Основы делопроизводства

    К документам, которые обязательно  должны быть в наличии у предпринимателя, можно отнести:

    1. Правила внутреннего трудового  распорядка.

    2. Трудовые договоры с работниками.

    3. Штатное расписание.

    4. Приказы по основной деятельности.

    5. Приказы по личному составу.

    6. Личные карточки работников.

    7. График отпусков.

    8. Табель учета рабочего времени.

    9. Трудовые книжки работников.

    10. Положение о защите персональных  данных работников.

    11. Инструкции по охране труда.

    12. Книгу учета движения трудовых  книжек и вкладышей к ним.

    13. Книгу учета выдачи бланков  трудовых книжек.

    14. Журналы учета прохождения инструктажа  по охране труда.

    15. Журналы регистрации приказов.

    16. Журналы регистрации выданных  справок работникам.

    Но  данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

    Ведение ряда кадровых документов может стать для предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

    1. Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный  предприниматель предпочел по  каким-то причинам четко не  прописывать в трудовом договоре обязанности работника, а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).

    2. Договоры о полной коллективной  или индивидуальной материальной  ответственности работников (если  у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).

    3. График сменности работников (если  работа носит сменный характер).

    4. Перечень должностей работников  с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников  предпринимателя не нормирован).

    5. Положение о премировании (когда  вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).

    6. Положение об охране коммерческой  тайны (когда в трудовом договоре  прописана обязанность работника  по хранению коммерческой тайны). 

Оформление 

    Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме - в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

    Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

    Унифицированная система документации - совокупность взаимосвязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1

Полный  перечень документов, входящих в УСПУД

                        Литература. 

М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства.- Москва- Новосибирск, 2000. 

В.В. Паневчик. Делопроизводство.- Минск, 2000.  

Т.В. Кузнецова. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

В.А. Кудрявцев  и коллектив авторов "Организация  работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998 

ГК РФ по стандартизации, метрологии и сертификации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97