Комплектование государственных архивов

Политические, экономические и социальные преобразования, произошедшие в нашей стране, привели не только к реформированию государственного аппарата как в центре, так и на местах, но и к созданию и развитию негосударственного сектора экономики, что не могло не повлиять на изменения в составе источников комплектования.

На начало 1993 г. в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов управленческой документации было включено 109047 организаций. К 2000 г. их количество увеличилось на 11,5% и составило 123263. Рост количества источников комплектования был обусловлен, прежде всего, созданием новых органов управления, развитием инфраструктуры городов и районов, усилением роли органов местного самоуправления, развитием негосударственного сектора экономики.

Состав источников комплектования аудиовизуальными документами в начале 90-х годов XX в. был представлен в основном региональными студиями кинохроники, государственными телерадиокомпаниями, радиовещательными компаниями, видеостудиями, фотоагентствами, редакциями газет и журналов, фирмами грамзаписи.

В соответствии с архивным законодательством архивные учреждения сотрудничали и продолжают сотрудничать с негосударственными организациями на договорной основе. На первом этапе большинство негосударственных организаций весьма неохотно шло на сотрудничество с архивами на предмет передачи образовавшихся в их деятельности документов, относящихся к составу архивного фонда РФ, в государственные или муниципальные архивы. Лишь организации с крупным документооборотом приходили к пониманию необходимости установления контактов с архивными учреждениями с целью получения методической и практической помощи в организации работы с документами, в создании своих архивов. Наглядным примером служит сотрудничество архивных учреждений с коммерческими банками, особенно после дефолта 1998 г., когда целый ряд коммерческих банков был ликвидирован и их документы стали поступать в государственные и муниципальные архивы.

Возрастание ответственности негосударственных организаций за сохранность образующихся в их процессе их деятельности документов, а также невозможность целого ряда негосударственных структур собственными силами создать необходимые условия для хранения и использования архивных документов вызвали к жизни такое новое явление, как создание специализированных коммерческих фирм по хранению на платной основе архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности других организаций.

В последнее время обострилась постановка вопроса о приеме электронных документов на постоянное хранение, что связано с дальнейшим развитием и широким внедрением современных информационных технологий в организациях, с ростом числа организаций, применяющих в своей деятельности электронный документооборот и электронные документы, с формированием ключевых положений государственной политики в области информатизации. Названные процессы сопровождаются формированием законодательной и нормативной базы, призванной узаконить статус электронных документов наряду с документами на бумажной основе, вписать электронные документы в систему традиционного документооборота.

Складывающаяся нормативная правовая база по работе с электронными документами позволяет организациям осуществлять постепенный переход к электронному документообороту, к созданию электронных архивов.

Однако, в настоящее время вопросы создания и функционирования электронных архивов, обеспечения сохранности электронных документов в методическом и практическом плане недостаточно проработаны. Еще не накоплено должного опыта по созданию и функционированию таких архивов. Государственные архивы страны не располагают необходимой материально-технической и кадровой базой для осуществления постоянного хранения и использования электронных документов.

Кроме этого, по мнению профессиональных архивистов, управленческие документы постоянного срока хранения должны храниться в организациях и передаваться на постоянное хранение на бумажных носителях. Допускается возможность хранения в электронном виде в организациях отдельных документов с временными сроками хранения.

Понимая важность решения проблем создания и ведения электронных архивов, Росархив совместно с ВНИИДАД проводит работу по изучению и решению теоретических и прикладных задач электронного документооборота и архивного хранения электронных документов.

 

 

Глава 2.Комплектование документов по личному составу.

2.1.Классификация документов по личному составу

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и  отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному  составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

Условное разделение  документов  по личному составу на наиболее крупные группы предложено в статье «Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу».

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

1. Документы, фиксирующие  трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела,  личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения,  документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации,  документы  об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты (Прил.1), заключения, протоколы (Прил.2)) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.

4. Документы, фиксирующие  образование, повышение квалификации: списки работников с высшим  и специальным образованием и  карточки их учета, подлинные  личные документы, удостоверяющие  образование, протоколы заседаний  государственных экзаменационных  комиссий, протоколы заседаний и  постановления аттестационных и  квалификационных комиссий.

5. Документы, фиксирующие  должностные и иные заслуги  человека: списки награжденных государственными  и иными наградами, удостоенных  государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении  к государственным и ведомственным  наградам,  присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий,  протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.

6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.

7. Особую группу документов  по личному составу составляют  личные дела граждан, которые  в свою очередь можно разделить  на подгруппы:

– личные работников;

– личные (наградные)  дела;

– личные дела по аттестации (аттестационные дела);

– личные дела  учащихся, студентов, аспирантов;

– личные дела по усыновлению детей;

– регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

– личные (учетные) дела пострадавших;

– личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

– персональные дела членов партии;

– выездные дела;

– судебно-следственные дела;

– истории болезней.

 

 

2.2. Критерии и методы экспертизы ценности документов  по личному составу.

Экспертиза ценности  документов по личному составу и отбор их  на государственное хранение осуществляется на основе типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков  хранения. 

Однако необходимо отметить, что к достаточному количеству документов по личному составу, имеющих долговременный срок хранения,  в перечнях проставлена отметка «ЭПК». Отметка означает, что часть этих документов может иметь научно-историческое, социально-демографическое значение и в установленном  порядке должна быть передана на государственное хранение. К данной категории документов относятся: приказы по личному составу, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, характеристики, документы по расследованию несчастных случаев, профессиональных заболеваний, отравлений, протоколы заседаний аттестационных  комиссий, нотариальные документы; особую группу документов представляют личные дела.

Основными критериями оценки и отбора документов по личному составу на государственное хранение,  учитывая их  использование в качестве научно-исторического, социально-демографического, генеалогического, историко-биогра-фического, историко-политического источника информации, являются:

– роль и значение деятельности лица, на которое заведены документы, для жизни общества, государства, его вклад в развитие науки, культуры, политики и других областей деятельности;

– информационная значимость документа, т.е. полнота отражения в нем сведений о научной, производственной, общественной, творческой  деятельности человека;

– юридическая достоверность документа.

Для ряда документов, отнесенных к группе личных дел, существуют специфические критерии экспертизы ценности, в частности, для историй болезней, судебно-следственных дел.

Существуют различные методы экспертной оценки документов. Основным методом ее проведения является метод комплексного применения критериев экспертизы ценности. Информационный метод базируется на изучении повторения информации в различных группах и видах документов и позволяет определить целесообразность приема  на государственное хранение тех или иных  документов. Для документов по личному составу с отметкой «ЭПК»  целесообразен метод выборочного отбора документов. Особо  необходимо отметить важность исторического подхода в применении критериев: это обусловлено постоянным  изменением форм документирования, объемом информационной насыщенности документов.

Проведение внутренней экспертизы дел, в основном, направлено на ограничение приема в государственные архивы документов с повторяющейся и несущественной информацией.

При проведении экспертизы ценности дел необходимо соблюдать правило: отбор дел осуществляется путем их полистного просмотра; отбор дел по их заголовкам в описях дел или на обложках не допускается.

Отбор на государственное хранение документов по личному составу  с отметкой  «ЭПК».

Отметку  «ЭПК» имеют приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета. Для данной категории документов основным критерием экспертизы ценности и отбора их на государственное хранение является значение и роль конкретного лица в какой-либо  сфере деятельности. При этом необходимо учитывать уровень информативности документов, а также повторяемость информации в них. Однако, основным условием приема на государственное хранение  приказа, личной карточки или лицевого счета конкретного лица является отсутствие его личного дела или неполной о нем информации в составе документов личного дела.

Отбор на государственное хранение документов конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность работников, не имеющих личных дел, протоколов заседаний, постановлений аттестационных, квалификационных комиссий, а также  трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений, не вошедших в состав личных дел, и характеристик работников, не имеющих личных дел,  происходит на основе  критериев значения, роли лица в той или иной области  деятельности   и информационной значимости документов.

Особую группу дел по личному составу составляют личные дела. Особенность документов, входящих с состав личных дел, состоит в том,  что они позволяют проводить  изучение сведений не только биографического характера, но и истории учреждений, организаций. Одновременно  документы личных дел могут содержать информацию, характеризующую особенности различных периодов в истории страны,  имеющую значение для проведения социальных,  историко-демо-графических исследований.

Критериями  отбора личных дел являются:

– характер личных заслуг;

– служебное положение лица;

– полнота информации о лице в составе документов личного дела.

К категории личных дел, отвечающих  данным критериям оценки и подлежащих государственному хранению, отнесены дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания.

Однако с точки зрения социально-демографических, историко-биографических исследований  могут представлять интерес личные дела работников массовых профессий, дела безработных, дела пострадавших, учащихся, студентов, аспирантов; дела членов общественно-политических организаций; личные дела усыновленных детей.