Основы делопроизводства

         ФГОУ ВПО  

             «Сибирский федеральный университет»

                  Институт архитектуры и строительства  

                                  
 

                                                                 

     Контрольная работа. 

     Делопроизводство.

        
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                               Выполнила: студентка второго курса

                                                                       ВЗФ, шифр – 0710019, «Э и УП»

                                                                                   Руденко Анна Сергеевна                                                                       

                                                                    

                                                  Проверил:  
 
 
 
 

                           

                               
 

                                   Красноярск,2010 
 

    Введение  

    Приступая к изучению курса, прежде всего следует  ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

    Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Часть. 

Что такое  делопроизводство? 

    Делопроизводство  — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

    Современное делопроизводство включает:

    •    обеспечение своевременного и правильного  создания документов (документирование);

    •    организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация,  подготовка документов для сдачи  в архив, уничтожение).

    Параллельно с термином «делопроизводство» в  последние десятилетия используется термин документационное обеспечение  управления (ДОУ). Его появление связано  с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

    Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

    Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

    Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

    Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

    •    прием и первичная обработка документов;

    •    их предварительное рассмотрение и  распределение;

    •    регистрация документов;

    •    контроль исполнения документов;

    •    информационно-справочная работа;

    •    исполнение документов;

    •    их отправка;

    •    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

    Раскроем  некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

    Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

    «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

    В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

    В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа?

    Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

    В документоведении документ рассматривается  как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

    Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

    Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

    Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. 
 

    Представим  на схеме взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности органов исполнительной власти. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                      Делопроизводство обеспечивает:                     │

└─────────────────┬────────────────────────────────────────┬──────────────┘

┌─────────────────┴─────────────────┐    ┌─────────────────┴──────────────┐

│Управление финансовыми,            │    │Документирование мероприятий,   │

│хозяйственными и иными документами,│    │в совокупности образующих       │

│образующимися  в деятельности       │    │деятельность органов            │

│органов  управления                 │    │по соответствующим направлениям │

└───────────────────────────────────┘    └────────────────────────────────┘ 

    Важное  место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые  являются основой документации любого органа государственной власти, органа местного самоуправления.

    Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями органов  исполнительной власти, порядком решения  вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей.