Комплектование государственных архивов

Этому не стоит удивляться. Оценку качественного состояния любого информационного фонда (библиотечного, музейного, патентного, программного), в отличие от количественной стороны дела, дать крайне затруднительно, ибо качество информации, по определению, не может быть описано в строгих терминах. Так что архивисты разделяют общие методологические трудности, существующие в гуманитарных областях знаний.

Сюжеты, связанные с оценкой качества комплектования, российскими архивистами почти не затрагивались: можно назвать лишь единственную работу 3. П. Иноземцевой. В ней в первом приближении делалась попытка определить качество комплектования через колебания в видовом составе принятых в госархивы документов, с учетом оценки полноты фондов. Эта, в принципе, здравая идея не получила, к сожалению, дальнейшего развития. Определенная заявка на продолжение подобной исследовательской линии содержалась в комплексной работе ВНИИДАД "Система контроля и оценки качества работ в государственных архивах". Однако ее составители рассмотрели вопрос крайне технологично. Качество работы по комплектованию, в их представлении, это содержательная оценка труда работников архива, а не информационное состояние принятых на государственное хранение фондов. Хотя такое узкое понимание вопроса, бесспорно, имеет право на существование, оно уводит в сторону от его смыслового ядра. При этом мы не отрицаем, что качество конкретно прикладной деятельности работников архива по комплектованию в опосредованном виде сказывается на содержательности фондов, и это обстоятельство при анализе должно быть обязательно учтено

Качество комплектования, на наш взгляд, может оцениваться рядом взаимосвязанных признаков:

а) оптимальная полнота фондов архива;

б) степень информативности фондов;

в) уровень "чистоты" технологии отбора документов на госхранение;

г) правильность оформления и формирования дел.

Эти признаки являются многосоставными и распадаются на ряд измерителей, позволяющих более точно определять их характеристики. В частности, полнота фондов архива рассчитывалась при помощи следующих определителей:

1) степень укомплектованности  фондов, в том числе их закрытых  частей, всеми группами (категориями) имеющих общественную значимость  документов;

2) удельный вес утраченных  документов постоянного хранения (на стадиях ведомственного и  государственного хранения), а также  ошибочно не включенных в описи дел постоянного хранения в общем объеме архивных фондов;

3) индекс задолженности  по передаче документов на  государственное хранение (по группам  документов);

4) удельный вес организаций, имеющих утвержденные описи постоянного  хранения по всем группам документов  данного фонда, в общем списочном  составе организаций - источников  комплектования архива;

5) степень представительности  фонда, устанавливаемая соотношением  между отобранными на хранение  проектами (разработками) и принятыми  в Госархив комплектами документов по этим проектам (разработкам)

Следует подчеркнуть, что список этих определителей наверняка не является исчерпывающим, но это предмет дополнительных исследований. Качественные аспекты оцениваются здесь посредством числовых сопоставлений, что позволяет избегать некоторой субъективности оценок при использовании балльной системы.

При всей полезности структурного анализа необходимо отметить, что он не дает представлений на точечном уровне по основным информационным срезам фонда. Поэтому пользоваться только этим инструментарием - значит сознательно обрекать архивистов на получение искаженной картины комплектования. Фонд может быть полностью укомплектован всеми группами документов и составными частями, не иметь задолженности по их передаче на государственное хранение и в то же время включать в свой состав множество второстепенных, малоценных документов, которые превратят его в информационно ущербный массив. Поэтому для полноценного анализа качества комплектования совершенно неизбежно применение технологии как бы более высокого порядка - определителей степени информативности фондов.

В качестве таковых рассматривались следующие:

· уровень информационной достаточности фонда;

· полнота охвата основных видов и разновидностей документов постоянного хранения, характерных для данного фондообразователя; степень охвата задокументированных в данном фондообразователея общественно значимых событий;

· уровень целостности фонда и его составляющих;

· глубина распада фонда и период его промежуточного хранения; степень использования фонда.

Названные определители могут использоваться и для анализа совокупности однородных фондов, а также хранящихся в госархиве документов в целом. Однако следует учитывать, что не все из этих определителей в достаточной степени проработаны.

Перед архивными учреждениями России стоят три основные задачи: комплектование государственных архивов, обеспечение сохранности документов и их использование. Все эти задачи очень важны; но вопросы комплектования имеют особое значение. Почему?

Во-первых, в отличие от обеспечения сохранности и использования, которые являются внутри архивными функциями, функция комплектования носит межотраслевой характер. Это подразумевает и соответствующее правовое обеспечение.

Во-вторых, и это главное, - именно от комплектования, то есть от того, насколько полно и качественно мы отберем и передадим в государственные архивы документальные свидетельства нашей эпохи, будет зависеть источниковая база исторической науки; то, какими мы предстанем перед взором наших потомков

Сформированный усилиями многих поколений архивистов Архивный фонд России сегодня насчитывает более 180 млн. дел (4,0 тыс. км архивных полок) с XIV до XX в.

Архивный фонд России можно назвать явлением уникальным. Мы знаем о его огромных объемах, богатстве состава и содержания документов. Но главное то, что Архивный фонд последние 80 лет формировался не как фрагментарный набор интересных документальных комплектов, а как целостное явление, дающее представление о взаимосвязях исторических процессов.

В новых условиях задача архивистов остается прежней - обеспечить комплектование Архивного фонда России так, чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Сегодня вопросы комплектования, как и другие вопросы архивного дела, регулируются законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот федеральный закон был принят от 22 октября 2004 г.

Первая особенность нового закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов.

Новый закон основывается на разграничении предметов ведения и полномочий между РФ и субъектами РФ, между субъектами РФ и муниципальными образованиями. Впервые определен порядок делегирования органам местного самоуправления государственных полномочий в архивной сфере. Проведено очень четкое разграничение прав собственности на архивные документы между Центром, субъектом Федерации и муниципальными образованиями. Теперь, если в государственном архиве какого-то региона хранятся документы федеральной собственности, мы должны идти цивилизованным путем и заключить с этим субъектом Федерации договор о хранении.

Главное отличие новых Правил от старых связано с самим характером документа - это Правила, т.е. свод однозначно трактуемых и при этом не противоречащих Федеральному закону «Об архивным деле Российской Федерации» норм и установок.

Старые советские правила были своего рода учебниками или нормативно-методическими пособиями с предисловиями, разъяснениями, методическими рекомендациями и примерами. В новых Правилах ничего подобного нет. Это первый в истории отечественного архивного дела нормативно-правовой юридический акт в полном смысле этого слова.

В правилах впервые нормативно закреплено положение о том, что сформированные в архивах в архивные фонды и коллекции документы перефондированию не подлежит (оно допускается лишь в исключительных случаях). Любое перефондирование - это большие трудовые дополнительные затраты. Также впервые нормативно зафиксирован порядок фондирования документов органов государственной власти и местного самоуправления.

В Правилах впервые нормативно закреплён и порядок экспертизы ценности документов (ЭЦД), при этом определено, что экспертиза проводится в архиве только по истечении сроков временного хранение архивных документов, в случае безвозвратного вывоза за рубеж или по решению суда

Особое внимание уделено проблемам сохранности документов. В соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации установлен порядок их выявления и учета, для уникальных документов введено понятие «сейфовое хранение». В тоже время решено отказаться от нормативного закрепления порядка почти не реализуемого на практике изолированного хранения особо ценных документов. Архивные органы Российской Федерации и архивы, имея различные условия хранения документов, вправе решать этот вопрос самостоятельно.

Строго говоря, Правила распространяется, на государственные, муниципальные архивы, музеи и библиотеки и архивы РАН.

Одной из важнейших теоретических и практических задач архивоведения, как известно, является разработка оценочного аппарата экспертизы ценности документов и осуществление систематического пополнения Архивного фонда Российской Федерации историческими источниками. Решение этой задачи невозможно без определения стратегических целей комплектования архивов. Без ясного понимания того, что должен представлять собой конечный результат формирования архивных фондов организаций и граждан, какие общественные потребности удовлетворяет получаемая в итоге совокупность признанных ценными документов, работа по формированию общенационального Архивного фонда становится бессистемной и негармоничной.

Потребности будущего российского общества в ретроспективной информации - нереалистично. Неизвестно, как выстроится его политическая, экономическая и духовная структура, станет ли вообще востребованной информация в ее современном понимании и каким (в техническом и интеллектуальном плане) образом.

Если считать, что стратегической целью комплектования является удовлетворение будущих и только предполагаемых общественных потребностей, которые невозможно заранее предусмотреть, то в этом случае следует отказаться от проведения экспертизы ценности документов и перейти к практике включения абсолютно всех образующихся документов в состав Архивного фонда страны. Иначе нет гарантии, что через сотни или тысячи лет какие-то документы, ныне уничтожаемые архивистами в соответствии с действующими критериями, не заинтересуют будущих исследователей. Но подобный подход означал бы подрыв фундаментальных основ архивного дела, не говоря уже о том, что, как наглядно показал В. Н. Автократов, тотальный отбор документов на постоянное хранение ни физически, ни технически невозможен. Из этого со всей очевидностью вытекает, что рассмотрение стратегических целей комплектования через призму будущих общественных потребностей может привести к дисгармонизации всей системы экспертизы ценности документов и пополнения ими Архивного фонда Российской Федерации. В итоге появляется законный вопрос: какова на самом деле должна быть генеральная стратегия пополнения Архивного фонда страны современными документами? Ответ на этот вопрос, по нашему мнению, достаточно прост и лежит в плоскости теории отражения.

Основная стратегическая цель архивистов состоит не в прогнозировании плохо предсказуемых потребностей или интересов будущих исследователей, а в формировании совершенной информационной микромодели, своеобразного многоцветного и панорамного снимка в миниатюре, но с предельной объективностью отражающего все богатство жизни общества в каждый отдельно взятый момент его исторического бытия. При этом совершенно не важно, будут ли когда-либо востребованы все без исключения документы Архивного фонда Российской Федерации, разумеется, если их включение было разумным и обоснованным.

Технология коллекционного комплектования позволит повысить информационное разнообразие фондов. Его предметами могут стать:

а) комплексы архивных документов, образовавшиеся в результате реализации государственных контрактов различными негосударственными структурами, не принадлежащими к источникам комплектования архивов;

б) коллекции документов, приобретенных на аукционах или у частных лиц;

в) собираемые архивными учреждениями по собственной инициативе коллекции семейных биографий и писем лиц, не являющихся фондообразователями.

С 2000 по 2004 гг. на проведение работ по упорядочению архивных документов из федерального бюджета было выделено около 200 млн. руб., что явилось беспрецедентным событием в истории архивного дела.

С начала 1990-х годов осложнился процесс комплектования государственных архивов, прежде всего федеральных, и с аудиовизуальной документацией. Объемы принимаемых в федеральные архивы кино-, фото-, фонодокументов также стали снижаться. Основной причиной снижения темпов комплектования архивов этим видом документации явилось отсутствие четких правовых норм, регулирующих вопросы хранения аудиовизуальных документов телерадиовещательными компаниями, киностудиями и другими организациями, производящими аудиовизуальную продукцию, а также отбора и передачи ее на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы .

Преобразования, произошедшие в нашей стране в начале 90-х годов XX в., привели к резкой общественно-политической активности масс, выразившейся в том числе в создании многочисленных политических партий и движений. Деятельность политических партий и движений, отраженная в создаваемых ими документах, безусловно, попала в поле зрения архивных учреждений. Архивные учреждения Российской Федерации еще с начала 90-х годов прошлого века начали работу по включению в списки источников комплектования политических партий и движений.

Документы личного происхождения, несмотря на низкий их удельный вес в составе архивного фонда РФ (всего 1,3% от всего объема дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах), занимают в нем особое место, поскольку не только дополняют официальные документы о том или ином историческом этапе развития нашего общества, но и содержат информацию о том, как ход исторического процесса повлиял на судьбы конкретных людей.