Научная классификация документов - основа комплектования государственных архивов

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Архивоведение»

на тему:

«Научная классификация  документов - основа комплектования государственных  архивов»

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие и содержание  комплектования архива

1.2 Комплектование государственных  архивов

1.3 Научная классификация  документов

1.4 Научная классификация  документов в системе комплектования  государственных архивов

2 АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1 Структура бюро технической  инвентаризации(БТИ)

2.2 Архив бюро технической  инвентаризации

2.3 Организация комплектования  в архивах БТИ

2.4 Научная классификация  документов, хранящихся в архивах  БТИ

2.5 Основные принципы научной  классификации документов

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  СИСТЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ  В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

3.1 Построения достаточно  эффективных информационно-поисковых  языков

3.2 Определение возможности  стандартизации классификационных  систем

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Классификация документов –  это группировка их по классам  на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс  от другого.

Главной целью классификации  является наиболее полная концентрация документов, относящихся к каждому  из классов.

Целью курсовой работы является – описать основные моменты классификации  архивных фондов.

Задачами курсовой работы являются:

• раскрыть понятие и содержание комплектования архива;

• описать комплектование государственного архива;

• раскрыть понятие и содержание научной классификации государственного архива;

• рассмотреть научную классификацию документов в системе комплектования государственных архивов;

• анализировать объект исследования в системе архивов БТИ;

• предложить мероприятия по усовершенствованию научной классификации документов.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что научная  классификация документов имеет  большое значение для организации  хранения, учета и использования  документов, определяя их принадлежность к историческим эпохам, к определенным административно-территориальным единицам, к определенным отраслям государственной  и общественной деятельности, к составу  документации данного фондообразователя  и т.д. Применение единой классификации  документов положительно отражается на организации работ по пополнению архивного фонда, определяя критерии источников комплектования государственных  архивов.

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

1.1 Понятие и содержание  комплектования архива

 

Комплектование архива –  систематическое пополнение архива документами в соответствии с  его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной  архивной службой РФ [5].

Государственные архивы комплектуются  архивными документами, образующимися  в деятельности органов государственной  власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или  приобретенными этими архивами, а  также документами, переданными  им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и  гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных  или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

• Из установления профиля архива;

• Определения источников комплектования;

• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

• Организации комплектования.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают  или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь  создает в своей жизнедеятельности  весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому  понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

• Функционально-целевое назначение;

• Масштаб его деятельности;

• Вид организации;

• Полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения  учитываются:

• Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:

• Степень сохранности его фонда;

• Взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов  источниками комплектования являются:

• Структурные подразделения организации;

• Подведомственные организации;

• Физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются  документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами  личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных  подразделениях организации. По истечении  сроков хранения они уничтожаются в  соответствии с архивным законодательством  после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы  физических лиц, имеющие государственное  значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных  подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных  архивов лежит преемственность  архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности  делопроизводственной номенклатуры дел  и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления  архивных описей и используется для  учета дел временного (до 10 лет) хранения.

 

1.2 Комплектование государственных  архивов

 

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации  и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного  фонда РФ. Росархив определяет категории  государственных организаций, документы  которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных  организаций и физических лиц  могут быть приняты на договорной основе на госхранение [6].

Комплектование госархива  осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц  – источников комплектования, составляемыми  в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми  Росархивом.

Выделяются следующие  группы источников комплектования:

1) Учреждения и организации,  документы которых полностью  передаются в госархив;

2) Учреждения и организации,  частично передающие документы  в госархив, поскольку они входят  в состав документов особо  ценными;

3) Учреждения и организации,  от которых осуществляется групповой  выборочный прием документов, имеющих  ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их  деятельность;

4)Учреждения и организации,  от которых осуществляется повидовой  выборочный прием документов, имеющих  особое значение как типовых  для данного вида учреждений  и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых  создаются документы, имеющие государственное  значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых  документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме  того, учреждения и организации, сдающие  в госархив лишь отдельные, особо  значимые виды документов, характеризующих  их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы  в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом [8].

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие  свои документы в госархив, но находящиеся  под контролем госархивов как  возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся  списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками  комплектования кинофотофоно- и видеодокументов  и электронных документов. Дополнительно  может вестись список негосударственных  источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими  своих документов в госархив.

При приеме документов в  госархив возможно поступление их полностью  или выборочно. При полном поступлении  документов учреждения и организации  передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме в  архив поступают все ценные документы  от отдельных организаций определенного  вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа  неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

Документы в ведомственный  архив передаются из структурных  подразделений через год после  их завершения делопроизводством. В  госархив дела из ведомственных архивов  поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных  в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику  ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в  госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним [7].

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный  архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков  источников комплектования архивов  вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР – Правительство  РФ, вместо исполкомов – мэрии и  префектуры. Но принцип составления  списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые  примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и  содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе  РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов  и др.

Особого внимания требует  отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась  роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и  творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками  комплектования.

Такова система критериев  и методика комплектования государственных  архивов, которая сложилась к  началу 1990-х гг. и вполне может  быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном  аппарате, общественно-политической жизни  страны, экономическом развитии привели  к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распада  СССР бывшие союзные республики, ставшие  независимыми государствами, приняли  собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное  хранение. Однако в соответствии с  основным научным принципом архивоведения  – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» – было принято  нелегкое решение – не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса  архивных фондов (объекты федеральной  собственности и собственности  субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные  архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа  территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там  и пригодился (принят на государственное  хранение независимо от формы собственности  и подчинения).

В-третьих, в связи с  распадом централизованной ведомственной  системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения  источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности  учреждений уже не отражает реального  значения его деятельности. Рост самостоятельности  государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды  вышестоящих органов. В связи  с этим растет число государственных  учреждений – самостоятельных источников комплектования.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись  также с неотложной проблемой  приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая  обрабатывать поступающие документы  временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в  государственный архив в составе  фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.