Шпаргалка по "Основы делопроизводство"

1. Организация делопроизводства в учреждениях, задачи ДОУ.

Службой  документационного   обеспечения   управления называется структурное подразделение, на которое возлагается  делопроизводственные операции (регистрация, контроль пополнения, хранение, справочная работа по документам и др.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• организация и ведение делопроизводства;
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования;
• сокращение количества форм документов и числа документ
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по рациональному ведению делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

управление делами; управление делопроизводства; канцелярия; отдел ДОУ; секретариат; дирекция; инспекция при руководителе.

Преимущества создания единой службы ДОУ.

• проведение единой политики в работе с документами и рационализации делопроизводства;
• создание  нормативно-методического обеспечения делопроизводства и контроль за его внедрением;
• обучение персонала предприятия.

Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.

 

2. Нормативно-методические основы делопроизводства. Инструкции по делопроизводству.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства |

• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

• юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

 Вопросы документационного  обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне"

Гражданский кодекс РФ — содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле 
в Российской Федерации "— регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности.

Государственные стандарты:•

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

  Основными целями ГСДОУ являются:

упорядочение документооборота;   сокращение количества документов;  повышение качества документов; совершенствование работы аппарата управления.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел  новые реквизиты; изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Общероссийские классификаторы:

•Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

3. На основе типовых  разрабатываются отраслевые инструкции  по делопроизводству и инструкции  предприятия. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы: общие положения; порядок составления, оформления и согласования служебных документов; порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел; правила формирования дел; порядок обеспечения сохранности документов.

 

3. Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документов

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется, как правило, в одном экземпляре, который передается для сведения руководителю.

Докладные записки в зависимости от содержания могут быть инициативного, информационного или отчетного характера. Инициативная докладная записка содержит предложения или замечания от имени составителя. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе или развитии какого-либо определенного процесса. В докладной записке отчетного характера сообщается о завершении работы или о ходе выполнения распоряжений, указаний, планов и т.д. С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки (адресуемые руководителю организации или подразделения, в котором работает составитель) и внешние (адресуемые руководству вышестоящего органа). Текст как внешней, так и внутренней докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй содержатся выводы и предложения. Формуляр докладной записки включает следующие реквизиты: адресат; должность, фамилия, имя и отчество автора докладной записки; наименование вида документа; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; дата составления докладной записки; подпись должностного лица, составившего докладную записку.

 

4. Служебная записка, ее оформление.

Служебная записка - это документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и составляется от руки или печатается. Реквизиты: адресат; должность, фамилия, имя и отчество автора записки; наименование вида документа; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; дата составления записки; подпись должностного лица, составившего записку.

Текст состоит из двух частей: первой части с изложением причины, послужившей основанием для написания документа, и второй, содержащей предложения, просьбы и т.п.

 

5. Служебные письма. Их разновидности и реквизиты. Особенности оформления

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Письма подготавливаются по требованию вышестоящих отраслевых и функциональных органов; по просьбе подведомственных учреждений; при осуществлении оперативных связей; по просьбе граждан. Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в организацию по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускоряет их исполнение.

Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два вида бланков: общий и бланк для писем.

Обязательными реквизитами служебного письма являются: наименование организации и ее подведомственность; наименование структурного подразделения; справочные данные об организации; дата; регистрационный номер; ссылка на дату и номер поступившего документа; адресат; заголовок к тексту; подпись; отметка об исполнителе в сопроводительных письмах; отметка о наличии приложений; в отдельных случаях — печать; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя; отметка о направлении копии в другие адреса.

С левой стороны бланка, на котором оформляется письмо, оставляют поля шириной до 20 мм для подшивки письма в дело. Письма изготавливаются в двух экземплярах.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Письма, отсылаемые за подписью руководителя организации, должны быть завизированы (исполнителем письма, руководителем структурного подразделения, а в особо важных случаях — и заместителем руководителя.

При необходимости письма согласуются со всеми заинтересованными должностными лицами.

Содержание текста служебных писем излагается от первого лица множественного числа, от первого лица единственного числа или от третьего лица единственного числа (институт считает:).

Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительнее формы первого лица единственного числа. Объем письма не должен превышать двух страниц текста. Писать надо точно, просто. Предпочтение следует отдавать простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.  Для удобства чтения текст следует разбить на абзацы. Желательно, чтобы каждая новая мысль выражалась в отдельном абзаце. Каждый абзац следует начинать с новой (красной) строки с небольшим отступом. Все данные и факты, о которых сообщается в документе, должны быть проверены. Если у пишущего в какой-либо части есть сомнения, а проверка затруднительна или невозможна, следует сделать оговорку. Все претензии и требования, изложенные в письме, должны быть подкреплены ссылками на соответствующие нормативные акты.  Все служебные письма можно разделить на две большие группы: письма, требующие письменного ответа (просьбы, обращения, предложения , запрос, требование); письма, не требующие письменного ответа (напоминание, подтверждение, отказ, извещение, гарантийное, рекламное).

По содержанию и назначению письма подразделяются на следующие группы:

• инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания, циркулярные письма, письма, в которых организация обращается к адресату);
• ответные (информационно-разъяснительные письма, запрещения, разрешения).

В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.

В письмах-просьбах автор побуждает адресата совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.

В претензионных письмах автор обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.

Циркуляры — письма, рассылаемые во все подведомственные организации. Они чаще всего носят распорядительный характер.

Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты.

Запрещения — письма, в которых дается отрицательный ответ на запрос.

Разрешения — письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

Сопроводительные письма сопровождают другие документы, сами по себе они беспредметны.

Гарантийные письма содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита.

Рекламные письма содержат информацию о предлагаемых товарах и их ценах.

 

6. Справка, ее оформление

Справка документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.

форма справки зависит от назначения и содержания.

Справки, связанные с основной деятельностью организации, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим организациям, а вторые предназначены для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, внутренние — составителем.

Справка включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, выдающей справку; номер и дата выдачи справки; заголовок к тексту, включающий указание на лицо, которому выдается справка; текст; подписи должностных лиц; печать для внешних справок.

Если содержание справок часто повторяется, необходимо подготовить их бланки формализованного вида, имеющие адресные данные организации и трафаретный текст.