Организация и использование архивного фонда

      Содержание: 

Введение  ………………………………………………………………… 2

1. Архивный фонд РФ: организация документов по архивам …………. 6
1. Организация документов по формам собственности …………… 7
2. Организация документов по видам носителей, способам

        и технике закрепления информации ……………………………… 9

3. Формы хранения документов ……………………………………… 10
2. Организация документов в архивах……………………………………. 12
3. Использование архивных документов ………………………………… 20
1. Направления и цели использования архивных документов ….. 21
2. Формы использования документов архива …………………….. 24
3. Запрос как основная форма использования архивных документов 25
4. Условия выдачи подлинных документов гражданам для защиты

           их законных прав и интересов  …………………………………… 30

5. Инициативное информирование архивом юридических лиц:

           технология работы ………………………………………………… 30

6. Предоставление архивных документов пользователям

           в государственном и ведомственном  архивах …………………… 32

7. Выдача дел во временное пользование …………………………… 33

      Заключение  ……………………………………………………………... 35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

     С древних времен человечеству приходилось  решать проблему хранения информации - накопленных многими поколениями  знаний, культурных, технических, научных  и прочих ценностей. Решение проблемы тесно связывалось с применением  технологий хранения, учета, разграничения доступа, создания новых единиц хранения, новых знаний на основе уже имеющихся и т. д.

     Сложно  судить насколько была эффективна та или иная технология. С одной стороны, теорему Пифагора или закон Архимеда никто заново не «открывает». Они  сохранились благодаря решению проблемы создания новых знаний на основе использования старых. С другой стороны, ученых до сих пор поражает научная точность древних теорий, которые изложены на глиняных табличках, папирусах и прочих «носителях информации» тех времен. Проблемы физического хранения и надежности «носителей» в этом случае решены прекрасно. Через тысячелетия их извлекают при раскопках и читают! Но, к сожалению, решение проблем учета, доступа и создания новых знаний (на основе имеющихся) отсутствует. Знания были «утеряны», и некоторые законы приходилось «открывать вновь».

     Страшными по своей сути словами «мертвая цивилизация» мы называем те народы прошлого, ключ к  пониманию письменности и культуры которых утрачен, язык которых утратил  живое звучание и тоже стал мертвым. Как индивидуум не может существовать без памяти о своем прошлом, так и общество в целом не может существовать без социальной памяти, воплощенной в архивных документах. Поэтому такой важной является задача сохранения историко-культурного наследия народов России, частью которого является Архивный фонд Российской Федерации – совокупность всех архивных документов страны.

     Все аспекты создания и работы архивов  изучает специальная дисциплина – архивоведение. Наука об архивах  в нашей стране существует около двухсот лет.

     В настоящее время под архивоведением понимают комплексную научную дисциплину, изучающую историю, теорию, современную  организацию архивного дела как  отрасли управления, архивные технологии, архивное право и другие направления, связанные с архивными документами.

     Цель  написания данной работы дать представление  о том, насколько интересной, ответственной  и важной является работа архивиста, показать некоторые из аспектов работы архива и подробно описать технологии организации и использования  архивных документов, которые складывались в нашей стране веками.

     Большой интерес для изучения данной работы представляет цикл статей преподавателей РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., и Осичкиной Г.А., опубликованные в информационно-практических журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» (статьи «…….», «…..», «….»).  Эти публикации посвящены  общим проблемам сферы делопроизводства и архивного дела, всесторонне раскрывающий различные аспекты работы архива организации любой формы собственности, а также взаимодействие служб документационного обеспечения управления организации и архива. Аспекты эти чрезвычайно многообразны и очень интересны.

     Статьи  «архивоведческого цикла» рассчитаны на широкий круг читателей. Авторы попытались изложить материал в привлекательной и доступной форме, избежать следования сухому языку ведомственных инструкций. Статьи предназначены, прежде всего, для практиков, не обязательно имеющих специальное образование в области архивного дела, и написаны с учетом опыта преподавательской деятельности авторов.

     Откуда  же берутся архивы? Одни возникают  на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно  создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

           В деятельности государственных  и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве.

     Все архивные документы страны образуют Архивный фонд российской Федерации.

     Согласно  Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

     Сложная и ответственная работа по распределению  документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

     Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

      Доступ  к документам архивного фонда  РФ, являющегося частью национального  и культурного достояния регламентирован  федеральным законодательством. Закон  возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.

      Архив вправе защищать авторские права  на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат  обществу в целом. Незнание правды о  прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Архивный  фонд РФ: организация  документов по архивам 

     Организация документов на уровне Архивного фонда  РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

      Сеть  государственных хранилищ образуют все федеральные архивы, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонда. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

      Учеными были выработаны научные принципы организации  документов на уровне архивного фонда страны.

      Современными  признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации  являются:

      1. Организация документов по формам  собственности:

• Документы государственной части Архивного фонда Российской  Федерации полежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
• Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной собственностью субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственностью, хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.
• Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.

      2. Организация документов по видам  носителей, способам и технике  закрепления информации:

• Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
• Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.

1.1. Организация документов по формам собственности 

      Организация документов по формам собственности  лежит в основе разделения всех документов Архивного фонда Российской Федерации  на государственную и негосударственную  части.

      1. Государственную часть составляют:

• архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
• архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;
• архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
• архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
• архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
• архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждениях Федеральной архивной службы России;
• архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
• копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собственность государства.

      2. Негосударственную часть составляют  архивные фонды и архивные  документы, находящиеся в собственности:

• государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
• негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
• физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).