Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении

     Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «организация документооборота, хранение и использования документов в текущей деятельности учреждения».

     Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

     Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа  от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

1. Максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
2. Исключение или максимальное ограничение возвратных движений

     документов (при их обработке - регистрация и  доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

3. Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным⁹.

     Документооборот делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь  в управлении, их различают по направлению  и по отношению к управленческому процессу. По направлению документопотоки делятся на:

1. горизонтальные потоки, связывающие учреждения одного уровня;
2. вертикальные, связывающие учреждения различных уровней.

     Восходящие  потоки - это документы, получаемые вышестоящим учреждением от подчиненных учреждений. Нисходящие потоки - документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным учреждениям. По отношению к управленческому объекту они делятся на входящий, исходящий, внутренний документопотоки¹⁰.

     Входящие  документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалисту.

     Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации  и отправляемых за ее пределы. Они  могут быть инициативными или ответными.

     Маршрут движения входящих документов зависит  от принятой в учреждении технологии работы с документами. Процесс регистрации  имеет два этапа: внесение в регистрационные  формы данных о полученном документе  и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению   после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и ответные документы готовят исполнители в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов¹¹.

     Основываясь на приведенных данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные маршруты движения документопотоков. Сократить время на обработку входящих документов можно следующим образом. Не вся входящая информация должная быть доведена до руководителя. На примере государственного учреждения здравоохранения «АКПБ №2» возникают выводы: приказы, распоряжения вышестоящий органов доводятся до руководителя в обязательном порядке. Текущая же, ежедневная документация: запросы, постановления, статистические документы и др. передаются конкретному исполнителю.

     Информация, зафиксированная в документе - это  основание для принятия управленческих решений, доказательство их исполнения, материал для справочно-поисковой работы. Именно поэтому документы имеют единые правила составления и оформления.

     Таким образом можно сделать следующий  вывод о том, что в процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным.

     Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).

     Документ  – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.

     Документ  является информационной функцией, в  нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью  документа обеспечивается воздействие  на группы людей для организации  и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.

     Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной  России составляет совокупность законодательных  актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

     Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания. 
 
 
 

     ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТ С ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 

     Как уже отмечалось в первой главе, в  документационном обеспечении учреждения можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

     Работа  с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем или работником службы делопроизводства, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направляются на исполнение¹².

     Алгоритм  работы с исходящими документами  отличен тем, что работа с оригиналами  исходящих документов заканчивается  на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и входящие¹³.

     Со  стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течении трех лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

     Основу  правильной организации работы с  документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкциях по делопроизводству.

     Различные операции по обработке документа  следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его  пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в  исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копии всем исполнителям¹⁴.

     Копии с документа снимают после  рассмотрения его руководителем  и нанесения резолюций. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).

     Схемы движения всех документов в организации  разрабатываются руководителем  службы делопроизводства для различных  категорий документов: поступающих  в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов.

     Входящие  документы образуют 3 направления  движения:

     - руководству организации;

     - руководству структурных подразделений;

     - непосредственно специалисту.

     Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

     Инициативные  документы всегда значительно превышают  группу ответных документов. Исходящий  документопоток, как правило, пронизывает  всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, подписания документов.

     Все поступившие в организацию документы, независимо от способа поступления, (почта, телеграф, спецсвязь, факс, электронная  почта) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

     Задача  службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение¹⁵.

     Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

     1.  Прием и первичная обработка  документов.

     2.  Предварительное рассмотрение и  распределение документов.

     3.  Регистрация документов.

     4.  Рассмотрение документов руководством.

     5.  Передача документов на исполнение.

     6.  Контроль исполнения.

     7. Подшивка документов в дела.

     В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки  поступивших документов. Они сводятся к следующему:

     1.  Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату.

     2.  Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяя комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложении об этом сообщают отправителю.

     3.  При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению¹⁶.

     4.  Телеграммы, поступившие в организацию,  принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма¹⁷.

     5.  Текст поступившей телефонограммы  записывается (печатается) получателем  на специальном бланке или  в журнале и оперативно передается  руководителю, которому она адресована¹⁸.

     6.  Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

     7.  Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передаются  адресату. Если в конверте служебный  документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации.