Основы делопроизводства

    │  └──────────────────┘  │              │   └───────┬──────────┘  │

   \│/                      \│/            \│/          │            \│/

┌───┴────────┐  ┌─────────────┴──────┐  ┌────┴──────────┐│┌────────────┴───┐

│    Виды    │ │ Инициативные или во│  │       По      │││  Инициативные  │

│ документов │ │ исполнение заданий │ │корреспондентам│││ или ответные  │

└────────────┘  └────────────────────┘  └───────────────┘│└────────────────┘

                                                       \│/

                                              ┌─────────┴────────┐

                                              │ Ожидающие ответа │

                                              │      или нет     │

                                              └──────────────────┘ 

    Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:

    - внутренние, составленные для нужд  самой организации и циркулирующие  внутри нее;

    - исходящие, предполагающие при  создании отправку в другие  организации.

    Внутренние  документы, как правило, не имеют  этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.

    Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные "во исполнение" заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

    Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

    Документооборот зависит и от такого фактора, как  степень ограничения доступа  к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

    Принципиальная  схема документооборота в организации  была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу, можно представить графически документооборот для организаций, имеющих структурные подразделения, и для небольших фирм, где секретарь-референт один.

    Но  это лишь самая общая схема. При  организации электронного документооборота она должна быть конкретизирована путем добавления маршрута движения каждого документа, решающего конкретную типовую задачу. Такие блок-схемы уже даются как приложение к некоторым административным регламентам. Они делают прозрачным процесс прохождения документа при решении типовой задачи. На сегодняшний день это лишь начало большой работы, которую предстоит провести при внедрении электронного документооборота, призванного сопровождать проведение административной реформы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4 Часть. 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  В БУХГАЛТЕРИИ:

У КАЖДОГО ДОКУМЕНТА СВОЙ ПУТЬ И СВОЕ МЕСТО 

    Бухгалтерский труд, как известно, "завязан" на использовании первичных документов, ведь они необходимы для документального  подтверждения доходов и расходов фирм. Несмотря на то что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки документации. О том, как рациональнее организовать делопроизводство в бухгалтерской службе, читайте в настоящей статье. 

За  организацию бухучета отвечает руководитель 

    Напомним, что в соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все российские организации обязаны вести бухгалтерский учет. Единственным случаем, когда организация вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены нормами гл. 26.2 НК РФ. Впрочем, сегодня этим правом пользуются небольшое количество организаций-"упрощенцев". Остальные не могут отказаться от ведения бухучета по вполне объективным причинам. Иначе говоря, такое право для указанной категории хозяйствующих субъектов фактически является формальным.

    Ответственным за организацию бухгалтерского учета  в любой компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким образом организация будет выполнять требование основного бухгалтерского закона. Исходя из размеров организации, вида ее деятельности, структуры, а также объема учетной работы руководитель фирмы может принять решение об учреждении собственной бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета сторонним специалистам или заняться его ведением самостоятельно.

    Практика  показывает, что сегодня вести  бухгалтерский и налоговый учет должным образом сложно даже высококвалифицированным специалистам, поэтому, как правило, руководители избирают первый из вариантов, допускаемых Законом N 129-ФЗ, - учреждают собственную бухгалтерскую службу. 
 
 
 

Движением документов нужно  управлять 

    Именно  в бухгалтерии организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Заметим, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

    Неотъемлемой  частью ведения бухгалтерского и  налогового учета является документооборот, правила организации которого и  технология обработки всей учетной  информации утверждаются руководителем  при утверждении учетной политики компании. Напомним, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив.

    Однако  движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе, под которым понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

    Причем  делопроизводство в бухгалтерии  представляет собой, как правило, составную  часть общей системы делопроизводства, применяемой в организации. 

Три формы организации  делопроизводства 

    Существует  три формы организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной деятельности.

    Централизованная  форма делопроизводства, применяемая  в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

    При децентрализованной форме обработка  документов распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

    Смешанная форма объединяет первые две, т.е. часть  работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

    Небольшие организации, имеющие сравнительно небольшой объем документооборота, как правило, останавливают свой выбор на централизованной форме  делопроизводства, являющейся самой оптимальной с точки зрения организации труда делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные - смешанную форму. 

Инструкции по делопроизводству 

    Так как бухгалтерия представляет собой  структурное подразделение самой  компании, то обычно организация делопроизводства в бухгалтерии осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении  последней эти функции берет на себя служба документационного обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит от объема работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерии, а также от квалификации персонала.

    В этом случае разрабатывается положение  о группе делопроизводства, в котором  определяются все организационные  вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями - сотрудниками самой бухгалтерии.

    После этого на основе общей инструкции по делопроизводству разрабатывается аналогичная инструкция для бухгалтерского делопроизводственного персонала, хотя как вариант может использоваться и общая инструкция по делопроизводству компании, содержащая отдельный раздел, посвященный вопросам документального обеспечения бухгалтерской службы.

    Параллельно с этим разрабатываются и должностные  инструкции, которыми будут руководствоваться  сотрудники делопроизводственной группы бухгалтерии. 

Этапы работы с документами 

    Напомним, что бухгалтерская документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность. Примерный состав видов бухгалтерской документации определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

    Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или  получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе следующих составляющих:

    - движение бухгалтерских документов  организации в соответствии с  графиком документооборота;

    - контроль их исполнения;

    - оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;

    - хранение в архиве. 

Создание  и получение документа 

    Как известно, первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с  правилами делопроизводства все  документы организации, как поступающие  со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме и направляются соответствующим исполнителям.

    При приеме документов проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы  обычно возвращаются отправителю. Регистрация  документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.