Функции и классификация документов

- унифицированные (также  имеется заранее напечатанная  часть текста, но документы проходят  обязательную процедуру утверждения, о чём должна быть сделана  соответствующая отметка, например, ходатайство о временном размещении  иногородних работников ООО «Тех-Экс»  в местном общежитии).

6. По срокам хранения:

- постоянного хранения (бессрочно),

- долговременного хранения (свыше 10 лет),

Временного хранения (до 10 лет).

К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: устав, учредительный договор, протоколы заседаний, протоколы общих собраний, приказы руководителя по основной деятельности. Сроки хранения большей части документов по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учёта сотрудников, лицевые счета по заработной плате) хранятся 75 лет.

Бухгалтерские документы, за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчётов и балансов, хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. Переписка предприятия хранится, как правило, от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передаётся, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

7. По времени выхода  в свет (по стадиям):

- черновой документ (черновик) – рукописный или машинописный  документ, отражающий работу автора  над ним,

- редакция – варианты  чернового документа, которые содержат  различные смысловые отличия,

- проект – законченный  вариант черновика, который направляется  руководителю,

- беловик (беловой документ) – оформленный по всем правилам  и согласованный документ,

- подлинный документ –  документ, достоверность происхождения  которого подтверждают сведения  об авторе, времени и месте  его создания, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём. Подлинный документ, составленный в нескольких экземплярах (письма, договоры) называется умноженным подлинником или умноженным оригиналом.

- копия документа –  документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа  и все его внешние признаки  или их часть. Копия документа  не имеет юридической силы.

- оригинал – первый, подлинный  экземпляр документа,

- выписка из документа  – заверенная копия части документа.

8. По степени гласности:

- открытые – несекретные,

- с ограниченным доступом. Документы по личному составу  требуют особой тщательности  при оформлении и ведении, так  как они подтверждают трудовой  стаж работников. Необходимо обеспечить  их сохранность на протяжении  длительного срока. При работе  с документами по личному составу  следует учитывать, что персональные  данные (сведения о фактах, событиях  и обстоятельствах трудовой деятельности  и личной жизни граждан) Федеральный  Закон «Об информации, информатизации  и защите информации» относит  к категории конфиденциальной  информации.

9. По срокам исполнения:

- срочные – в тексте  документа, либо в резолюции указан  срок исполнения. Для контроля  за исполнением срочных документов  в ООО «Тех-Экс» ведётся Журнал  контроля.

- несрочные – срок  исполнения не указан.

10. По происхождению:

- служебные (официальные) –  затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или  физическим лицом, оформленные в  установленном порядке,

- личные – касающиеся  интересов конкретного лица (например, жалоба). Граждане России имеют  право направлять личные и  коллективные обращения в государственные  органы и должностным лицам. Руководители  организаций несут персональную  ответственность за работу по  рассмотрению обращений граждан. В ООО «Тех-Экс», к примеру, могут  поступать жалобы о грубом  обращении официантов с посетителями  ресторана. Такая жалоба содержит  просьбу о восстановлении нарушенных  прав и интересов граждан, критику  в адрес работников фирмы, в  результате необоснованных действий  из-за которых произошло нарушение. К личным документам также  относятся заявление (документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан), предложение (документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы предприятия, и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач, например, предложение по проведению мероприятий для снижения процента бракованной продукции на 2009 год, где заместитель директора по производству рассматривает стоящие перед предприятием проблемы и их рациональное решение).

В процессе деятельности ООО «Тех-Экс» получает и создаёт большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при их чёткой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела [3, c.72].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются в течение длительного времени для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Документы лежат в основе большинства управленческих решений, являются их материальным воплощением, обеспечивая их юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Информационные процессы являются в настоящее время одной из составляющих развития современного общества, воздействуя на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Между тем, большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Главная цель работы заключалась в том, чтобы изучить функции создаваемых приказов выбранного предприятия – ООО «Тех-Экс» - и попытаться провести классификацию документов.

Для достижения первой части цели (изучить функции приказов) в 1 главе работы была изучена организационно-распорядительная документация, конкретно выделены приказы предприятия по основной деятельности и личному составу, которые являются распорядительными документами. В ходе изучения были рассмотрены общие и специальные функции этих документов и выявлено, что основной функцией приказа является управленческая. Документ является инструментом управления. Поскольку специально создан для этой цели – управление организацией. Также при изучении документации ООО «Тех-Экс» и различных литературных источников была рассмотрена полифункциональность документов, т.е. возможность одного документа выполнять различные функции: управленческую, правовую, культурную, социальную, коммуникативную и другие.

Для достижения второй части цели (провести классификацию документов ООО «Тех-Экс») во 2 главе работы была изучена общая схема классификации документов. На её основе была проведена классификация документов предприятия и приведены примеры по различным подразделениям. Было рассмотрено, что классификация позволяет выработать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях. Организовать документы в делопроизводстве.

Делопроизводство является основной частью управления. Работники сферы управления более половины рабочего времени тратят на работу с бумагами предприятия, поэтому необходима классификация для обеспечения оперативности работы с документами.

Используя понятие о функциях и классификации документов, можно систематизировать и конкретизировать знания о документации предприятия, сформулировать структуру их движения в сфере управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Андреева В.И. «Делопроизводство: актуальные задачи» - 1999г. 
2. Васютинская О.В. Возникновение организационных документов // Делопроизводство. – 2005. - №4.
3. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело», 2006 г.
4. Павлюк, Киселева ,Воробьев «Делопроизводство и архивное дело» - 1999г. 300стр.
5. Павлюк Л.В.,Киселева Т.И.,Воробьев Н.И. «Делопроизводство и архивное дело в организации» - 2006г.
6. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере» - 2004г. 352с
7. Санкина Л.В «Приказы по личному составу» «Справочник секретаря и офис-менеджера» -М. 2007г.
8. Семилетов С.И. Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы и классификации // делопроизводство. – 2003. - №1.
9. Стенюков М.В. «Основы документоведения и делопроизводства» - 2009г.
10. Стенюков М.В. «Справочник помощника руководителя» - М: «А-Приор»,2007г.