Шпаргалка по "Основы делопроизводство"

•ф. № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника.

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы:

• штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда

организации;

• табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

• пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

личное заявление работника с визой руководителя;

приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении.

Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка;

• пакет документов на увольнение:

личное заявление на увольнение с визой руководителя организации;

приказ на увольнение с указанием причины и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

копия трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Руководители организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности. 

16. Трудовая книжка. Правила оформления.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель, за исключением работодателей-физических лиц, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника по основному месту работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Такие записи производят на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт Кодекса.

При приеме на работу трудовую книжку обязательно представляют в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу. Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистрируется в журнале. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку.

 

17. Электронный документ и документооборот

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный  документ  должен   соответствовать   следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность целостность; быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен:

• на экране дисплея;
• бумажном носителе;
• ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключение случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами или соглашением сторон.

Электронный документооборот — процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель   электронного   документа   —   участник   обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа ~ участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник)  —  юридическое лицо  или  индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами   между отправителями получателями электронных документов.

При  обмене  электронными документами должны  использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ. Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает программу отправки электронной почты. Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку. Адресат получает документ на экран компьютера, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью компьютера происходит регистрация электронных документов. Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на компьютер исполнителя (исполнителям). Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием интернет-торговли.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования — 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать архивы электронных документов на компакт-дисках или специально выделенных архивных серверах.

 

18. Номенклатура дел предприятия. Правила оформления.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков и: хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена:

• для группировки исполненных документов в дела;
• учета и обеспечения сохранности дел;
• оперативного поиска документов в делах.

 Номенклатуры дел подразделяются:

• на типовые;
• примерные;

• конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий).

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий).

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенк. является "секретариат" Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел присвоением им соответствующих индексов, например 1-2

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов расположенных в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
• краткое содержание;
• дата (период), к которому относятся документы дела.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе "Примечание " проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах - один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно.

 

19. Формирование и оформление дел

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку

Формирование дел нужно для:

• оперативного поиска необходимых документов;
• обеспечения их сохранности;
• порядка в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена
• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или верейными копиями;
• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одном деле;
• в дело включается один экземпляр документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен;
• в дело формируются, как правило, документы одного года;
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности.
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы  по личному  составу предприятия  (личные дели личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;
• переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией.

На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• номер дела по номенклатуре;
• заголовок дела;
• год заведения;
• срок хранения.

 

20. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для определения сроков хранения документов, подготовка документов к архивному хранению и отбора документов уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия, состоит не менее чем из 3-х человек.