Функции и классификация документов

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Марта 2016 в 23:35, курсовая работа

Описание работы

Цель курсовой работы – изучить функции и классификацию документов ООО «Тех-Экс».
Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач.
1. рассмотреть классификации документов;
2. рассмотреть функции документов;
3. рассмотреть классификацию документов, используемую в организации ООО «Тех-Экс», если таковая имеет место. Структура курсовой работы подчинена указанным цели и задачам.

Файлы: 1 файл

Введение курсовая 2.docx

— 42.09 Кб (Скачать файл)

Введение

 

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и сотрудниками, внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует создание и использование письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового сообщения. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации – называют документированием управленческой деятельности.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы – это специфические материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а так же последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними [1, c.26].

Документ сочетает в себе две составляющие – информационную и материальную.

Информационное свойство документа – это его способность передавать и сохранять содержащуюся в нем информацию. К информационным относятся следующие свойства документа:

-уникальность или типичность  информации

-значимость организации  или лица – автора документа

-повторяемость информации  в других документах

-достоверность информации

-актуальность информации

-полнота информации

-конфиденциальность.

Материальная основа документов определяет его эксплуатационные свойства. К ним относятся:

-долговечность

-способность противостоять  различным неблагоприятным факторам (воздействиям окружающей среды, механическим воздействиям, взлому(для электронных документов)).

Цель курсовой работы – изучить функции и классификацию документов ООО «Тех-Экс».

Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач.

1. рассмотреть классификации документов;

2. рассмотреть функции документов;

3. рассмотреть классификацию документов, используемую в организации ООО «Тех-Экс», если таковая имеет место. Структура курсовой работы подчинена указанным цели и задачам.

 

Материальные свойства определяют сохранность документа и в некоторых случаях влияют на подлинность документа [9, c.63].

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Как и во всякой классификации, в этой исторически сложившейся системе есть недостатки. Так, документы из одного комплекса могут быть отнесены к другому, например, договор в равной степени может быть отнесен к финансово-бухгалтерской группе и к коммерческой [10, c.128].

В зависимости от объективных и субъективных факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Функции документов предприятия

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших свое значение и в настоящее время. Выделяются общие и специальные функции.

К общим функциям документов относят:

-информационную (являются источником и носителем информации)

-коммуникативную (помогают организовывать обмен информацией и общение)

-социальную(характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан)

-культурную(являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи)

К специальным функциям документа относят:

-управленческую (позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс)

-правовую (служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения)

-учетную (накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности)

-историческую (являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов)

-организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений)

Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым (личному составу), административно-хозяйственным вопросам и создается на предприятии независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности и играют очень важную роль в управлении. К таким документам относятся приказы.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения производственных задач.

Приказ – это основной распорядительный документ. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Приказами оформляются:

-порядок деятельности  предприятия

-решения и поручения  по организации работы

-организационные мероприятия

-итоги работы

-результаты ревизий.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Рассмотрим, какими же функциями обладают приказы по основной деятельности ООО «Тех-Экс» на примере наиболее часто встречающихся. Без сомнения все они обладают рядом общих функций, присущих всем документам без исключения.

Все они содержат зафиксированную информацию, которую можно хранить, передавать, являются источником информации, таким образом, выполняют информационную функцию.

Приказы могут быть средством связи между организацией и другими общественными структурами. Например: приказ «О проведении уборки территории, закрепленной за ООО «Тех-Экс». Здесь предприятие назначает ответственных за проведение подготовки, согласовывает с администрацией города план совместных действий, в итоге происходит общение между  ООО «Тех-Экс» и администрацией. В приказе «Об организации технического обслуживания оборудования и технических средств» согласовывается взаимодействие работников организации и фирм, занимающихся техническим обслуживанием, передается информация о действиях работников при неисправностях. В этом выражается коммуникативная функция приказа, так как информация передается от объекта к объекту, между ними возникает общение.

Приказы «Об обеспечении работников предприятия форменной одеждой», «Об установлении персональных надбавок руководителям и работникам» выполняют социальную функцию, потому что создаются для удовлетворения потребности как общества в целом, так и его отдельных членов, характеризует общественную и социальную сферу жизни.

Культурная функция выражена в приказе «О надзоре за техническим состоянием зданий и сооружений»,где говорится о необходимости проведения своевременного косметического и других видов ремонта, так как здание является элементом архитектуры города .

Самой общей функцией для всех документов является хранение и передача информации во времени и пространстве.

Приказы помимо общих, присущих всем документам, обладают и специальными функциями, которые присутствуют только у отдельных категорий.

Следующая функция - учетная. Это способность документа давать количественную характеристику информации, связанную с хозяйственными и иными социальными процессами с целью их учета и анализа, например приказ «О проведении инвентаризации мебельного цеха»,в котором учитывается необходимое количество инструмента, необходимого для изготовления продукции.

Одной из специальных функций приказов является правовая. Она присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правоотношений, это документы устанавливающие, закрепляющие и изменяющие правовые нормы и правоотношения, или прекращающие их действия, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия.

Примером документа, обладающего правовой функцией, является приказ «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка». Здесь вносятся изменения в график работы сотрудников, в связи с увольнением работника данной категории, появилась необходимость заполнить освободившееся рабочее место существующим персоналом, соответственно оплата труда при этом повысится [2,c.104].

Приказ «О режиме труда и отдыха в 2009 году» является непосредственным носителем правовой функции, так как служит основой всего рабочего процесса предприятия. Здесь указаны категории работников и для каждой категории работников  определены графики работы, часы рабочего времени и времени отдыха, тем самым обозначается право человека на труд и отдых. В случаях нарушения трудовых прав работник может обратиться лично или письменно в инспекцию труда, которая ведет прием и рассматривает соответствующие заявления, письма, жалобы и иные обращения граждан. Очевидно, что разбирательство любого спора, а так же нарушения прав работника сопровождается предоставлением определенных документов. Некоторые документы могут приобретать правовую функцию на время, в случае если они используются как доказательства в суде.

Главным образом приказы на предприятии выполняют управленческую функцию. Документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели – управление организацией.

Рассмотрим несколько примеров:

Приказ «Об оформлении документов при направлении работников ООО«Тех-Экс» в командировки и их ухода в течении рабочего дня по личным делам в целях обеспечения учета и рационального использования рабочего времени работников» создан с целью организации порядка оформления командировок и ухода в течении рабочего дня по личным вопросам, для этого в приказе регламентируется порядок действий: запись в журнале регистрации  командировок и правила оформления увольнительных записок. В приказе так же рассмотрены методы дисциплинарного взыскания согласно Трудовому Кодексу РФ, накладываемые на работников в случае нарушения ими требований данного приказа. Таким образом, руководитель предприятия может контролировать рабочий процесс, иметь достоверные сведения о нахождении своих подчиненных.

Приказ «О назначении ответственных лиц по ведению табельного учета на 2009г.» помогает организовать учет и использование рабочего времени в отделах и в целом по предприятию. Это позволяет распределить табельный учет по подразделениям, обязывает ответственных лиц по ведению табельного учета своевременно предоставить табели в бухгалтерию, лица несут ответственность за достоверность сведений. Приказ регулирует ведение табельного учета.

Приказ «О работе предприятия в выходные и нерабочие праздничные дни» организовывает бесперебойное функционирование предприятия в условиях минимального количества работников (согласно ст.113 Трудового Кодекса РФ).В приказе распределяются обязанности между заместителями директора и начальниками подразделений для наиболее рациональной работы предприятия. Каждый регулирует свое подразделение, что в значительной мере облегчает труд руководителя предприятия.

На данном примере мы рассмотрели управленческую функцию приказов, где видно, как с помощью этих документов можно организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся приказы по личному составу.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено законодательством РФ.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности – отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Информация о работе Функции и классификация документов