Архивные фонды и определение их границ

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

- единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

- единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

- в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Характеризуя Архивный фонд РФ в целом нельзя обойтись без определения таких понятий, как архивный документ, архив, архивный фонд.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подлежит хранению в силу значимости как носителя, так и информации.

Архив – совокупность архивных документов, архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователя.

Архивный фонд – вся совокупность документов, образующаяся в процессе деятельности фондообразователя.

Существует три вида архивных фондов: учреждения, личный, объединенный.

Важным этапом на пути к фондированию архивных документов является определение их фондовой принадлежности и хронологических границ. Название фонда должно соответствовать официальному названию организации-фондообразователя.

Что касается фондирования архивных документов, то при этом процессе уточнятся фондовая принадлежность и хронологические границы. Для этого необходимо исследовать источники комплектования архивов – фондообразователи.

Хронологические границы архивного фонда – даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Однако хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов.

В пределах архивного фонда документы систематизируются по единицам хранения по различным признакам.

Таким образом, работа по фондированию, формированию документов в архивные фонды, объединенные архивные фонды, архивные коллекции достаточно сложна и требует особого внимании и ответственности, при этом крайне необходимо учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам//Делопроизводство, 2002, № 2;
2. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство, 2002, № 3;
3. А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России//Отечественные архивы, 2005, № 2;
4. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах//Отечественные архивы. 1993. № 5;
5. Об изменении Основ архивного законодательства//Отечественные архивы, 1998, № 6;
6. Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2005, № 2.
7. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изменениями на 4 декабря 2006 г.);
8. Основные правила работы архивов организаций, одобр. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002;

9. Приказ Государственной Архивной службы России «Об утверждении Регламента Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» от 11 марта 1997 г. № 11.