Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении

     ВВЕДЕНИЕ 

     Актуальность. В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы. Информация в современном обществе - это полноценный ресурс производства, важный элемент жизни общества. Правовое государство с эффективно работающими институтами власти не может качественно исполнять свои функции без конкретных правил и процедур, в том числе и в области работы с документами. Таким образом, документация, будучи тесно связанной, со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

     Деятельность  государственного учреждения, как и  любой организации, предприятия  неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Поэтому актуальность настоящей  работы определяется следующим образом. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

     Целью настоящей работы является анализ  организации работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении.

     Реализация  поставленной цели осуществляется путем  решения следующих основных задач:

     - раскрыть понятие документопотоков и их значение;

     - рассмотреть технологию работы с входящими и исходящими документами.

     В связи с этим объектом работы являются документопотоки государственных учреждений.

     Предметом работы является технология работы с входящими и исходящими документопотоками.

     Степень изученности темы. Несмотря на то, что данный вопрос достаточно полно исследован в научных трудах многих авторов, в реальных отношениях часто возникает множество вопросов, требующих более детальной проработки. Также следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных работах можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства.

     Между тем в развитых странах, давно  прошедших этап «первоначального накопления»  средств вычислительной техники  и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания.

     Теоретической основой настоящей работы являются труды специалистов в области документоведения, таких как Андреево й В.И., Андреевой В.В., Басакова М.И., Ватолиной М.В., Барановского В.П., Кирсановой М.В., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Ларина М.В., Санкино  Л.В., Вяловой Л.М., Шатиной Н.В. и др.

     При написании работы были использованы такие методы исследования, как анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа); обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения); моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования) и др.

     Научная новизна связана с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

     Структура работы состоит из введения, трех глав основной, заключения и списка используемой литературы 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ И ИХ ЗНАЧЕНИЕ 

     Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы  различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)¹.

     Древнейшей  техникой документирования было текстовое  рукописное письмо. В конце XX века с  изобретением пишущей машинки стали  применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время почти все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами².

     В процессе деятельности учреждения создается  и функционирует большое количество  документов. Документ - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения³.

     С помощью документации осуществляется:

1. планирование;
2. финансирование;
3. управление;
4. бухгалтерский учет;
5. отчетность.

     Отобразив информацию, документ обеспечивает:

1. ее сохранность;
2. сбор (накопление);
3. многократное использование;
4. возможность передачи;
5. возможность обработки информации;
6. использование информации в дальнейшем⁴.

     Технология  работы с документами имеет следующий порядок: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение.

     Документы имеют большое значение в управленческом процессе организации, т.к. они отражают ее работу, являются аргументом в спорных ситуациях, любые решения принимаются   на основе документов. Формы управления также тесно связаны с документами, например, руководство - с изданием приказов, распоряжений; планирование - с составлением планов и т.д.

     С целью организации и повышения  эффективности работы с документами  принято распределение их по группам - классификация документов. Условно  документы можно разделить на следующие группы: По способу документирования:

1. рукописные;
2. печатные;
3. электронные;
4. кино-, фото-, фонодокументы.

     По  сфере использования:

1. организационно-распорядительные;
2. финансово-бухгалтерские;
3. научно-технические;
4. по труду;
5. отчетно-статистические.

     По  месту составления:

1. входящие;
2. исходящие;
3. внутренние.

     По  грифу ограничения доступа:

1. открытые;
2. с грифом ограничения доступа.

     По  происхождению:

1. официальные (служебные);
2. личные (касающиеся интересов конкретного лица).

     По  форме изложения:

     1) индивидуальные;

     2) трафаретные;

     3) типовые.

     По  срокам хранения:

1. постоянного хранения (бессрочного);
2. долговременного хранения (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет)⁵.

     В целях сокращения количества используемых форм документов, их унификации, удобства работы с ними министерствами и ведомствами разработан табель унифицированных форм документов. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам, структурным подразделениям, а также может быть дополнен графами: код формы документа по классификатору, ответственный за контроль исполнения и т.д⁶.

     В Российской Федерации разработаны  следующие унифицированные системы:

1. организационно - распорядительной документации;
2. банковской документации;
3. финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации

     бюджетных организаций;

4. отчетно-статистической документации;
5. документации по труду;
6. документации Пенсионного фонда РФ⁷.

     В настоящее время основной документооборот  учреждения составляют печатные и электронные  документы. Рукописные документы также  не утратили своей актуальности, таким примером служат заявления, объяснительные и докладные записки.

     Печатные  документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит  информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному  документу всегда можно вернуться, при условии его длительного хранения в архиве. Преимуществом, а порой, и недостатком является отсутствие возможности что-либо исправить в нем, внести поправки. Хранение печатных документов требует большой площади для их архивов. При пересылке возможна утеря или повреждение документа. Создание печатного документа требует гораздо большего времени, чем электронного⁸.

     Движение  документов в учреждении составляет ее документооборот.

     Документирование  осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).