Основы делопроизводства

    2 Часть. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3 Часть. 

    Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед  органами управления, - внедрение электронного документооборота. 22 сентября 2009 г. принято  Постановление Правительства РФ N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

    Что же, на наш взгляд, для этого требуется  с позиции службы документационного  обеспечения управления? Сначала  необходимо разобраться, что понимается под документооборотом. В ГОСТ Р  51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборотом называется "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Во всех учебниках, книгах, статьях, правилах, инструкциях по организации ДОУ при рассмотрении документооборота упор делается на обработку документов в момент их движения, т.е. передачи от одного структурного подразделения другому или от одного должностного лица другому. При этом выделяют документопотоки: входящие (поступающая документация), исходящие (отправляемая документация), внутренние (документация, создаваемая для нужд самой организации).

    Такое деление потоков документов дано и в последних Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477. Затем обычно дается описание всех этапов работы с документами с момента получения или создания.

    Сразу же следует сказать, что этапы  работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки.

    Всегда  документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный  документ создается для выполнения прежде всего управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.

    Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

    Первый  этап работы с получаемыми в организации  документами, как правило, централизован. Но это было так, когда документы  поступали по почте, телеграфу, доставлялись курьером. С появлением факсов и электронной почты документ может быть сразу получен отделом или конкретным исполнителем минуя службу ДОУ. Таким образом, происходит процесс децентрализации получения и отправки документов, что может привести к потере контроля над ним. Следовательно, одна из задач при организации электронного документооборота - обязательно централизовать учет всей поступившей документации. Эта задача легко решается объединением всех компьютеров в единую сеть.

    Первичная обработка документов при получении у всех одинакова и аналогично описана во всех инструкциях.

    Второй  этап - регистрация документов - является центральным. Но он также легко налаживается. Оба этапа технические и зависят  целиком от службы документационного  обеспечения управления.

    Но  затем полученная документация должна быть направлена на исполнение, и вот на этом этапе каждый документ начинает свой путь, и он напрямую зависит от того, как организован управленческий процесс в учреждении. Если нет четкого распределения задач и функций между структурными подразделениями и внутри них между сотрудниками, документы поступают к руководству, которое в резолюции указывает исполнителя. Документ может пройти несколько ступеней: заместитель руководителя, занимающийся данным направлением, управление (департамент), отдел и, наконец, исполнитель. Причем документы по одному и тому же вопросу могут проходить разные пути к исполнению. Порядок прохождения документа должен напрямую зависеть от распределения обязанностей между сотрудниками и наделения их полномочиями для решения вопроса. Когда вопрос будет закреплен за конкретным исполнителем, путь движения документа будет предопределен и выпрямлен.

    Теперь  рассмотрим движение документа, когда  исполнитель готовит документ (ответный или инициативный). Если процесс  решения вопроса не отрегулирован четко, составленный проект документа пройдет несколько инстанций согласования. Однако достаточно часто количество согласований может меняться, и не все визы при анализе процесса оказываются действительно нужными. Таким образом, путь движения подготовленного конкретного документа также напрямую зависит от четкости работы управленческого аппарата и прежде всего при решении типовых задач.

    Сегодня большая работа в этом направлении  ведется при разработке административных регламентов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг. Например, в Тверской области в первой половине 2009 г. регламентировано оказание 46 услуг (из 99). Но на более низком уровне и в том числе в большей части организаций, включая коммерческие, этим никто не занимается.

    Вместе  с тем только совершенствование  самой системы управления является основой для эффективного внедрения  электронного документооборота.

    Внедряемые  сегодня электронные системы  пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е. те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.

    Анализ  общего документооборота прописан достаточно четко. Он также важен для совершенствования  работы управленческого аппарата, т.к., рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на их пути и повторные операции при их обработке. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы:

    - получаемые извне, из других  организаций (входящие документы);

    - созданные в самой организации.

    При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

    Входящие  документы чаще всего анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:

    - от вышестоящих инстанций, в  том числе органов власти и  управления (от них идут руководящие  документы, различные предписания,  приказы, требующие выполнения и т.п.);

    - от подведомственных организаций  (они отчитываются, информируют о  состоянии дел, выступают с  предложениями, просьбами);

    - от других организаций, не находящихся  в соподчиненной связи с данной  организацией. Это могут быть  клиенты, поставщики, покупатели и т.п.;

    - частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

    Обычно  такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация  ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

    Документы можно классифицировать по видам:

    - распорядительные (постановления, решения,  приказы, распоряжения, указания);

    - информационно-справочные (акты, справки,  докладные записки, письма и  т.д.);

    - учетно-отчетные и др.

    Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить  на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или  исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.

    В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные  подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними, зависящие от четкости распределения обязанностей в организации и наделения работника полномочиями при решении вопросов, поставленных в документах.

    Именно  на этом участке организации электронного документооборота и требуется разработка маршрутизации документов по типовым задачам. 

                    ┌──────────────────────────────────┐

      ┌─────────────┤        Входящие документы        │

      │             │   (поступающие от организаций)   │

      │             └───────┬─────────┬─────────────┬──┘

      │                     │         │             │

     \│/                   \│/        │            \│/

┌─────┴──────┐       ┌──────┴─────┐   │      ┌──────┴───────┐

│    Виды    │       │Инициативные│   │      │   Требующие  │

│ документов │      │или ответные│   │      │исполнения или│

└────────────┘       └────────────┘   │      │  присланные  │

                                      │      │ для сведения  │

                                     \│/     └──────────────┘

                         ┌────────────┴────────┐

       ┌─────────────────┤   Корреспонденты:   ├──────────────────┐

       │                 └─┬─────────────────┬─┘                  │

      \│/                 \│/               \│/                  \│/

┌──────┴────────┐  ┌───────┴───────┐  ┌──────┴────────┐  ┌────────┴───────┐

│  Вышестоящие  │  │  Нижестоящие  │  │Несоподчиненные│  │  Частные лица  │

└───────────────┘  └───────────────┘  └───────────────┘  └────────────────┘ 
 
 
 
 
 
 

    Общую схему классификации входящих документов можно представить в следующем виде. 

                 ┌────────────────────────────────────────┐

                 │  Документы, создаваемые  в организации  │

                 └──────────────────┬──┬──────────────────┘

                   ┌────────────────┘  └────────────────┐

                  \│/                                  \│/

       ┌───────────┴──────┐                     ┌───────┴──────────┐

    ┌──┤    Внутренние    ├──┐              ┌───┤     Исходящие    ├──┐