Основы делопроизводства

    Отметим, что регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

    Дата  регистрации документа зависит  от вида документа, а именно:

    - поступающие в организацию документы  регистрируют в день их поступления;

    - документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.

    Регистрационный номер документа состоит из порядкового  номера, который исходя из информационных потребностей организации может  дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел  и другим. 

Нет документа - нет расходов 

    Нужно сказать, что регистрация бухгалтерских  документов имеет большое значение для организации.

    Дело  в том, что именно первичные бухгалтерские  документы являются основанием для  отражения в учете доходов  и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства фирм не редкость.

    А раз нет документов, то, соответственно, нет и расходов. Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг коммунальщиков, которые зачастую присылают своим партнерам акты и счета-фактуры с большим опозданием. Мало того, что организация не имеет возможности отразить в учете расходы на "коммуналку", но при этом она еще и не имеет права воспользоваться вычетом по НДС, так как счет-фактура отсутствует.

    Поэтому, как правило, бухгалтерская отчетность и соответствующие налоговые  декларации составляются без учета  таких сумм. Бухгалтер, получив необходимые документы, вынужден вносить в них соответствующие коррективы. Однако при проверках налоговые органы, увидев документ с датой, не вписывающейся в рамки проверяемого периода, предъявляют налогоплательщикам претензии о том, что ими неверно исчислена налоговая база или неправомерно применен вычет по налогу на добавленную стоимость. Кстати сказать, именно в отношении применения вычетов по НДС такая ситуация возникает чаще всего. Напомним, что правом на применение вычета по НДС налогоплательщик может воспользоваться при одновременном выполнении следующих условий:

    - товары (работы, услуги) предназначены  для использования в налогооблагаемой  деятельности;

    - товары (работы, услуги) приняты к  учету;

    - на руках у налогоплательщика  имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура.

    Если  у налогоплательщика выполнены  только первые два условия, а счет-фактура  отсутствует, то понятно, что воспользоваться  вычетом по НДС он не сможет. Применить  вычет он сможет только в том налоговом  периоде, когда он получил счет-фактуру. Такие разъяснения по этому поводу дает Минфин России в Письме от 13.06.2007 N 03-07-11/160.

    Поддерживают  чиновников финансового ведомства  и арбитры. Так, в Постановлении  ФАС Поволжского округа от 18.09.2008 N А06-659/08 судьи указали, что нормы  НК РФ не запрещают налогоплательщику воспользоваться вычетом по НДС в более поздний налоговый период по сравнению с тем, в котором были приобретены и приняты на учет товары (работы, услуги). Однако здесь возникает другая проблема - подтверждение срока поступления документа в организацию.

    Причем  некоторые специалисты считают, что таким подтверждением являются запись счета-фактуры в журнале  полученных счетов-фактур с сохранением  конверта, в котором он поступил, с указанием даты почтового отправления, расписка курьера или службы доставки и так далее.

    Однако, по мнению автора, идеальным подтверждением является не что иное, как штамп  и регистрационный номер на входящем документе, зарегистрированном делопроизводителем по всем правилам. 
 

Поступившие и созданные документы  требуют раздельного учета 

    Документы, поступившие в компанию со стороны  и созданные самой организацией, должны учитываться делопроизводственной группой отдельно. 

    Обратите  внимание! Первичный бухгалтерский  документ только тогда обладает юридической  силой, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации. 

    В отношении документов, создаваемых  организацией самостоятельно, следует напомнить, что бухгалтерские документы являются официальными документами, поэтому при их составлении организация должна соблюдать требования, предъявляемые к правилам составления официальных документов и порядку их оформления.

    Напомним, что общие требования к использованию и оформлению бухгалтерских документов установлены ст. 9 Закона N 129-ФЗ, содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Госкомстатом России. Кроме того, общие правила оформления документов зафиксированы в Государственном стандарте России "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

    Группа  бухгалтерского делопроизводства должна определить и составить перечень первичных учетных документов, которыми в дальнейшем организация будет  пользоваться в своей деятельности, так называемый табель форм документов, который впоследствии утверждается руководителем организации. 

Хранение  документов и разработка номенклатуры дел 

    Одним из комплексов мероприятий, связанных  с управлением бухгалтерскими документами, является разработка номенклатуры дел, представляющей собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в бухгалтерской службе организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТе Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. 

    Обратите  внимание! При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000. 

    Так как практическое применение номенклатуры дел непосредственно связано  с требованием бухгалтерского и  налогового законодательства о сохранности  бухгалтерской документации в течение  определенных сроков, то ее разработка и утверждение являются обязательными для делопроизводителей бухгалтерской службы.

    Напомним  читателю, что бухгалтерское законодательство требует от организаций сохранять  бухгалтерские документы в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

    В налоговом учете в соответствии со ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

    Номенклатура  дел бухгалтерской службы разрабатывается  в соответствии со сводной номенклатурой  дел, применяемой в организации  по той же типовой форме, и утверждается главным бухгалтером.

    Так как номенклатура дел организации применяется с 1 января каждого календарного года, то номенклатуры дел всех структурных подразделений организации, в том числе и бухгалтерии, должны разрабатываться в IV квартале предыдущего года.

    Бухгалтерской службе, как структурному подразделению компании, присваивается определенный код, поэтому все наименования дел, заносимые в "бухгалтерскую" номенклатуру под своими индексами, отражаются с присвоенным бухгалтерии кодом.

    При разработке номенклатуры бухгалтерской  службы следует руководствоваться разд. 3.4 "Номенклатуры дел" Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Правилами предусмотрено, что в номенклатуру дел включаются заголовки дел (томов, частей), причем их расположение определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Наименование бухгалтерских дел должно четко отражать содержание и состав документов дела.

    По  окончании года в номенклатуре дел  заполняется итоговая запись о количестве дел, заведенных в бухгалтерии, причем записи по делам постоянного и временного хранения указываются отдельно. Информация, содержащаяся в итоговой записи номенклатуры дел, сообщается в архив организации, о чем на самой номенклатуре дел делается соответствующая надпись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего данную отметку. 
 

График  документооборота 

    Помимо  разработки номенклатуры дел бухгалтерии, в обязанности делопроизводственной группы входит и разработка графика  документооборота. Причем результативного  управления бухгалтерскими документами можно достигнуть только посредством строгого соблюдения указанного графика всеми его исполнителями.

    Работу  по составлению данного графика  организует главный бухгалтер, а  непосредственной его разработкой  занимаются делопроизводители во взаимодействии с общей службой делопроизводства компании и архивом.

    График  документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки  и очередность) обработки всей бухгалтерской  документации, поступающей в организацию.

    При его разработке следует помнить, что он должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

    Оформляется график документооборота в виде таблицы, схемы или в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

    Обычно  используется табличный вариант  графика документооборота, примерная  форма которого предложена Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105. Утверждает график документооборота руководитель организации.

    Как правило, ознакомление с утвержденным графиком документооборота каждого его исполнителя осуществляется посредством вручения ему выписки из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указаны адреса и сроки представления документов.

    Ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль соблюдения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.

    Он  же осуществляет и контроль исполнения бухгалтерских документов, причем контрольные  мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.

    После надлежащего исполнения документа  он помещается в соответствующее  дело. 
 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАДРОВОГО РАБОТНИКА:

У КАЖДОГО  ДОКУМЕНТА СВОЙ ПУТЬ И СВОЕ МЕСТО 

    Полный  состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

    При этом существуют кадровые бумаги, которые  непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых  из этих документов прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67, вести трудовые книжки - ст. 66, создать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных") или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225).