Классификация документов

       Классификация документов 

       Управление  организацией обеспечивается огромным количеством документированной  информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные  образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

       Следует отметить, что прямо, как ОРД, или  косвенно, как, например, документация по бухгалтерскому учету или даже технологическая документация, все  виды документов так или иначе  имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания.

       Приведем  ниже классификацию документов, используемых в гой или иной мере каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

       По  видам деятельности документы организации  подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным эбразом, организационно-распорядительных документов), поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

       По  наименованию существует множество  видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, /казания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.

       По  способу документирования информации документы бывают: ( письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, аудио-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

       По  месту составления документы  подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию. 

       По  степени сложности документы  классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в  которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

       По  степени ограничения доступа  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

       По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные  документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

       По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавливают руководителем организации.

       По  стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик— документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

       С подлинника могут быть изготовлены  копии, отпуск, выписки из документа  и дубликат подлинника.

       Копия — идентичное, заверенное должностным  лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

          По степени полноты информации документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

         По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные обращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

         По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

              По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

         По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц. , Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.                                                            Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего,распорядка и т. п.

           Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Трафаретным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и многие другие документы.

             Анкета — способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

           Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

           Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

           По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

         Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.