Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении

     8.  На всех входящих документах  проставляется регистрационный  штамп, фиксирующий факт и время  поступления документа в организацию.  В штампе указывается наименование  организации, дата поступления,  при необходимости - часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

     9.  Сортировка документов на регистрируемые  и нерегистрируемые в соответствии  с перечнем нерегистрируемых  документов. Сразу по назначению передаются документы с пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.

     Предварительное рассмотрение и распределение документов.

     Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя.

     Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению:

     - структурным подразделениям;

     - должностным лицам.

     Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение заявлений и писем, направляя наиболее существенные из них, а также коллективные письма, на рассмотрение руководству, а остальные - на исполнение в структурные подразделения.

     Документы, адресованные руководству организации  или без указания конкретного  должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в  службе ДОУ. Если в поступившем документе  имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой. Руководству направляются следующие документы, полученные:

1. Из администрации Президента (указы);
2. Из правительственных органов (постановления);

     3) От органов представительной и исполнительной власти;

     4) Документы вышестоящих организаций;

     5) Жалобы на действия подчиненных должностных лиц;

     6) Другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности организации¹⁹.

     Передача  документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

     Документы, поступившие по каналам электронной  почты, должны подлежать следующей  обработке:

1. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;
2. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;
3. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;
4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.

     Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

     Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, обрабатываются следующим образом:

1. Объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;
2. Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. (Заявки хранятся в течении 1 года);
3. Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;
4. Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
5. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно;
6. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

     Регистрация документов.

     Регистрация - это запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения²⁰.

     Регистрация - важный этап работы с документами. Она придает юридическую силу документа, т.к. фиксирует факт его  создания или получения.

     Цели  регистрации:

     1)  учет документов;

     2)  контроль за их исполнением;

     3)  справочная работа по документам.

     Формы регистрации документов:

1. централизованная;
2. децентрализованная;
3. смешанная.

     Централизованная  система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном  месте. Такая система позволяет  создать единый справочный центр  по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

     Децентрализованная  система предполагает проведение регистрационных  операций в структурных подразделениях.

     Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях²¹.

     На  входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется  отметка о поступлении. Она может  проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп.

     Факсимильное  изображение имеет уже дату получения, поэтому в нем проставляется  лишь порядковый номер.

     Документы, подлежащие регистрации, вносятся регистрационную  форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

     Документы регистрируются в организации 1 раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения²².

     Характеристика  видов регистрации

     На  сегодняшний день существует 3 вида регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

     Журнальная  регистрация. Эта форма используется в тех организациях, куда поступает  небольшое количество документов (500-600 документов в год).

     Для каждой категории документов разрабатывается  свой журнал с разной степенью дробности  сведений о документе.

     Форма регистрационного журнала обычных  входящих документов имеет следующие  графы:

     - дата получения;

     - наименование документа;

     - регистрационный номер;

     - корреспондент;

     - номер и дата документа;

     - содержание;

     - резолюция;

     - исполнитель;

     - срок исполнения;

     - отметка об исполнении;

     - номер дела²³.

     2. Карточная регистрация

     Форма регистрационно-контрольной карточки РКК и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь формат А5 (148*210) или А6 (105*148).

     Для различных регистрируемых групп  можно использовать карточки разных цветов, цветные полосы по верхнему полю или по диагонали. Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. В основном в организации содержатся две основные картотеки: сроковая контрольная и справочная.

     3. Автоматизированные системы регистрации

     При использовании данной формы регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере.

     Наиболее  оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так  как они создают универсальные  возможности, как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализовано в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих документах.

     Рассмотрение  документов руководством.

     Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать  ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

     На  документе должно быть не более одной  резолюции. Последующие резолюции  руководителей необходимы, когда  в них детализируется порядок  исполнения документа²⁴.

     Рассмотрение  документов должно производиться в день поступления документа.

     После рассмотрения документ необходимо возвратить в канцелярию для перенесения  текста резолюции на регистрационную  карточку, затем доставить по назначению. Документ передается исполнителю в  день его получения и регистрации.

     В случае, когда руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

     Передача  на исполнение.

     При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей.

     Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются всем одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным  исполнителем.

     Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

     Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все  необходимые материалы. Соисполнители  в равной мере несут ответственность  за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

     Контроль  исполнения документов.

     Цель  контроля - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных  документов, которые по поручению  руководителя организации поставлены на контроль.

     Контроль  осуществляют:

1. руководители;
2. заместители руководителя;
3. специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
4. работники службы делопроизводства;
5. секретари-референты.

     Сроки исполнения документов делятся на:

     - типовые;

     - индивидуальные.

     Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

     Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  организации. Дата исполнения указывается  в резолюции или в тексте распорядительного документа.