Функции и классификация документов

Приказы по личному составу издаются руководителем, в них фиксируются сведения о кадрах:

-прием на работу

-перемещения по работе

-увольнения с работы

-установление должностных  окладов

-отпуска

-командировки

-изменение фамилий

-поощрения

-взыскания и т.д.

Приказы по личному составу, как и приказы по основной деятельности, выполняют тот же ряд общих и специальных функций [5, c.146].

Приказы «О совмещении профессий» или «Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника» наделяют назначенных работников определенными правами и обязанностями на время болезни или отпуска замещаемого сотрудника, с согласия работника и с учетом увеличения обязанностей работник в праве рассчитывать на оплату дополнительного труда, тем самым выполняют правовую функцию, а так же тесно связанную с ней управленческую.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы), что указывает на учетную функцию этих документов. Это приказы «О приеме на работу», «О перемещении по работе», «Об увольнении с работы» и т.д.

Изучив функции приказов ООО «Тех-Экс» хотелось бы особо выделить их главную функцию – управленческую. Все перечисленные функции могут быть присущи какому-либо документу в разной степени, а могут и отсутствовать, являясь специальными. Приказы, не зависимо – по личному составу либо по основной деятельности, первоначально создаются руководителем с целью влиять на управленческий процесс. Затем следует правовая функция, т.к. она непосредственно связана  с управленческой. При создании подобного рода документов, пользуются Кодексами РФ и другими нормативными актами.

На предприятии  создается и действует большое количество самых различных документов. Так или иначе, каждый руководитель сталкивается с необходимостью составлять, читать, руководствоваться или хранить служебные либо личные документы. Колоссальное количество документов функционирует в производственной сфере. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления [7, c.93].

Два вида управленческих или организационно-распорядительных документов, а именно приказы, создаваемые в ООО «Тех-Экс», были рассмотрены в этой главе работы. Проведено разграничение между приказами по основной деятельности и приказами по личному составу. Приведены примеры конкретных документов и выполняемых ими функций (общих и специальных) на данном предприятии. Проанализировав функции, можно увидеть характеристики документов:

1. Любой документ может  выполнять как общие, так одну  или несколько специальных функций, то есть можно сказать, что  документы полифункциональны.

2. Функции не осознаются  автором документа.

3. некоторые функции присущи  документам изначально, не зависимо  от воли и желания автора, а  некоторые функции документ приобретает  в процессе своего функционирования  или наделяется автором документа.

 

 

Глава 2. Классификация документов предприятия

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе содержания, формы составления и других признаков с целью организации и повышения эффективности работы с ними [1, c.267].

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу документирования:

-рукописные

-печатные

-электронные

-кино-, фото -, фонодокументы.

По сфере использования:

-организационно-распорядительные

-финансово-бухгалтерские

-научно-технические

-по труду

-отчетно-статистические

По месту составления:

-входящие (поступившие в организацию)

-исходящие (отправляемые из организации)

-внутренние (составленные и используемые в самой организации)

По грифу ограничения доступа:

-открытые (несекретные)

-с грифом ограничения  доступа

По происхождению:

-служебные (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке)

-личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными)

По форме изложения:

-индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме)

-трафаретные (одна часть документа подготовлена, другая заполняется при составлении)

-типовые(созданные для документирования стандартных ситуаций)

По срокам хранения:

-постоянного хранения (бессрочного)

-долговременного хранения (свыше 10 лет)

-временного хранения (до 10 лет) [6, c.197]

Деятельность любого предприятия  сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные комплексы документов:

-организационные документы  предприятия (устав, учредительный  договор, структура и штатная  численность, штатное расписание, должностные  инструкции, правила внутреннего  трудового распорядка)

-распорядительные документы  предприятия (приказы по основной  деятельности, распоряжения, решения)

-документы по личному  составу предприятия (приказы по  личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки  ф. Т-2,лицивые счета по зарплате, трудовые книжки)

-финансово-бухгалтерские  документы предприятия (годовые  отчеты, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета и др.)

-информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве [8, c.10].

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1. Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве.
2. Повышение оперативной работы с ними [4, c.269].

Использовав несколько источников, попытаемся классифицировать документы ООО «Тех-Экс».

Условно документы предприятия можно разделить на следующие группы:

1. По способу документирования или по средствам фиксации:

- рукописные (написанные  работником лично «от руки») –  примерами таких документов могут  быть объяснительные записки, жалобы, претензии, заявления личные документы, чертежи и схемы.

- печатные(для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтере) – основная масса документов предприятия выполнена на компьютере, а так же печатные – созданные полиграфическим способом в типографии – на предприятии существуют бланки такого вида: доверенности, требования-накладные, счет-фактура и другие.

- электронные (для обмена  документами с помощью электронной  почты без вывода на печать  и хранения документов в виде  файлов в памяти компьютера  или на сменных носителях) –  создаваемые документы фиксируются  в памяти компьютера в определенных  папках.

- фотодокументы – изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом, фотография фиксирует  момент события факта, поэтому  фотодокументы, благодаря точности, наглядности имеют большую ценность  и находят широкое применение  в различных областях деятельности. На предприятии используются  для фиксации дорожно-транспортных  происшествий связанных со служебным  транспортом и других случаев, где необходимы визуальные доказательства.

     2.   По  сфере использования или по  видам документации:

  - организационно-распорядительные  документы – документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация разделяется на три основные группы документов:

1) организационные или  организационно-правовые (устав, положение, правила, штатное расписание, инструкции) - составляют правовую основу  деятельности предприятия и содержат  положения, обязательные для исполнения, разрабатывает организационные  документы руководство предприятия  или подразделения с привлечением  юридической, кадровой и делопроизводственной  служб, срок действия длится до  их отмены или до утверждения  новых, организационные документы  относятся к наиболее важным  документам предприятия, поэтому  они после периода активного  использования, как правило, передаются  на архивное хранение;

2) распорядительные –  официальные документы, в которых  фиксируются решения вопросов  управления, взаимодействия, обеспечения  и регулирования деятельности  органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных  лиц; эти документы делятся на  две группы: распорядительные документы, издаваемые единолично руководителем (приказы, распоряжения, указания) –  подписывая их, руководитель несёт  всю полноту ответственности  – и распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального  принятия решения (постановления  и решения);

3) информационно-справочные (акты, письма, справки, протоколы, докладные  и служебные записки, заявления, телеграммы, электронные и факсимильные  сообщения и другие) – документы  несут сведения, побуждающие принимать  какие-либо решения, т. Е. они инициируют  управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ решения возникшего вопроса, играют вспомогательную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, содержащаяся в них информация может повлиять на принятие управленческого решения или может быть лишь принята к сведению;

- документы по личному  составу (приказы по личному составу  – обязательный документ трудовых  правоотношений; трудовые договоры  – документы, фиксирующие соглашение  сторон об установлении трудовых  правоотношений и регулирующие  их; трудовые книжки – основной  документ о трудовой деятельности  и трудовом стаже работника, ведутся  на всех работников; личные карточки  формы № Т-2 – документ, составляемый  на работника и содержащий  краткие сведения о нём (образование, стаж, семейное положение, трудовая  деятельность и т.д.) – является  одним из основных документов  по учёту персонала, который заводится  на всех работников предприятия  на постоянную или временную  работу);

- финансово-бухгалтерские  документы (счета, сметы, отчёты, квитанции) – являются основой хранения  информации о перемещении финансовых  средств и материальных ценностей.

3. По месту составления (происхождения):

- внешние – созданные  за пределами предприятия,

- внутренние – составлены, исполняются и хранятся в пределах  предприятия и не выходят за  его стены, например, приказ «О  проведении технического осмотра  автомобильного парка»

4. По направлению движения:

- входящие – документы, поступившие на предприятие (по  почте, по факсу, электронной почтой, курьером). В ООО «Тех-Экс» регистрацию  ведёт секретарь: проверяет правильность  доставки, регистрирует в журнале (если документ регистрируемый), ставит отметку о поступлении документа в организацию (№ и дата). Далее документ рассматривает руководитель и проставляет резолюцию. Затем создаются копии и раздаются исполнителям под роспись в журнале. Один экземпляр секретарь подшивает в дело «Входящая корреспонденция».

- исходящие – это официальные  документы, отправляемые из предприятия (по почте, по факсу, электронной  почтой, курьером). Составленный на  предприятии документ согласовывается, подписывается руководителем, регистрируется  в журнале «Исходящая корреспонденция»  и отправляется адресату. Второй  экземпляр (копия) документа подшивается  в дело «Исходящая корреспонденция».

5. По форме изложения:

- индивидуальные (справки, документы, содержание которых излагается  в свободной форме),

- трафаретные (к примеру, справка с места работы; часть  документа, структура, стандартные  фразы заранее подготовлены, остальная  часть заполняется при составлении  переменной информацией)

- типовые (создаются для  документирования стандартных ситуаций, например, командирования, используются во всех организациях),