация  в органах внутренних дел - это  прежде всего сведения, отражающие состояние охраны общественного  порядка и борьбы с преступностью, окружающей среды, характеризующие силы и средства, а также результаты их деятельности.

     Информация  в управляемых системах характеризуется  рядом свойств имеет определенную самостоятельность, может неоднократно использоваться, храниться, поддается обработке и математическому анализу, преобразованию, количественно измерима, обладает непрерывностью, системностью и другими качествами. Информация в управленческой деятельности имеет ряд аспектов:

     правовой, количественный, вероятностный, смысловой, прагматический и другие.

     В управленческой деятельности органов  внутренних дел циркулирует разнообразная информация. Ее материальными носителями могут быть правовые и нормативные документы, табулеграммы, магнитные ленты, диски и другие.

     К информации в органах внутренних дел предъявляется ряд требований, непрерывность, достоверность, полнота, своевременность, обновляемость, систематичность, выбор оптимального объема и доступность для машинной обработки

     Управление  представляет собой замкнутый цикл процесса упорядочения, согласования усилий различных элементов системы в целях выполнения поставленных задач. По большинству мнений специалистов, управленческий цикл включает в себя: формулирование цели, постановку задач, сбор, обработку и анализ информации с целью выработки, обоснования и принятия решения, организации его исполнения, регулирования и контроля. Все перечисленные элементы и стадии управленческого цикла информация как бы пронизывает. Буквально каждый элемент (стадия) управленческого цикла связан с оперированием или работой с информацией. Следовательно, требование непрерывности информации является основополагающим, так как без постоянно поступающей информации невозможен процесс управления .

     Требование  достоверности не нуждается в особом разъяснении. Само собой разумеется, что при отсутствии достоверной информации невозможно осуществлять управление Кроме того, в реальной жизни, в том числе в управлении органами внутренних дел, приходится часто сталкиваться со случаями поступления ложной информации, и лицу, принимающему управленческое решение, следует ее распознавать. Например, ложные сообщения о преступлениях, поступающие по телефону в дежурную часть органа внутренних дел. Эта задача весьма актуальна в связи с большой плотностью поступающих сообщений и ограниченностью сил и средств в распоряжении дежурного.

     Требование  полноты информации в управлении в настоящее время весьма злободневно. Особо остро эта проблема стоит на уровне горрайорганов внутренних. В низовые подразделения идет большой поток управляющей информации, в свою очередь от них требуется значительное количество информационно-аналитических материалов, не предусмотренных нормативными актами. Кроме потока циркулирующей информации по вертикали немалую долю в работе горрайлинорганов внутренних дел занимает подготовка информации по горизонтали. В связи с этим возникает проблема полноты информации на всех уровнях управления в системе органов внутренних дел. Информации должно быть столько, чтобы можно было подготовить и принять рациональное решение.

     Своевременность поступления информации порой решает исход дела. Органы внутренних дел  организуют управление силами и средствами в условиях быстро меняющейся оперативной обстановки, следовательно, своевременность поступления информации о многом определяет успех операции. В частности, в раскрытии преступлений «по горячим следам».

     Систематичность поступления информации способствует непрерывности процесса управления в условиях резко меняющейся оперативной обстановки. Например, при реализации специального плана по предупреждению и пресечению групповых нарушений; по розыску скрывающихся и задержанию вооруженных преступников и др.

     С появлением современных электронно-вычислительных машин, математического обеспечения, а также научных методов (в том числе количественных) обработки информации существенными требованиями являются. обновляемость информации, выбор ее оптимального объема и доступность для машинной обработки.

     Ранее проблема обновляемое/ли была чрезвычайно  сложна из-за неэффективных способов сбора, обработки, хранения и поиска необходимой информации. С появлением современных ЭВМ эта проблема значительно упростилась. Поиск и стирание устаревшей и ненужной, а также запись новой информации происходит теперь намного быстрее.

     Несмотря  на наличие быстродействующих ЭВМ  и новых методов обработки  информации, проблема выбора ее оптимального уровня постоянно актуальна. На каждом уровне управления информации должно быть столько, чтобы система могла успешно осуществлять свои функции. Избыток же информации затруднит процесс выработки, обоснования и принятия управленческого решения.

     Информация  должна быть доступной для машинной обработки, так как ЭВМ воспринимает информацию в двоичной системе исчисления, а мы пользуемся алфавитной десятичной системой, то информацию с алфавитной и цифровой мы должны преобразовать в машинный язык (двоичный) Буквы алфавита и десятичные цифры записываются на машинные носители комбинацией двух цифр 0 и 1. На выходе ЭВМ стоит ретранслятор, который автоматически преобразует машинный язык в обычную алфавитно-цифровую информацию и отпечатывает ее на АЦПУ (алфавитно-цифровом печатающем устройстве).

     Понятие и основные направления аналитической работы в органах внутренних дел.

     Современная наука управления располагает обширным арсеналом научных методов решения управленческих задач, позволяющих субъекту управления наиболее эффективно их решать Обеспечение тесной интеграции науки с практикой, совершенствование методов управления - одна из важнейших задач совершенствования деятельности органов внутренних дел.

     Внедрение в практику органов внутренних дел этих методов является одной из неотложных задач научной организации управления.

     Возрастание роли научного подхода к управлению теми социальными процессами, которые являются сферой приложения управляющих воздействий со стороны органов внутренних дел, существенно подняло значение аналитической работы.

     Увеличение  объема информации, повышение требования к эффективности управления и усиление интенсивности работы органов внутренних дел вызывает повышенное внимание к вопросам анализа факторов, влияющих на состояние преступности к вопросам анализа факторов, влияющих на состояние преступности и результаты борьбы с ней Успешная деятельность органов внутренних дел по предупреждению правонарушений возможна только при систематическом изучении причин, порождающих эти правонарушения, предпринимаемых мер по борьбе с ними и выработки на основе данного изучения эффективных профилактических мероприятий

     В процессе познания сложных социальных объектов для решения проблем  управления методы познания, как правило, применяются в единстве, что наглядно иллюстрируется примером выработки управленческого решения.

     Анализ - это метод теории познания, когда  путем мыслительной деятельности целое  делится на части.

     Анализ как целостная функция управления может быть представлена состоящим из двух блоков

     1 Познавательно-программирующая функция

     2 Функция воздействия

     Нет такой социальной системы, которая  функционировала бы только ради себя. Любая система существует для чего-то, воздействует на что-то конкретное. Цель функционирования системы органов внутренних дел состоит в обеспечении установленного правопорядка и борьбы с преступностью, эта цель определяет и направление управляющих воздействий. Следовательно, мы можем говорить об управляющих воздействиях системы органов внутренних дел на правопорядок и преступность. Преступность может быть рассмотрена как своего рода специфическая система, являющаяся для органов внутренних дел одновременно и компонентом внешней среды и объектом управления, а внутренняя сторона системы органов внутренних дел направлена на поддержание самой управляющей системы.

     Анализ  обеспечивает изучение отклонений в заданном состоянии функционирования системы, особенностей среды, а также условии способствующих или мешающих достижению стоящих перед системой целей Сущность аналитической работы обуславливает ее роль и место в процессе управленческой деятельности.

     Дадим определение аналитической работы в органах внутренних дел «Аналитическая работа в органах внутренних дел - это постоянная исследовательская деятельность, охватывающая своим содержанием широкий комплекс организационных мероприятий и методических приемов для изучения и оценки информации о состоянии преступности и общественного порядка, результатах практической деятельности органов внутренних дел по выполнению стоящих перед ним задач, а также об условиях, в которых эти задачи решаются, и обеспечивающая целенаправленное управление и оценку эффективности управляющих воздействий».

     МВД РФ уделяет особое внимание совершенствованию аналитической работы.

     В 1987 году разработан и принят нормативный (ведомственный) акт о совершенствовании  информационной и аналитической работы в органах внутренних дел. В нем упорядочен порядок составление аналитических справок и перечислены адреса отправки

     Существенные  изменения в вопросах информационно-аналитической работы внесены приказом МВД РФ №433-1995 г.

     Приказом  категорически запрещается направление в нижестоящие органы внутренних дел документов, не установленных норм.

     Ежемесячно  по каждому подразделению органов  внутренних дел определен объем, источники и периодичность получения и использования криминологической, социально-экономической, оперативно-розыскной, административно-правовой, производственно-хозяйственной и другой информации, необходимой для глубокого и всестороннего анализа оперативной обстановки и принятия эффективных управленческих решений.

     Проблема  оптимизации информации на различных уровнях управления органами внутренних дел в настоящее время одна из наиболее актуальных С развитием электронно-вычислительной техники и науки управления на данном этапе эти задачи (оптимизации информации) могут быть успешно решены.

     По  срокам информационно-аналитической работы в органах внутренних дел подразделяется:

     1) за сутки, неделю, месяц - постоянно,