Шпаргалка по "Основы делопроизводство"

 

7. Акт, его разновидности. Требования к оформлению документа.

Акт, документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенного факта, события или действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией, назначенной руководителем предприятия или вышестоящей организацией Комиссия действует на основании приказа.

В состав комиссии входят компетентные в данном вопросе работники.

Следует помнить, что акт составляется группой лиц для подтверждения ими фактов (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.). В некоторых случаях акт составляется одним или несколькими должностными липами, фиксирует установленные факты и содержит выводы и рекомендации. В таких актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт. Акт ревизии финансовой деятельности предприятия составляется одним лицом — бухгалтером-ревизором. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут отражены в нем.

В составлении акта участвуют заинтересованные лица, т.е. те работники, деятельность которых проверяется. В акте обычно отражается не только деятельность предприятия, но и намечаются конкретные предложения по улучшению работы. После составления акта комиссия знакомит всех заинтересованных лиц с его содержанием. Эти лица обязаны расписаться в акте о том, что они с ним ознакомлены. Это важно, так как в акте отмечаются все лица, допустившие ошибки, халатность или недобросовестное отношение к работе.

Никакие субъективные предположения или выводы в акт не включаются.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указываются: основание для составления акта; комиссия, составившая акт;

 лица, присутствовавшие при  этом.

Если акт составлен комиссией, то вначале записывается председатель, затем все члены комиссии в алфавитном порядке фамилий с указанием инициалов и должностей.

В разделе «Присутствовали» перечисляются в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения по устранению выявленных фактов. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

В конце текста акта помещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Акт подписывается председателем комиссии и ее членами, участвовавшими в его составлении. Присутствовавшие акт не подписывают. Почти все акты утверждаются руководителем предприятия. Акты составляются при ревизии предприятия или деятельности отдельных должностных лиц, при сдаче-приемке дел руководителями предприятий и работниками учета, при стихийных бедствиях, при обнаружении дефектов, недостаче, при списании пришедшего в негодность инвентаря, при установлении нарушения законов и т.п. Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:  наименование министерства или ведомства; наименование учреждения, организации или предприятия; гриф утверждения; наименование вида документа;  дата; индекс; место составления; заголовок; текст; подписи.

 

8. Трудовой договор, коммерческий. Особенности оформления.

Договор  документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Коммерческие договоры яв-ся основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.

В договоре отражаются: характер сделки;  условия,  сроки;  цена;  качество (продукции, товара);  оплата;  гарантии;  права и обязанности сторон;  порядок разрешения споров.

Договорные отношения могут быть установлены:

путем направления оферты одной стороной другой и  принятие предложения той стороной. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.

Обмен документами между сторонами может происходить средством почтовой, телеграфной,  факсом и др.

В договоре должны быть: четкая формулировка прав и обязанностей сторон, предусмотрена возможность расторжения договора любой сторон; цена в рублях  санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств. Оформлены они должны быть безукоризненно.

рекомендуется подписи сторон договора проставлять:

разборчиво (для однозначного установления автора подписи); фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);  на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).

Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.

Договор должен иметь: *наименование вида документа; * дату; *номер; *место составления; * заголовок; *текст; *подписи должностных лиц; *печати организаций-контрагентов.

Датой договора является дата его подписания сторонами.

Нумерация договоров производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Текст договора содержит:

наименования сторон (полные названия организаций);

предмет договора;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

порядок сдачи-приема выполненных работ;

ответственность сторон;

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор составляется;

в письменной форме;

в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой - для работодателя).

Трудовые договоры могут заключаться:

на неопределенный срок;

на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий

ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным ,на неопределенный срок.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.

Трудовой договор должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; место составления; текст; подписи работодателя и работника (с указанием должностей расшифровок подписей); печать.

В тексте трудового договора указывается:

• наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица);
• фамилия, имя, отчество работника;
• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда;
• компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда 
• виды   и   условия   социального  страхования,   непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указывается срок его действия;

обстоятельство, послужившее основанием для заключения срочного трудового договора.

 

 

 

9. Формуляр-образец, сколько реквизитов он содержит, их оформление.

Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов. Формуляр-образец является  шаблоном,  по  которому должны составляться документы.

Формуляры образцы приводятся

• в стандартах;
• в инструкциях и регламентах;
• в методических пособиях по делопроизводству;
• в программах автоматизации делопроизводства;
• в книгах и учебных пособиях.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.

По  ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1.— Государственный герб Российской Федерации; 2— герб субъекта Российской Федерации; 3— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4— код организации; 5— основной   государственный  регистрационный   номер (ОГРН) юридического лица; 6— идентификационный    номер    налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7— код формы документа; 8— наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10— наименование вида документа; 11 — дата документа; 12— регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 место составления или издания документа; 15 — адресат; 16— гриф утверждения документа; 17— резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20— текст документа; 21— отметка о наличии приложения; 22— подпись; 23 — гриф согласования документа; 24— визы согласования документа;

25. — оттиск печати; 26— отметка о заверении копии; 27— отметка об исполнителе; 28.— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении  документа в организацию; 30— идентификатор  электронной копии документа.

 

10. Исковые заявления, жалобы. Особенности их оформления.

• Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.

Обращения бывают следующих видов:

• жалоба;
• заявление;
• предложение;
• петиция.

Жалоба — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Жалоба может содержать:

• просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;
• критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий (или бездействия) которых произошло нарушение.

Обращения решаются:

• не требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 15 дней; '
• требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 1 месяца.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.

Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных формах, предназначенных только для фиксации обращений и жалоб: в журналах регистрации; на компьютере; в картотеках.

На обращении ставится: дата поступления;

входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа.

Штамп с входящим номером проставляется на нижнем поле первой страницы обращения (справа).

Обращения граждан могут быть поставлены на контроль. В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется знак контроля — слово "КОНТРОЛЬ".

Работа по контролю за обращениями граждан возлагается должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.

Обращения граждан считаются разрешенными:

• если рассмотрены поставленные в них вопросы;
• по ним приняты необходимые меры;
• даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.

В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая:

• краткое указание вида исполнения;
• номер и дату ответного документа.

Руководители организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям. Ответ может быть дан:

• в письменной форме;
• в устной форме.

Исковые заявления подаются в арбитражный суд с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отправку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Исковое заявление должно быть письменным и подписано истцом или его представителем.

В исковом заявлении должны быть указаны:

а) наименование арбитражного суда, в который оно подается;

б) наименование лиц, участвующих в деле, и их почтовые адреса;

в) цена иска, если иск подлежит оценке, и сумма, которую истец хочет вернуть, с подробным расчетом;

г) обстоятельства, на которых основаны исковые требования;

д) доказательства, подтверждающие основания исковых требований;