Организация и использование архивного фонда

      Если  этих сведений нет на обложке или  они вызывают сомнение, а также  если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

      Все документы по месту их составления  обычно подразделяются на три группы:

• входящие документы;
• внутренние документы;
• исходящие документы.

      Фондовая  принадлежность входящих документов (полученных фондообразователеем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, содержанию документа, резолюциям, пометкам.

      Фондовая  принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в содержании, а также по подписям должностных лиц.

      Фоновая принадлежность копий (отпусков) исходящих  документов определяется по названию учреждения-автора, которое может  быть отражено в бланке, указано  рядом с подписью должностного лица в конце документа, а также  по содержанию документов и делопроизводственным пометам.

      Фондообразователем  входящих документов является адресам, а исходящих и внутренних –  автор.

      Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так  как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

      Фондовая  принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается  по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка и  т.п.

      При определении фондовой принадлежности необходимо помнить:

1. в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;
2. учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
3. в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

      Например: дела следственных органов, как правило, поступают в судебные органы. Они  могут передаваться для пересмотра в вышестоящие инстанции. Фондовая принадлежность в таком случае определяется по документам (последнего) учреждения, в тором дела были закончены производством.

      Для определения полноты состава  документов архивного фонда необходимо установить его хронологические  границы.

      Хронологическими  границами архивного фонда считаются даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Так, хронологическими границами являются:

• архивного фонда организации – официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;
• объединенного архивного фонда – дата образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
• архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) – дата рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
• архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

      Вместе  с тем необходимо отметить, что  хронологические границы архивного  фонда могут не совпадать с  крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы. Например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве следственных и судебных дел и др. В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

      В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и  характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты  в архив в качестве продолжающейся части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.

      Таким образом, при фондировании следует  учитывать коренные изменения в  жизни государства и общества, а также всевозможные организационные  изменения в учреждениях (акционирование, приватизация, укрупнение, слияние и др.), необходимо изучить историю фондообразователя, ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности

      Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются только грубые ошибки в фондировании.

      3. Использование архивных  документов 

      Под использованием документов архива понимают применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма и, прежде всего, досконального знания научно-справочного аппарата данного архива. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность:

• за точность, достоверность и своевременность предоставления информации;
• использование информации во вред интересам общества и личности;
• отказ в предоставлении информации.

      В процессе использования архивных документов участвуют две стороны – архив (федеральный, областной, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, объединения, как правило, уже. Основные потребители информации – это руководство и сотрудники структурных подразделений данной организации, обращающиеся в архив с запросами, возникающими в ходе их повседневной деятельности. Кроме того, пользователями являются лица, работавшие (учившиеся) в организации ранее, которым информация необходима в социально-правовых целях. Однако и в ведомственный архив могут обращаться другие организации, средства массовой информации и иные категории пользователей.  
 
 

      3.1. Направления и  цели использования  архивных документов 

      Направления использования – фундаментальные (принципиальные) ориентиры в деятельности Федеральной архивной службы и архивных учреждений, в современном архивоведении важнейшими направлениями использования архивных документов являются:

• укрепление российской государственности;
• удовлетворение информационных потребностей общества;
• обеспечение законных прав и интересов граждан.

      Цели  использования документов – это основные задачи, решаемые в ходе использования документов. Они более тесно связаны с задачами конкретной организации. Цели использования документов бывают:

• управленческие;
• политические;
• экономические;
• научные;
• культурные;
• социально-правовые (обеспечение законных прав и интересов граждан).

      Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства, организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивных документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, учреждения, при подготовке нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

      Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ; в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, документов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров, при определении межгосударственных границ и т.д.

      Существенную  роль использование архивных документов играет в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные  карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды – материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.

      Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

• при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития за предшествующий период и на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);
• при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;
• при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);
• для оптимизации производственных и т технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т.д.)

      Архивные  документы активно используются в городском и коммунальном хозяйстве (сведения по истории строительства  мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.)

      Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по материалам исторических источников, хранящихся в архивах.

      Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных  исследований, монографий, а также  курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но студенты и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки альбома и т.д.

      Использование документов в культурных целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзор. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без обращения к проектной документации, планам и другим источникам.