Архивные фонды и определение их границ

 

 

Введение

 

Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянном хранению.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

Работа посвящена разбору понятия архивного фонда и вопросам, связанным с определением хронологических границ архивных фондов.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Характеристика Архивного фонда РФ;

2. Определение понятия архивного фонда и его разновидностей;

3. Тщательный анализ процесса определения фондовой принадлежности архивных документов;

4. Разбор понятия фондирования;

5. Определение хронологических границ архивного фонда;

6. Характеристика организации документов в пределах архивного фонда.

При написании работы я руководствовалась различной литературой, которая представлена периодическими изданиями, а именно журналами «Делопроизводство» и «Отечественные архивы».

Статья Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам» подробно освещает вопрос организации документов и дел в масштабе Архивного фонда РФ. Даны определения таких понятий, как архивный документ, архив, архивный фонд. Авторы затрагивают проблему распределения документов между архивами, или другими словами, организацию документов Архивного фонда на трех уровнях: в пределах Архивного фонда РФ, в пределах архива, в пределах архивного фонда.

В статье тех же авторов «Организация документов в архивах» рассмотрены понятия архивного фонда и фондообразователя. С разных сторон освещена проблематика фондирования архивных документов и определения их фондовой принадлежности.

Статьи А. В. Елпатьевского, Н. И. Химиной «Фондирование документов современных организаций в государственных архивах» и Т. Е. Шабановой «История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации» содержат подробный разбор и анализ понятия фондирования архивных документов, как в пределах Архивного фонда страны, так и в рамках архива организации или личного архива.

При написании использовались также следующие источники: Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Основные правила работы архивов организаций, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Приказ Государственной Архивной службы России «Об утверждении Регламента Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Структура работы следующая: введение, шесть глав, последовательно раскрывающие понятие архивного фонда, его основные черты, характеристики и организации работы внутри него, заключение, список использованных источников и литературы.

 

 

 

 

 

 

 

1. Архивный фонд РФ

 

Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 15 федеральных архивах.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

Признаки организации документов Архивного фонда Российской Федерации:

1. Организация документов по формам собственности;

2. Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации.

Первый признак включает в себя систематизацию документов государственной части Архивного фонда РФ (подлежащих хранению в государственных архивах, библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии Науки и пр.); документов, входящих в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющихся государственной собственностью субъекта; документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемых их собственниками в архивы в государственную собственность (подлежащих обязательному приему на постоянное хранение, при заинтересованности архивов – на временное, депозитарное хранение).

Второй признак характеризуется следующими моментами:

- Хранение в общих и  специализированных архивах и  организация по архивным фондам  организаций и физических лиц, их образовавших, а также по  архивным коллекциям, письменных  и графических документов на  бумажных носителях;

- Хранение в специализированных  архивах или в специализированных  отделах общих архивов аудиовизуальных  и машиночитаемых (электронных) документов.

Существует три формы хранения документов Архивного фонда страны: постоянное, временное и депозитарное хранение.

Постоянное хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     2 Архивный фонд. Разновидности

 

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в РФ» архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

Разновидностями архивного фонда являются:

• архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

• объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

• архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Архивным фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Объединенный архивный фонд, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Определение фондовой принадлежности

 

Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее: входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов; копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометкам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.