Научная классификация документов - основа комплектования государственных архивов

В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается  устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных  структур постоянно сокращается  в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных  структур, значительная часть ценных источников по истории современности  будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит  двуединая задача:

Выявить негосударственные  структуры, фонды которых относятся  к профилю комплектования данного  архива, и установить, какие из них  являются источниками комплектования, установить «договорные отношения» с представителями этих структур. В результате выявления негосударственных  структур составляются списки потенциальных  источников комплектования госархивов.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие  историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации  с государственной или муниципальной  формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно  обсуждается в современном архивоведении  в соответствие с таблицей 1.

 

Таблица 1 –Критерии определения  источников комплектования

Критерий Пояснение

1. Функционально-целевое назначение учреждения Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах

2. Масштаб деятельности Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников

3. Вид организации Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур

4. Полнота отражения информации Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

 

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения  источников комплектования отношении  этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров  хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции  в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю  совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру  их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические организации  в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические  и др.

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно  должна отразиться история того или  иного общественно-политического  направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации  документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также  деятельность самой партии и ее лидеров  и различных движений, структуру  региональных отделений движения.

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в государственном  архивах.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.

Передач дел из каждого  учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в  зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при  составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя  осуществляется в несколько этапов:

Сначала на заседании ЭПК  госархива утверждается опись дел  постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр  описи остается в государственном  архиве);

Затем в ведомственный  архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического  и санитарно-гигиенического состояния  дел, оформления дел и т.д.;

Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется  количество листов. Если количество дел  в описи больше количества реально  передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный  архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием  документов на хранение, является акт  приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который  они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также  реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и  др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями  государственного и ведомственных  архивов.

Вместе с документами  передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся  в архиве после утверждения описи  на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном  архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной  части Архивного фонда РФ имеет  свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому  рекомендуется принимать документы  через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия  хранения и использования документов могут включать ограничения права  доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения  также могут поступать в государственный  архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения  передаются на основании личного  заявления владельца.

При приеме документов также  составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная  опись.

Особое важное значение имеет  договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы  передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. архив  инвентаризация стандартизация документ

В современных условиях архивисту  зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

Проведение бесед с  фондообразователями о важности сохранения их документов;

Выявление потенциальных  источников комплектования в органах  регистрации юридических лиц, а  также на основе изучения хроники  общественно-политической жизни;

Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий  общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

Сбор воспоминаний, составление  хроники событий;

Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий  профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция  архивиста.

При формировании Архивного  фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть  поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев  ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более  бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как  и законы, обратной силы не имеют. Поэтому  не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х  гг. В данном разделе будет рассмотрена  экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего  Архивного фонда страны. Именно в  итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются  в государственных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов:

Первая задача – отбор  наиболее ценных документов из ведомственных  в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение  профильности документов тому или иному  государственному архиву.

Вторая задача – определение  сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных  сроков хранения такие документы  могут быть разделены на две группы:

1) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2) для временного хранения.

Третья задача – обеспечение  полноты состава архивного фонда  путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих  учреждений.

Четвертая задача – отбор  на хранение наиболее информативно емких  документов.

Экспертиза ценности документов в государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов  ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную  экспертизу ценности документов или  разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности  сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном  архиве, куда поступают сотни и  тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

Дела постоянного и  долговременного (75 лет) хранения;

Дела, предназначенные для  уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного  и долговременного хранения в  дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной  комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых  определяется ценность документов –  это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов (значение учреждения в жизни общества, значимость событий, отраженных в документах, время и место образования документов);

2) критерии содержания документов (источник информирования, повторяемость документной информации, целевое назначение документов, вид и разновидность документа);

3) критерии внешних особенностей документов (подлинность, внешний вид документа, т.е. форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документов).

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного  происхождения подразделяют на две  группы:

1) критерии ценности фондов личного происхождения;

2) критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- история фонда и его состав;

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения  относятся:

- значение творческой и общественной деятельности автора документа;

- время и место создания документа;

- значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;