Организация и использование архивного фонда

      Использование документов в социально-правовых целях – это исполнение запросов, обеспечивающих законные права и интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит зачастую судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу. Сроки исполнения их строго лимитированы. 

      3.2. Формы использования  документов архива 

      Основными формами использования документов в архиве являются:

• информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);
• исполнение запросов с целью обеспечения законных прав и интересов граждан;
• инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
• предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;
• выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
• проведение информационных мероприятий (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации, организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий);
• публикация документов.

      Формы использования в государственном  и ведомственном архиве имеют  свою специфику, однако технология, например, методика исполнения запросов отличаются мало.

      Информационное  обеспечение пользователей осуществляется  двух формах – по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование). 

      3.3. Запрос как основная  форма использования  архивных документов  

      Наиболее  важной формой использования документов архива является исполнение запросов. Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах. 
 
 

      Существуют  следующие виды запросов:

• тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);
• персональные (в том числе биографические – о жизни конкретного лица и генеалогические – об истории семьи, рода);
• социально-правовые (направленные на обеспечение законных прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:

      - о трудовом стаже;

      - размере заработной платы;

      - службе в Вооруженных силах;

- участии  в Великой отечественной войне  1941 – 1945 гг. и других военных  конфликтах, участии в партизанском  и подпольном движении, нахождении  на оккупированной территории  в блокадном Ленинграде и др.;

- пребывании  в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;

- нахождении  на излечении, состоянии здоровья;

- награждении,  присвоении званий;

- образовании,  учебе;

- репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

- рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

- творческой  деятельности и авторских правах;

- имущественных  и наследственных правах и  др.

      Запросы, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно  проживающих за рубежом (в том  числе российских граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы, как правило, называют «консульскими». Они являются разновидностью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, общества, Центр розыска и информации ЦК Общества Красного Кресса Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

      Исполнение  запроса складывается из нескольких этапов:

• прием запроса и работа с заявителем;
• поиск запрашиваемой информации;
• составление и выдача заявителям ответов на запросы.

      Работая с заявителем, следует ему пояснить, что к составлению запроса  надо отнестись с большим вниманием, изложив в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, из рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускорит работу архивистов по исполнению запроса. Наконец, если запрос относится к категории платных, необходимо в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Ведомственный архив обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.

      Архив предоставляет ответы в виде следующих  информационных документов:

• архивной справки;
• информационного письма;
• архивной копии;
• архивной выписки;
• тематического перечня документов;
• тематической подборки копий документов;
• тематического обзора документов.

      При исполнении социально-правовых запросов архив готовит архивную справку, архивную выписку или архивную копию. Архивная справка – документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных. Архивная выписка – это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященным нескольким, не связанным между собой вопросам.

      Информационное  письмо – это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

      Наконец, при исполнении тематических запросов организации и граждан в государственном  архиве могут создаваться такие  сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки копий документов, тематические обзоры документов. Тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных. Тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему. Тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подобную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

      Соотношение положительных и отрицательных  ответов на запросы неодинаково  для федеральных, краевых, областных, районных, городских архивов и ведомственных архивов. Для повышения результативности справочной работы архива надлежит принять следующие меры: совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонда, по которым исполняется большая часть запросов. Помимо положительных ответов (когда запрашиваемые документы или информация обнаружены) или отрицательных ответов на запросы (когда запрашиваемая информация не обнаружена или опровергнута с помощью архивных документов) существуют непрофильные запросы. Непрофильным называется запрос, направленный в данный архив явно не по адресу, когда запрашиваемых документов в данном архиве быль не может. Например, человек обращается с запросом о трудовом стаже в организацию, потому что по этому адресу он работал 20 лет назад. Но помещение уже занято другой организацией, не являющейся преемником прежней. В таком случае заявителю следует дать письменные рекомендации о том, где могут храниться интересующие его документы.

      При исполнении запросов очень важно  помнить о сроках исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса  заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя  или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов – 5 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива – 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов без обращения к документам архива. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документах архива – не более 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по выявлению документов. В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.

      3.4. Условия выдачи  подлинных документов  гражданам для  защиты их законных  прав и интересов 

      В соответствии с законодательством  помимо архивных справок гражданам  для защиты из прав и интересов могут быть выданы подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. к сожалению, это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных документов и их дальнейшая судьба находится вне поля зрения архивистов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.

      Если  в архивных документах сведений не обнаружено, потому что документы  данного фондообразователя за запрашиваемый период не сохранились, заявителю выдается архивная справка об этом, заверенная надлежащим образом, для обращения в органы социальной защиты.  

      3.5. Инициативное информирование  архивом юридических  лиц: технология  работы 

      В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициативное информирование, осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации. Второе отличие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица. Для ведомственного архива потенциальными потребителями информации являются руководство организации, руководители структурных подразделений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

      Работа  по инициативному информированию ведется  в соответствии с планом. При составлении  плана сначала необходимо выявить  круг постоянных потребителей информации или категорий потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциальных потребителей, просмотрев материалы ведомственной периодики («Ведомости», «Информационные бюллетени…»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам учреждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации. впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производится уже после согласования с пользователем.

      Затем осуществляется выявление документной  информации, соответствующей предполагаемым (согласно расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

      В результате работы по инициативному  информированию в государственном  или ведомственном архиве, как  правило, составляется информационное письмо. От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем  указывается перечень информационных услуг архива с указанием их стоимости. В архиве также может быть составлен тематический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка копий документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива. В ведомственном архиве лучшим результатом работы по инициативному информированию будет повышение эффективности работы учреждения, организации за счет использования документной информации.