Научная классификация документов - основа комплектования государственных архивов

Материалы технических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую  корочку. Материалы подписываются  бригадиром и начальником, сдаются  технику архива БТИ, который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге. Номер в инвентарной книге  соответствует номеру на инвентарном  деле.

Хранение инвентарных  дел производится вертикально в  папках-блоках. Материалы, хранящиеся в архиве, выдаются следующему кругу  лиц:

- по заявке бригадира со ссылкой на принятый к производству заказ;

- по предъявлению исполнителем заявки с резолюцией руководителя;

- по устному указанию руководства БТИ;

- главному инженеру на прием посетителей.

Сопоставление количества дел  в номенклатуре и в описи –  очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и  долговременного хранения меньше, чем  было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного  хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество  социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение. Сроки хранения документов в архиве БТИ определяются специальным соглашением между  архивом БТИ и Росархивом.

Инвентарные дела утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются из инвентарной  книги по данным обследования при  этом в примечании инвентарной книге  делается запись, объясняющая причину  погашения дела. Дело, алфавитная и  статистическая карточки изымаются  со своих мест хранения и помещаются в специально отведенные места для  хранения погашенных дел. Материалы, погашенные по причине сноса, пожара, и др. стихийного бедствия, в случае прекращения права  пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. В зависимости  от вида документации(документы по личному составу, хозяйственные  книги, определяются сроки хранения, конструкторская документация, телеметрическая  документация, проектная документация по капитальному строительству, фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы, документы на машинных носителях  и т.д.) определяются сроки хранения в соответствие с таблицей 2.

 

Таблица 2 – Сроки хранения в архивах БТИ

Вид документации Срок хранения, лет

Записи актов гражданского состояния; документы по личному  составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги 75

Научная, технологическая, патентная  документация 10

Конструкторская документация 15

Проектная документация по капитальному строительству 25

Телеметрическая документация 5

Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы 3

Фотодокументы 3

Документы на машинных носителях 5

 

По истечении этого  срока основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета  уничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие были присвоены в свое время  этому объекту. На отобранные к уничтожению  материалы прилагается акт Госархива  о том, что объект не имеет архитектурной, исторической и культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение в Госархив. При  выполнении данных условий на материалы  составляется акт комиссией, назначенной  начальником БТИ. Комиссия определяет способ уничтожения документации или  передачи ее в Госархив при получении  согласия последнего.

 

2.4 Научная классификация  документов, хранящихся в архивах  БТИ

 

Единицей хранения является:

инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных зданий, расположенных на отдельном земельном участке; отдельно стоящее основное здание, границы  земельного участка которого не обособлены: инвентарные дела на другие объекты, учет которых ведется БТИ.

Постоянному хранению в архиве подлежат:

- схематические планы  городов, других поселений:

- инвентарные дела на  домовладения, основные здания;

- инвентарные дела на  объекты, учет которых ведется  БТИ;

- инвентарные книги;

- реестровые книги:

- алфавитные карточки  собственников зданий, жилых помещении  (квартир);

- статистические карточки  на домовладения, основные здания;

- статистические отчеты  о жилищном фонде;

- книги учета инвентарных  дел, переданных на хранение  в государственные

архивы;

- иные документы, относящиеся  деятельности бюро технической  инвентаризации.

Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине  прекращения права собственности  на земельный участок при его  выкупе (изъятия) для государственных  и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении  этого срока, исчисляемого с момента  возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета  дел, переданных на хранение в государственные  архивы.

Сроки хранения документов установлены инструкциями: «Инструкция  о порядке хранения и пользования  архивом бюро технической инвентаризации»  утвержденная приказом Министерства Коммунального  хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13 и  «Инструкция о проведении учета  жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной  политике, строительству и жилищно-коммунальному  хозяйству от 04.08.98г. №37.

Хранящиеся в архиве материалы  оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты  и пронумерованы. Планы больших  форматов сброшюровываны и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется  инвентарный номер того дела, к  которому они относятся. Металлическое  скрепление документов не допускается.

Инвентарное дело на домовладение разделяется на три группы документов.

К первой группе относятся  материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт  на домовладение (здание):

- план земельного участка;

- поэтажный план здания;

- экспликация к поэтажному  плану.

Ко второй группе относятся  все правоустанавливающие документы  или копии с них, отдельно сброшюрованные в хронологическом порядке, по мере поступления их в БТИ.

К третьей группе - абриса, журналы подсчета площадей, технические  документы, составленные в результате предыдущих обследований (инвентаризаций), расположенные в указанной выше последовательности.

Номенклатура дел - это  систематизированный перечень заголовков дел, заводимый ежегодно с указанием  срока хранения. В БТИ номенклатурой  дел предприятия занимается секретариат. Номенклатура дел на технический  архив БТИ не составляется.

Кроме инвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранению схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы  учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел.

Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и  вместе с инвентарным делом сдаются  в архив.

По каждому населенному  пункту карточки хранятся в отдельных  ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке  наименования улиц, переулков и т.д.

Должностные обязанности  работника архива БТИ:

1)обеспечивает сохранность  и комплектование в установленном  порядке инвентаризационно-технической  и правоустанавливающей документации;

2) ведет учет и соответствующую  регистрацию имеющейся и поступающей  в архив документации;

3) выдает из хранилища  персоналу БТИ документы и  осуществляет контроль за возвратом  дел в установленные сроки;

4) подготавливает по указанию  руководства БТИ информацию о  составе, состоянии, стоимости  и принадлежности основных фондов  ЖКХ;

5) подновляет пришедшие  в ветхость инвентарные дела;

6) выполняет иные работы  по указанию руководства.

Должен знать:

1) инструкции и положения  о порядке хранения инвентаризационно-технической  документации;

2) основы технического  черчения;

3) содержание и порядок  ведения формуляров, учета документации, инвентарной книги;

4) правила внутреннего  трудового распорядка, основы научной  организации труда;

5) правила и нормы охраны  труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

6) проводить научную классификация  документов в установленном порядке

 

2.5 Основные принципы научной  классификации в архивах БТИ

 

Основные принципы научной  классификации в архивах БТИ: объективность отражения связей, всесторонность и комплексность  изучения классифицируемого материала.

Принцип всесторонности и  комплексности. Всесторонне изучить  объекты классификации - книги и  документы - это значит подвергнуть  их содержание глубокому и тщательному  анализу, исходя при этом не из одной  какой-либо конкретной предпосылки, а  учитывая все те направления, по которым  могут быть использованы рассматриваемые  носители информации.

Принцип всесторонности и  комплексности изучения документов пронизывает все основные этапы  классификации, начиная с определения  классификационных признаков предметов  и кончая изучением аспектов поиска информации. Особое значение этот принцип  имеет при классификации исторических источников и при их описании в  каталогах, когда необходимо учитывать  способ воспроизведения документа, материал, на котором он написан, рисунки, различные пометы и многие другие специфические особенности. Всестороннее изучение изданий и документов позволяет  установить все аспекты их содержания и правильно определить их место  в системе классификации.

Применение принципа объективности  пpи классификации архивных материалов и других документов, позволяет научно обоснованно воспроизвести взаимосвязи  наук, их соотношение с практической деятельностью общества.

 

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ  В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

 

3.1 Построения достаточно  эффективных информационно-поисковых  языков

 

Из всех участников информационной деятельности самый низкий уровень  механизации поисков информации – в архивах. Здесь механизация  и автоматизация информационных поисков целесообразна по наиболее интенсивно используемым фондам. При  небольшом объеме информационной и  справочной работы правильнее решать вопросы поиска сведений путем применения «малой» механизации, а в некоторых  случаях и путем составления  традиционных архивных справочников. в то же время и внедрение механизации  и автоматизации ни в коей мере не снижает значения составляемых к  архивным документам описей, каталогов, путеводителей и т.п., равно как  и публикации документальных материалов, являющихся не только средством учета  и охраны документации, но и средством  широкого общения архивов как  научных учреждений с общественностью, учеными, учреждениями и организациями, использующими документальные материалы  как в центре, где расположены  архивные учреждения, так и вне  его [10].

 

3.2 Определение возможности  стандартизации классификационных  систем

 

Это предложение, возникает  как итог исследования, связанный  с определением возможности стандартизации классификационных систем. В широком  смысле слова каждая документная  классификация в своей области  может рассматриваться как начальный  этап стандартизации, поскольку она  способствует созданию единой системы  организации информации в определенной области. На таком начальном уровне стандартизации находится «Система единой классификации».

В то же время, в более  точном смысле слова, стандарт на классификационную  систему необходимо рассматривать  как довольно жестокую систему, предполагающую единую классификацию в пределах одного или нескольких типов документации и единообразное выполнение сложных решений в пределах одного класса для конкретной области знаний или деятельности.

Для того чтобы стандартизация на классификационные системы стала  практически осуществимой, необходим  высокий уровень научного и технического развития.

С другой стороны, не каждая система может быть принята в  качестве стандарта. Классическим примером стандартизированной системы является УДК, которая на высоком научном  уровне дает группировку сведений как  по широким проблемам, так и по узким конкретным вопросам на всех языках и во всех странах, где она  принята, в виде однородных цифровых индексов. Ни одна из известных международных  систем не выполняет задач стандартизации на уровне УДК.

Вопрос о стандарте  на классификационные системы может  рассматриваться в нескольких аспекта. Первый из них – возможность применения стандартизации в целях сближения  нескольких автономных систем. Второй аспект – стандартизация на классификационную  систему как инструкция специалистам для разработки или использования  классификаций различных типов. Наконец, третий – стандартизация классификационных  систем при механизации и автоматизации  информационных поисков.

Единая классификация, являясь  обобщающей системой и методической основой построения автономных систем, не только будет сближать различные  документные классификации, но и  вносить в них элементы стандартизации, выполнения, таким образом, роль стандартизированной  системы, что должно быть учтено уже  при ее разработке.

Функцию инструкции или консультации специалистам для разработки и использования  классификаций различных типов  выполняет ряд систем. Централизованная классификация предлагает классифицированные документации по единой системе, осуществляемой в крупных методических центрах  с обозначением на документах соответствующих  индексов. Такая классификация дает возможность единообразного построения каталогов и механизированных ИПС, упрощает и облегчает поиск сведений.