Научная классификация документов - основа комплектования государственных архивов

- внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

- взаимозаменяемость с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Для установления комплекса  документов постоянного хранения, определения  конкретных сроков хранения по отдельным  группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных  учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления  от ненужных бумаг» существует целостная  система нормативно-методических пособий  по отбору документов, в которую  входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов - это  систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о  сроках хранения документов или о  составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции  Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система  перечней достаточно полно выполняла  свою функцию для государственных  организаций. Но уже с начала 1990-х  гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в  связи с этим возникли организации  иных форм собственности (организации  нового типа или негосударственные  организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись  именно перечней.

В данной системе традиционно  различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков хранения;

2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием  сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для  всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций  и предприятий независимо от их ведомственной  подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются  дела с приказами руководства, с  планами и отчетами, с документами  по личному составу, с бухгалтерской  документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы  выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь  и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни  не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические  направления деятельности.

Для больших и сложных  фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные  перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями  по экспертизе ценности при научно-технической  обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как  не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида – типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности  возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где  даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние  не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как  «тяготеющие» к постоянному сроку  хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее  время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень  типовых документов, образующихся в  деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.

1.3 Научная классификация  документов

Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью субъектов  Федерации и муниципальной собственностью. К федеральной собственности  относятся архивные фонды и архивные документы федеральных госархивов, архивные фонды и документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных  органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, а  также документы, полученные от организаций  и лиц негосударственной части  АФ РФ.

Негосударственная часть  АФ РФ включает архивные фонды и  документы расположенных на территории России общественных объединений и  организаций, религиозных организаций (с момента отделения церкви от государства) или частной собственности. В состав АФ РФ эти документы включаются при условии их значительной ценности и учитываются ГАС по правилам государственного учета [9].

Более конкретная характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:

1) группы документов, образовавшихся  в деятельности учреждений, организаций,  предприятий, существующих и существовавших  на территории, входившей в состав  СССР, - высших, центральных и местных  органов государственной власти  и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских  учреждений, частей, учебных заведений  и других организаций армии,  флота, пограничных и внутренних  войск; учреждений, организаций и  предприятий промышленности, сельского  хозяйства и других отраслей  экономики; науки и культуры: профессиональных  союзов, творческих, кооперативных  и других общественных организаций;  учреждение религиозного культа  за период до отделения церкви  от государства;

2) документы отечественных  учреждений, организаций и предприятий,  находящихся или находившихся  за границей;

3) национализированные Советским  государством документы частных,  сословных и других корпоративных  архивов;

4) документы личного происхождения,  поступившие в собственность  государства (частные архивы и  документальные коллекции советских  и дореволюционных государственных,  общественных деятелей, ученых, деятелей  культуры, искусства, новаторов и  передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по  актам дарения, завещаниям или  на другом законном основании);

5) поступившие в собственность  государства, в том числе из-за  рубежа, документальные памятники  истории и культуры (летописи, рукописные  книга, рисунки и т.п.).

Кроме того, в состав АФ РФ включаются: служебные ведомственные  издания, не поступающие в установленном  порядке в НПО «Книжная палата»  и библиотеки-депозитарии; страховой  фонд копий уникальных и особо  ценных документов, создаваемых госархивами, министерствами и ведомствами

По результатам экспертизы в состав АФ РФ поступают основные категории документов: акты законодательства, управленческая, проектная, конструкторская, технологическая, картографическая, телеметрическая  и другая специальная документация; программы, алгоритмы и машинно-ориентированные (механографические) документы; кинодокументы, микрофильмы, фотодокументы, звукозаписи, видеозаписи; научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписка и иные категории документов Приведенный  перечень категорий документов был  определен Положением о АФ РФ в 1980 г. и по сравнению с предыдущим периодом расширился за счет включения  вновь возникающих (механографические  документы, видеозаписи и др.)[2].

С учетом научно-технического прогресса, изменения структур управления, социально-общественных перемен Росархив определяет) виды учреждений, организаций  и предприятий, документы которых  подлежат включению в АФ, и категории  таких документов. Он устанавливает  также порядок отнесения документов к категории уникальных и особо  ценных и создания страхового фонда  их копий.

Документы, включенные в  состав АФ РФ, изъяты из гражданского оборота  и не могут являться объектом купли-продажи  и иных сделок, нарушающих право  государственной собственности  на ни :

Для определения научной  системы хранения документов проводится их классификация.

Классификация документов - группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов  и отличающих каждый класс от другого. Для выполнения работы по классификации  документов необходимо установить классификационные  единицы, т.е. отдельные документы  или их группы, которые при классификации  объединяются по общим признакам  или разделяются в силу различия признаков. Архивоведением установлены  несколько классификационных единиц. Основной классификационной единицей документов в пределах Архивного  фонда РФ является архивный фонд.

Архивный фонд - учетная  и классификационная единица  АФ РФ, представляющая собой часть  документального фонда, принятого  на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически  связанных между собой. Как понятие  классификационной и учетной  единицы определение «архивный  фонд» удобно, но следует отметить, что это понятие включает несколько  видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах  и имеющих свои особенности.

Архивный фонд организации - это фонд, состоящий из принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия.

Архивный фонд личного  происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное  хранение часть документального  фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. Объединенный архивны фонд - фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей.

Архивная коллекции - фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному иди нескольким признакам.

В основе первых двух комплексов лежит признак происхождения (эти  фонды сложились в процессе деятельности организации или лица), а основой  третьего и четвертого комплексов является признак логической связи, т.е. они собраны искусственно. Объединенный архивный фонд создается в государственном или ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фонды школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города, лесхозов одной области.

Объединение документов следует  проводить после их тщательного  изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются  признаки общности функций, административно-территориальной  принадлежности (одного района, города, области и т.д.), принадлежности к  одной отрасли народного хозяйства. Архивные коллекции могут быть собраны  каким-либо лицом и поступить  в таком виде в архив (коллекция  древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной  единицей. В учреждениях мы имеем  дело с документальным фондом - совокупностью  документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно  появляются новые документы (создаются  в учреждении и приходят извне), следовательно, документальный фонд растет. Ежегодно документы постоянного срока  хранения и временного свыше десяти лет (а в ряде учреждений -свыше  пяти лет) после соответствующего оформления передаются в архив учреждения. Объем  документального фонда при этом не изменяется. Ежегодно документы, сроки  хранения которых истекли, выделяются для уничтожения (при соответствующих  условиях и оформлении). Документы  вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее - ежегодно (или в установленные  сроки) из архива учреждения передаются дела по утвержденной ранее описи  в государственный архив и  присоединяются к уже имеющемуся в нем архивному фонду этого  учреждения. Документальный фонд при  этом количественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный  архив.

Таким образом, архивный фонд учреждения (организации) является наиболее ценной частью его документального  фонда, содержащей документы (имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение) и поступившей на хранение в государственный архив. Архивный фонд тоже меняется в объеме за счет поступлений из учреждения, пока оно функционирует. После ликвидации учреждения и приема последней части ценных документов архивный фонд перестает расти (но объем его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки).

Фондообразователь - организация  или лицо, в деятельности которых  образуется документальный фонд.

Классификационной единицей в пределах фонда является единица  хранения (в делопроизводстве и архиве часто употребляется термин «дело»). Единица хранения - наименьшая единица  счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное  значение.