Введение
Вопросы обеспечения сохранности
документов по личному составу, принципы
их экспертизы и отбора на государственное
хранение неоднократно рассматривались
уполномоченным органом исполнительной
власти в области архивного дела в различные
периоды его деятельности. Однако долговременный
срок хранения основных видов документов
данной категории в ведомственных архивах
на фоне стабильности существования организаций
и предприятий не требовал принятия решений,
существенно менявших подходы к организации
работы с документами по личному составу.
Кардинальные социально-экономические
перемены в развитии государства в 90-е
годы 20 в. значительно повлияли на общие
тенденции организации архивного дела
и, естественным образом на роль документированной
информации в жизни общества.
В частности, существенно изменилась
и выросла роль документов по личному
составу.
Информационные потребности
настоящего времени отводят документам
по личному составу роль исторического
источника, являющегося носителем сведений
генеалогического, историко-биографического,
социально-демо-графического характера.
Однако основное значение данной группы
документов в течение установленного
долговременного срока их хранения заключается
в обеспечении социальных прав граждан.
Вместе с тем, в настоящее время
существует проблема сохранности документов
по личному составу, связанная с изменением
форм собственности организаций, предприятий,
а также с их массовой ликвидацией. В этой
ситуации возникает необходимость повышенного
внимания архивистов к организации обеспечения
сохранности документов по личному составу
в ведомственных архивах. Главным же образом,
учитывая социальное, а также историко-биографическое
значение документов, необходимо направить
свое внимание на расширение видового
состава описей документов по личному
составу. Такой подход существенно повысит
их социальную функцию и одновременно
отразит тенденцию времени, связанную
с возросшим интересом пользователя к
документам по личному составу. В связи
с этим уже сегодня нужно задуматься об
экспертизе ценности документов по личному
составу с пометкой «ЭПК», определяющей
сроки хранения значительной их части.
В настоящих методических рекомендациях
приведена общая классификация документов
по личному составу, принципы их экспертизы
ценности и отбора на государственное
хранение, правила формирования дел, описания
документов, составления и оформления
описи, особенности передачи дел по личному
составу ликвидированных учреждений и
организаций на государственное хранение.
Составлен примерный перечень
документов по личному составу постоянного
и долговременного сроков хранения, образующихся
в деятельности организаций. Примерный
перечень составлен на основании перечней
типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, различных
министерств, ведомств, с указанием сроков
хранения, а также некоторых примерных
номенклатур дел учреждений социальной
сферы.
Глава 1. Теоретические
основы комплектования государственных
архивов.
1.1 Понятие и сущность комплектования
архивов в современном архивоведении.
Комплектование архива - систематическое
пополнение архива документами в соответствии
с его профилем и действующим законодательством.
Профиль архива определяется Федеральной
архивной службой РФ. Под профилем архива
следует понимать установленный для архива
состав документов, который определяется
признаками классификации документов
Архивного фонда РФ.
Государственные архивы комплектуются
архивными документами, образующимися
в деятельности органов государственной
власти, государственных учреждений, организаций
и предприятий или приобретенными этими
архивами, а также документами, переданными
им негосударственными учреждениями,
организациями, предприятиями и гражданами.
Целью комплектования является
наиболее полная концентрация в архиве
профильных ему документов. До передачи
документов в госархивы они хранятся у
фондообразователей в ведомственных или
частных архивах.
Работа по комплектованию архива
документами складывается из:
- установления профиля архива;
- определения источников комплектования;
- определения состава документов,
подлежащих хранению в архиве;
- организации комплектования.
Комплектование архива осуществляется
в соответствии со списками юридических
и физических лиц - источников комплектования
архива. Источниками комплектования могут
быть:
-государственные и муниципальные
организации, в деятельности которых образуются
документы, относящиеся к государственной
части Архивного фонда, бывшие государственные
организации - источники комплектования,
временно хранящие документы, образовавшиеся
в их деятельности до изменения формы
собственности,
-негосударственные организации,
общественные и политические движения
и партии, физические лица, документы которых
в установленном порядке отнесены к негосударственной
части Архивного Фонда заключившие с государственным
архивом договор о передаче своих документов
на постоянное хранение.
Списки составляются архивом
на основе определенных критериев, а также
примерных и отраслевых (ведомственных)
списков, утвержденных Федеральной архивной
службой России, в том числе совместно
с министерствами и ведомствами.
Научно обоснованные критерии
определения источников комплектования
государственных архивов сложились к
1960-м гг. К концу 1980-х гг. они были и дифференцированы.
В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие критерии
определения источников комплектования
государственных архивов для учреждений:
а) значение учреждения в системе
органов власти и управления, в отраслевой
ведомственной системе (учреждения союзного,
республиканского, областного, районного,
городского подчинения и т.д.);
б) полнота отражения деятельности
учреждения в документах вышестоящих
организаций;
в) соответствие документов
учреждения профилю государственного
архива;
г) для документов личного происхождения;
д) значение творческой и общественной
деятельности фондообразователя в развитии
науки, культуры, общественной жизни и
других областей;
е) история фонда, т.е. степень
сохранности личного фонда, наличие собранных
фондообразователем ценных документов,
особенности фиксации его творческого
процесса;
ж) взаимосвязь фонда с другими
комплексами документов (наличие в фонде
документов, освещающих жизнь и творчество
видных деятелей).
На основе этих критериев утверждались
списки источников комплектования, в основе
которых лежало разделение потенциальных
источников комплектования на несколько
групп:
- учреждения, организации и
предприятия, документы которых подлежат
полному (обязательному) приему в государственные
архивы;
- учреждения, организации и
предприятия, документы которых подлежат
приему в государственные архивы в составе
фондов вышестоящих инстанций, а также
выборочному приему.
Однако в середине 1990-х гг., в
связи с изменениями в общественно-политической
и экономической жизни страны, архивисты
вновь вынуждены были их переоценить.
Государственные организации
относятся к числу источников комплектования
архива на основании следующих основных
критериев:
- функционально-целевого назначения;
- полноты отражения информации
о деятельности организации в архивных
фондах других организаций.
При отнесении к числу источников
комплектования негосударственных организаций
зачитываются также их особая роль среди
других подобных (однородных) организаций;
масштаб деятельности; вид организации
(ее организационно-правовая форма).
В состав источников комплектования
включаются, как правило, только юридически
самостоятельные организации. В остальных
случаях (советы директоров, собрания
представителей и т.п.) документы этих
структур следует принимать в состав фондов
тех организаций, при которых они действуют
(администрации, акционерные общества
и т.д.)
Критериями источников современного
комплектования архивов являются:
- функционально-целевое назначение
учреждения;
- масштаб его деятельности;
- вид организации;
- полнота отражения в ее документах
ценной информации.
Для документов личного происхождения
учитываются:
-значимость творческой и общественной
деятельности фондообразователя;
- степень сохранности
его фонда;
- взаимосвязь его фонда
с другими фондами.
Для качественного комплектования
Архивного фонда определены основные
этапы, главной целью которых является
наиболее полная концентрация ценных
документов относящихся к профилю каждого
архива.
Ведь именно от комплектования,
то есть от того, насколько полно качественно
мы отберем и передадим в государственные
архивы документальные свидетельства
нашей эпохи, будет зависеть источниковая
база исторической науки.
1.2 Нормативно-правовая
база архивного дела в Российской
Федерации.
Нормативно-правовую базу делопроизводства
в современной России составляет совокупность
законодательных актов Российской Федерации,
правовых и нормативных актов и методических
документов, регламентирующих вопросы
создания, технологию обработки и хранения
управленческой документации, а также
регулирующих работу служб делопроизводства
на всех уровнях управления.
В законодательстве о делопроизводстве
исторически сложилось так, что нормы,
правила, требования по делопроизводственному
обеспечению управления оказались рассеянными
по целому ряду законодательных и нормативных
актов. Знание этих документов необходимо
не только специалистам в области делопроизводства
и архивного дела, но и руководителям всех
уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности
связан с подготовкой управленческой
документации. Ниже будут приведены лишь
краткие характеристики законодательных
и нормативных актов, содержащих как отдельные
требования по организации делопроизводства
и оформлению служебных документов, так
и целиком посвященные данным вопросам,
при этом акты, имеющие первостепенное
значение, будут выделены особо.
Значение данных правовых актов
для функционирования делопроизводственной
системы страны видно из самих названий
этих документов. Остановимся далее на
нормативных актах, имеющих в настоящее
время для организации делопроизводственного
обеспечения управления первостепенное
значение.
Ряд законодательных актов
Российской Федерации (Законы «О Государственном
гербе Российской Федерации», «О государственном
языке Российской Федерации», «О языках
народов Российской Федерации», «Об участии
в международном информационном обмене»,
«О товарных знаках, знаках обслуживания
и наименованиях мест происхождения товаров»,
«Об обязательном экземпляре документов»,
«Об электронной цифровой подписи», «О
коммерческой тайне», «Об архивном деле
в Российской Федерации», «О бухгалтерском
учете» и др.) содержит нормы, которые должны
учитываться при составлении, оформлении
и хранении деловых документов.
В соответствии с Конституцией
Российской Федерации архивное дело находится
в совместном ведении Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации. Отношения
в сфере организации хранения, комплектования,
учёта и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации, а также отношения
в сфере управления архивным делом регулируются
принятым 22 октября 2004 года Федеральным
Законом «Об архивном деле в Российской
Федерации».
Кроме того, законодательство
об архивном деле в Российской Федерации
состоит из принимаемых, в соответствии
с выше названными законами иных нормативных
правовых актов Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых актов
субъектов Российской Федерации.
К ним относятся:
- Постановления правительства
РФ от 20 февраля 1995 г. №170 «Об установлении
порядка рассекречивания и продления
сроков засекречивания архивных документов
Правительства СССР»:
- Постановление Правительства
РФ от 5 июля 2001 г. №504 «Об общероссийском
мониторинге состояния и использования
памятников истории и культуры, предметов
Музейного фонда Российской Федерации,
документов библиотечных фондов, Архивного
фонда Российской Федерации, а также кинофонда»;
- Постановление Правительства
РФ от 17 июня 2004 г. №290 «о Федеральном архивном
агентстве»;
- Регламент государственного
учета документов государственной и негосударственной
частей Архивного фонда РФ, утв. Приказом
Росархива от 11 марта 1997 г. №11;
- Регламент государственного
реестра уникальных документов Архивного
фонда РФ, утвержденный Приказом Росархива
от 09 октября 2001 г. №75.
1.3.Современное состояние
комплектования государственных архивах.
Формирование полноценной источниковой
базы по истории российского общества
- это одна из задач практического архивоведения.
Она решается в ходе последовательного
цикла операций, традиционно называемого
комплектованием архивов. Результаты
этого вида деятельности имеют количественную
и качественную шкалу измерения. При количественной
оценке на первый план выходят объемные
показатели:
· общее число источников комплектования
архива и динамика их изменения;
· процентное соотношение между
организациями, включенными и не включенными
в списки источников комплектования архива
по отраслям и регионам, а также отличающимися
по форме приема документов (сплошной,
выборочный, опосредованный);
· количество дел, включенных
в описи, утвержденные ЭПК архивных учреждений;
· количество дел, принятых
на государственное хранение по архиву
в целом, по группам документов, по отраслям,
по фондам и другим признака.
Они вычисляются достаточно
легко, постоянно используются в планах,
отчетах и информационных документах
государственных архивов.
Гораздо сложнее и запутанней
положение дел с оценкой качественных
итогов комплектования. В отечественном
архивоведении нет сложившихся определений
понятий "качество комплектования",
"полнота архивного фонда" и "качественный
состав архивного фонда", не существует
и отработанной технологии проведения
исследований этого типа, отсутствует
устоявшийся набор признаков, позволяющих
решать в положительном или отрицательном
смысле вопрос о полноте и качественном
составе фондов конкретного государственного
архива [6 ; 15].