Шпаргалка по "Основы делопроизводство"

 Ее решения по хранению  или уничтожению документов вступают  в силу после утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню, утвержденному Росархивом. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему пользуются в работе по определению сроков хранения документов отраслевыми перечнями.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л, 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, передаваемые в архив (со сроком хранения — свыше 10 лет); документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения — до 10 лет включительно); документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации;  списки акционеров с указанием количества и категории надлежащих им акций; внутренние документы общества, утверждаемые собранием акционеров или иным органом управления общество»

Документы по личному составу (личные дела, личные кар ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарпл. хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно.

 

21. Подготовка документов к архивному хранению

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют специального оформления:

• документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу карандашом или нумератором;
• подшить в конце дела лист-заверитель дела, на наиболее важные документы составить внутренние описи, переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
• дополнительно указать на обложке дела количество листов, срок хранения дела.

Дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

• по основной (производственной) деятельности;
• по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки дел.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Уничтожение документов

Уничтожение документов оформляется актом. Акт о выделении к уничтожению документов и дел:

подписывает председатель ЭК;

члены ЭК;

утверждает руководитель предприятия.

Уничтожение документов проводится в присутствии комиссии (не менее трех человек).

После физического уничтожения документов в акте делаются отметки: об их уничтожении; способе уничтожения; дате уничтожения.

 

22. Должностная инструкция. Порядок разработки, оформление.

Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:

при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;

с целью разделения труда между персоналом;

для повышения ответственности за порученный участок работы.

Должностная инструкция:

• разрабатывается — руководителем структурного подразделения;
• визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
• утверждается — руководителем предприятия

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. Должностная инструкция должна иметь:

наименование министерства (если является отраслевой); наименование организации, разработавшей инструкцию; наименование вида документа;  дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: Общие положения. Функции. Должностные обязанности. Права.  Ответственность. Служебное взаимодействие.

Должностная   инструкция   составляется   в   трех  экземплярах - первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

 

23. Унифицированная система документов

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.

УСД необходимы:

• для сокращения объемов документов;
• снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

• организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной документации предприятий; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ.

Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

• по функциям и задачам;
• структурным подразделениям.

Табель может дополняться графами :код формы документа по классификатору; ответственный за контроль исполнения; годовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства.

 

24. Телеграмма. Ее разновидности. Требования к оформлению.

Телеграмма -  краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы можно рассматривать как разновидность служебных писем. Отделения связи несут ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для данных категорий и видов.

Среди служебных телеграмм есть категории, передаваемые в приоритетном порядке:

• «Президент РФ» (ее, естественно, пишет только Президент РФ);
• «Высшая правительственная» (пишут премьер-министр, Председатели Госдумы и Совета Федерации);
• «Правительственная» (министры и руководители ведомств и служб, уполномоченные представители Президента РФ);
• с пометкой «Вне категории», «Внеочередная» и тл.

К категории срочных телеграмм относятся служебные телеграммы с пометкой «срочная».

Телеграммы печатают или пишут четко и разборчиво на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге листа стандартного формата.

Допускается прием телеграмм от организаций и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Различаются следующие виды телеграмм: телеграмма с несколькими текстами в один пункт; телеграмма с аналогичным текстом в разные пункты; фототелеграмма; схема-телеграмма; письмо-телеграмма; телеграмма с заверенными фактами; телеграмма с заверенной подписью; телеграмма-доверенность; телеграмма с доставкой почтой; телеграмма с оплаченным ответом; телеграмма с уведомлением о вручении; телеграмма до востребования; телеграмма, вручаемая адресату лично; телеграмма, вручаемая в срок; телеграмма на специальном бланке и т.п.

Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания опускаются. При необходимости вместо знаков препинания используют тчк — точка, зпт — запятая, двтч — двоеточие, квч — кавычки. Даты пишутся словами. Адрес обозначается сокращенно. Адрес, текст, подпись — все печатают с новой строки. Текст подчеркивают и под чертой располагают то, что не передают по телеграфу: дату отправления, фамилию отправителя и печать, которой заверяют подпись. Если телеграмма посылается в ответ, после адресата необходимо указать номер и индекс телеграммы, на которую дается ответ.

Телеграмма не должна содержать больше 300 слов.

Телеграмма слагается из двух частей.

Реквизиты первой части: отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «Обыкновенная» отметка о категории не указывается); отметка о виде телеграммы; наименование пункта назначения; наименование адресата; текст телеграммы; сокращенное обозначение организации, пославшей телеграмму, и фамилия должностного лица, подписавшего ее.

вторая часть телеграммы не передается и поэтому не оплачивается. Реквизитами: наименование и адрес организации (отправителя телеграммы); подпись должностного лица; дата телеграммы; печать организации, отправившей телеграмму; номер телеграммы (с начала года).

 

25. Телефонограмма. Требования к оформлению.

Телефонограмма это сообщение, переданное по каналам телефонной связи. Телефонограммы обычно используются для передачи срочных распоряжений, извещений и иных сведений. Текст телефонограмм должен быть таким же кратким, как и текст телеграмм.

Не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова. Диктовать надо не спеша, четко произнося каждое слово. Желательно диктовать по слогам. В этом случае пишущий успеет правильно записать текст. Не следует употреблять даже широко известные аббревиатуры.

При возникновении каких-либо недоразумений слово следует диктовать по буквам. Телефонограмма содержит следующие реквизиты: заголовок; номер телефонограммы; дата передачи; наименование отправителя телефонограммы;  наименование получателя телефонограммы; текст; наименование должностного лица, подписавшего телефонограмму; указание должностного лица, передавшего телефонограмму (проставляется также номер телефона этого лица); указание должностного лица, принявшего телефонограмму (проставляется номер телефона этого лица); время приема-передачи телефонограммы.

Учет телефонограмм ведут в специальном журнале.

Во многих организациях применяются специальные бланки, на которых записываются телефонограммы.

Разновидностью телеграмм является телекс — это телеграмма, посланная по телетайпу. При телексной связи адресат получает сообщение на своей телексной установке практически в момент ее отправления с другого конца связи, так как нет затрат времени на передачу и получение телеграммы.

Телекс отличается от телеграммы следующим:

имеется возможность использования знаков пунктуации (точек, запятых), а также различных шрифтов;

есть служебный заголовок, в котором приводится информация об адресате, отправителе и времени передачи сообщения;

передаются индивидуальный номер абонента, сокращенное название фирмы и страны.