При проведении отбора на государственное
хранение личных дел работников массовых
профессий целесообразно использовать
метод выборки, опираясь на хронологический
критерий, то есть прием дел осуществлять
через каждые 5–10 лет.
Хронологический критерий и
метод видового выборочного приема целесообразно
также использовать для отбора на государственное
хранение регистрационных дел безработных
и личных дел пострадавших, формирование
которых осуществляется в Фонде занятости
населения и Фонде социального страхования
соответственно.
Экспертиза ценности личных
дел студентов и учащихся, а также личных
дел усыновленных детей1 заключается в отборе на государственное
хранение дел лиц, получивших впоследствии
известность и признание в тех или иных
областях общественной, политической,
научной, культурной деятельности.
Отбор личных дел руководителей
и членов общественно-политических организаций
производится в зависимости от масштаба
и характера деятельности организации.
Специфические критерии оценки
и отбора документов на государственное
хранение, отнесенных к категории личных
дел, имеет медицинская документация (истории
болезней) и судебно-следственные дела.
Перечнем документов со сроками
хранения Министерства здравоохранения
СССР (М., 1974 г.), действующим до настоящего
времени, на государственное хранение
рекомендуется отбирать карты и истории
болезней, в которых содержится:
– описание неизвестного науке
заболевания или заболевания с особо резкими
патологическими отклонениями;
– описание новых эффективных
методов лечения;
– сведения о лечении больных
особо опасными инфекциями;
– медицинские записи о лечении
выдающихся государственных и общественно-политических
деятелей, защитников отечества, героев
труда, деятелей науки и культуры;
– медицинские записи, произведенные
выдающимися деятелями медицины.
Порядок и методика отбора на
государственное хранение судебных дел
установлены Инструкцией «О порядке хранения,
отбора и сдачи в архив документов федеральных
судов общей юрисдикции», утвержденной
приказом Генерального директора Судебного
департамента при Верховном суде Российской
Федерации от 04.11.1999 № 137 и согласованной
Федеральной архивной службы России 29.10.1999.
Организация проведения экспертизы
ценности документов по личному составу
с отметкой «ЭПК».
Экспертиза ценности документов
по личному составу с отметкой "ЭПК"
проводится по истечении срока их хранения.
Экспертиза проводится как в самой организации,
осуществляющей хранение документов,
образующихся в ее деятельности, так и
в государственном архиве, в который поступили
документы по личному составу в связи
с ликвидацией организации.
Отбор документов на постоянное
хранение проводится в соответствии с
критериями экспертизы ценности документов
по личному составу.
В государственном архиве, осуществляющем
хранение документов ликвидированных
организаций, экспертиза ценности проводится
в отношении всех дел и документов, сроки
хранения которых истекли.
Для упрощения процедуры экспертизы
ценности документов в организациях можно
использовать метод выборочного отбора.
Этот метод применим для отбора на государственное
хранение личных дел работников массовых
профессий. Рекомендуется в государственных
архивах составить в отраслевом разрезе
перечень организаций, предприятий из
состава источников комплектования государственных
архивов, от которых возможен прием личных
дел работников массовых профессий на
государственное хранение. Для составления
перечня использовать метод группового
выборочного приема по каждой из представленных
в списке отраслей. Критерием выбора организации
является масштабность ее деятельности.
На документы, отобранные в
ходе экспертизы на постоянное хранение,
составляется опись дел по личному составу
постоянного срока хранения. Описи дел
по личному составу постоянного хранения,
составленные по результатам экспертизы
документов, как в государственном архиве,
так и в организации, представляются на
утверждение Центральной экспертно-проверочной
методической комиссии (далее – ЦЭПМК)
Архивного комитета.
Документы, не подлежащие постоянному
хранению и с истекшими сроками, включаются
в акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению. Уничтожение документов
производится в установленном порядке.
2.3. Формирование
дел по личному составу.
Формированием дел называется
группировка исполненных документов в
дела.
Документы по личному составу
формируются в дела по видам документов.
Как правило, документы в дела
группируются за каждый календарный год.
Исключение составляют дела, формирование
которых изначально не связано с рамками
одного календарного года – личные дела
рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные
дела, истории болезней, пенсионные дела,
а также многие учетные документы.
Окончательное формирование
личных дел рабочих и служащих производится
после их увольнения; учащихся, студентов,
аспирантов после окончания учебного
заведения, аспирантуры; судебных – после
окончания судебного процесса и вынесения
решения, истории болезней – после выписки
больного, пенсионных дел – после прекращения
выплаты пенсии.
Личные дела уволенных работников
и лиц, окончивших учебное заведение, при
подготовке к архивному хранению целесообразнее
объединять в наряды личных дел, не превышающих
250 листов. Возможно индивидуальное личное
дело формировать в обособленную единицу
хранения, как правило, это личные дела
постоянного срока хранения.
При формировании личных дел
необходимо учитывать различные сроки
их хранения. Дела постоянного и долговременного
сроков хранения формируются раздельно,
включаются в разные описи
Приказы по личному составу
группируются в дела в соответствии с
установленными сроками хранения.
Внутри дела (в том числе в личном
деле) документы систематизируются в хронологической
последовательности (от начала года к
концу года) по дате их регистрации, утверждения,
составления. Строго в алфавитном порядке
систематизируются наряды личных дел,
дела, сформированные из личных карточек,
лицевых счетов и трудовых книжек. При
систематизации дел по буквам алфавита
необходимо проводить уточнение до третьей
буквы в фамилии лиц, на которых заведено
дело.
2.4. Описание дел.
Описание дел – это раскрытие
состава и содержания документов каждого
дела.
Описание дел заключается в
выявлении информационных характеристик
дела и в письменном обозначении их на
обложке дела.
Информационными характеристиками
дела являются:
– название учреждения с указанием
вышестоящего ведомства в тот период,
за который включены в дело документы;
– название структурного подразделения;
– номер тома;
– заголовок дела;
– крайние даты дела;
– количество листов;
– архивный шифр;
– срок хранения дела.
При описании значительного
объема дел удобно использовать карточный
способ описания. Карточный способ помогает
оперативно исправлять неточности в описании
дел, облегчает систематизацию дел в описи.
Все информационные характеристики дела
заносятся предварительно на карточку.
Каждой карточке присваивается порядковой
номер, он же является временным рабочим
номером дела до окончательной систематизации
дел. После завершения систематизации,
все сведения с карточек переносятся на
обложку дел(Прил.3) и в опись(Прил.4).
Описание отдельных элементов
информационных характеристик дела:
– наименование организации на
обложке указывается полное, в именительном
падеже, с указанием ведомства, в систему
которого она входит, (если оно имеется)
после полного наименования в скобках
дается официально принятое сокращенное
наименование организации. При изменении
наименования организации в течение периода,
охватываемого документами дела, на обложке
указывается последнее наименование организации,
затем прежнее, которое заключается в
скобки. При передаче дел в другую организацию
на обложке дописывается новое наименование
организации, прежнее также заключается
в скобки.
– название структурного подразделения,
вынесенного на обложку дела, помогает
проведению классификации дел внутри
фонда.
– крайние даты дела, которые
проставляются на обложке дела арабскими
цифрами, определяются по датам заведения
и окончания дела в делопроизводстве.
Крайними датами дел, содержащих
распорядительную документацию (приказы,
протоколы), являются даты регистрации,
утверждения (или дата заседания) первого
и последнего документа, включенного в
дело.
Крайними датами личного дела
являются даты подписания приказов о приеме
и увольнении лица, на которое заведено
дело, в случае отсутствия точных сведений
о приеме и увольнении дело не датируется
или указывается год увольнения. На делах,
сформированных в наряды, указывается
год увольнения.
Крайними датами журналов (книг)
регистрации, учета являются точные календарные
даты первой и последней записи в журнале
(книге).
Если дата или ее элементы определяются
приблизительно, на основании анализа
документов, дата или ее элементы заключаются
в квадратные скобки.
– архивный шифр – это условное
обозначение места хранения дела: название
архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
Архивный шифр, как правило, проставляется
после включения дела в опись. На делах,
передаваемых в государственные архивы
Санкт-Петербург, архивный шифр проставляется
в виде штампа работником государственного
архива.
– заголовок дела является важнейшей
характеристикой описания дела, которая
раскрывает состав и содержание документов
дела.
Заголовок дела должен соответствовать
заголовку дела в номенклатуре дел. При
необходимости в заголовок вносятся уточнения.
В заголовках дел, содержащих
приказы, протоколы, указываются крайние
номера документов, включенных в дело.
В заголовке дела указывается
дата, отражающая за какой или на какой
период времени сформировано дело.
В тех случаях, когда дело состоит
из нескольких томов, на обложке указывается
общей заголовок, номер тома и заголовок
каждого тома.
В заголовках дел, содержащих
личные дела, личные карточки и лицевые
счета указываются крайние буквы алфавита
фамилий лиц, документы которых внесены
в дело. При повторяемости букв алфавита
в заголовках дел уточнение заголовка
необходимо проводить до третьей буквы
фамилии. Заголовком индивидуального
личного дела является фамилия, имя и отчество
лица, на которое заведено дело.
При всем единообразии и унификации
заголовков, тем не менее, для повышения
их информативности возможно включение
в заголовки дополнительных сведений.
При описании личных дел уволенных
работников постоянного срока хранения
в заголовке целесообразно указывать
должность, звание, ученую степень, выборную
должность лица, личное дело которого
передается на государственное хранение.
Исключением являются личные дела государственных
служащих, которые в соответствии с правилами
ведения личных дел государственных служащих
при их увольнении передаются на новое
место государственной службы.
Необходимо отметить, что заголовки
судебно-следственных дел, историй болезней,
подлежащих государственному хранению,
также имеют специфику описания. В заголовки
данной категории дел нужно включать дополнительные
элементы, полнее раскрывающие содержание
документов.
– срок хранения дела: документы
по личному составу имеют различные сроки
хранения, поэтому данный элемент описания
обязательно выносится на обложку дела.
2.5. Оформление дел.
Оформление дел, подлежащих
постоянному и долговременному хранению,
заключается в переплете дел, вынесении
на обложку дел его информационных характеристик,
нумерацию листов в деле, составление
листа- заверителя дела и, в случае необходимости,
внутренней описи документов дела.
В делах по личному составу,
основой систематизации которых является
алфавитный порядок, составление внутренней
описи документов рекомендуется, но в
случае нарушения алфавитного порядка
систематизации документов составление
внутренней описи обязательно.
Пример оформления обложки
дела, листа-заверителя и форма внутренней
описи дела приведены в приложениях №№
2, 3, 4.
2.6. Систематизация
дел в описи.
Опись дел – это архивный справочник,
представляющий собой систематизированный
перечень заголовков дел и предназначенный
для раскрытия состава, содержания, а также
учета дел. Опись отражает систему организации
документов архивного фонда и закрепляет
систематизацию дел внутри фонда.
Опись дел по личному составу
в зависимости от количества дел или периода
времени, за который составляется опись,
может составляться на отдельные виды
документов по личному составу или на
весь комплекс документов.
Для систематизации дел в описи
используется различные схемы. Наиболее
приемлемые схемы: хронологически-номинальная,
когда основой расположения дел является
год, внутри года по видам документов или
номинально-хронологическая, когда сначала
располагаются дела по видам документов,
внутри по годам. Номинально-хронологическая
схема как правило применяется в крупных
организациях с большим количеством работников.
При систематизации судебно-следственных
дел и историй болезней возможно использовать
схему, в которой дела располагаются по
тематическому или предметно-вопросному
признаку, внутри по хронологии или алфавиту.
Примерная схема расположения
документов внутри годового раздела описи
может выглядеть таким образом:
– приказы по личному составу
или другие распорядительные документы
заменяющие их;
– списки, книги, карточки учета
личного состава;
– личные дела;
– контракты (трудовые договоры),
не вошедшие в состав личных дел;
– личные карточки Т-2;
– лицевые счета или расчетно-платежные
ведомости;