Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении

     Экспедиция  принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

     Служба  делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

     Неоформленные или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

     На  заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

     Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

     Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

     Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

     Подготовка  и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа -  специальный аппарат (секретариат коллегии). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Создание  в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

     Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

     Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

     В заключении подведем основные итоги  курсовой работы.

     Документирование  — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

     Управленческие  документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

     Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

     Таким образом, систематизация знаний о современном  документировании деятельности учреждений, , может служить в качестве средства повышения эффективности управления.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

     Неважно, на каком уровне будет вестись  делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным  обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

     Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством 

соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно

связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом  управления в качестве способа и  средства реализации возложенных на него функций.

     Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в

конечном  итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 - 187с.
2. Андреева В.В. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. – 266с.

3. Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 168с.

4. Ватолина М.В. Организация  работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2004.
5. ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998.
6. ГОСТ РФ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов,2003.
7. ГСДОУ. Общие требования к документам и службам ДОУ. - М., 1991.
8. ГОСТ РФ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2007.
9. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2005 - 271с.
10. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: «Тандем», 1999
11. Делопроизводство в системе государственного управления. РАГС.М.,2001.
12. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2006.
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 818 с.
14. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 2006. – 254с.
15. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии // Делопроизводитель – 2005 - №2.
16. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2007.
17. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 - 224 с.
18. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2007 - 91с.
19. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2007 - 224с.
20. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2008 - 144с.
21. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству - М.: А-Приор, 2007.
22. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, 2000.
23. «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской федерации» от 8.11.2005
24. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.2002 №0125.
25. ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в редакции от 04.12.2006.